Questions fréquentes sur les encaissement par prélèvement SEPA
Qu'est-ce que l'encaissement par prélèvement SEPA ?
L'encaissement par prélèvement SEPA est un mode de paiement qui permet à une entreprise de débiter directement le compte bancaire de ses clients pour régler ses factures, à partir d'un mandat signé au préalable. Contrairement au virement, c'est le créancier qui initie l'opération : il garde donc la main sur les dates d'encaissement, ce qui en fait l'un des moyens les plus efficaces pour sécuriser sa trésorerie et limiter les retards de paiement. Le prélèvement SEPA est particulièrement adapté aux factures récurrentes, aux abonnements et aux paiements échelonnés.
Comment fonctionne l'encaissement par prélèvement SEPA pour une entreprise ?
La mise en place d'un encaissement par prélèvement SEPA suit quatre étapes :
- L'obtention d'un numéro ICS (Identifiant Créancier SEPA) auprès de la Banque de France, qui autorise l'entreprise à prélever en son propre nom.
- La signature d'un mandat par chaque client, qui peut être réalisée électroniquement et qui matérialise son autorisation d'être prélevé.
- Le déclenchement des ordres de prélèvement, manuellement, par import de fichier ou par API, selon la volumétrie et le degré d'automatisation souhaité.
- La réception des fonds sur le compte de l'entreprise, après traitement par la chambre de compensation interbancaire.
Quels sont les délais pour recevoir les fonds après un prélèvement avec Memo Bank ?
Avec Memo Bank, votre encaissement par prélèvement est crédité sur votre compte dès le lendemain (J+1) pour toute demande initiée un jour ouvré avant 10h. En tant qu’établissement de crédit agréé par la BCE, notre infrastructure est connectée directement à la chambre de compensation européenne (EBA Clearing), ce qui nous permet d'accélérer le prélèvement des flux par rapport aux délais habituels pratiqués par d'autres prestataires.
Quelle est la différence entre un prélèvement SEPA Core et un prélèvement SEPA B2B ?
Le prélèvement SEPA Core est le format standard : il fonctionne aussi bien avec des particuliers que des entreprises, mais le débiteur peut demander un remboursement sans motif pendant 8 semaines après le prélèvement. Le prélèvement SEPA B2B, réservé aux relations entre entreprises, est nettement plus sécurisant : le client doit enregistrer le mandat auprès de sa banque avant le premier prélèvement, et une fois passé, l'encaissement devient quasi irrévocable. Memo Bank gère ces deux formats depuis votre espace Memo Bank et via notre API.
Comment fonctionne le mandat de prélèvement et faut-il obligatoirement le faire signer ?
La signature d'un mandat n'est pas légalement obligatoire pour prélever, mais elle est fortement recommandée afin de prouver l'autorisation en cas de litige. Memo Bank vous permet de gérer la signature électronique directement depuis votre espace, ou de l'automatiser via notre API. Si vous arrivez d'un autre prestataire, inutile de refaire signer vos clients : vous pouvez importer vos mandats existants en conservant la Référence Unique de Mandat (RUM) de chacun.
Comment limiter les impayés sur mes prélèvements ?
Memo Bank intègre plusieurs garde-fous pour réduire les impayés en amont et les traiter efficacement :
- Vérification des IBANs par API : notre API permet de vérifier les IBAN à payer et à prélever.
- Relance automatique : en cas d'échec pour solde insuffisant, le système peut représenter automatiquement le prélèvement à J+3.
En cas de rejet, Memo Bank vous restitue un motif précis (connu sous le nom de R-transactions), ce qui permet d'identifier rapidement la cause et d'adapter votre communication client.
Lire notre guide pour réduire les R-transactions
Qu'est-ce qu'un numéro ICS et comment l'obtenir ?
Le numéro ICS, ou Identifiant Créancier SEPA, est le numéro qui vous autorise à prélever en votre propre nom. Il est indispensable pour lancer un dispositif d'encaissement par prélèvement. Memo Bank peut effectuer la demande d'ICS pour vous auprès de la Banque de France : la procédure prend en général entre 24 heures et quelques jours. Avantage non négligeable : le nom de votre entreprise s'affichera sur le relevé bancaire de vos clients (et non celui d'un intermédiaire), ce qui rassure et limite les rejets liés à un libellé non reconnu.
Peut-on automatiser entièrement les prélèvements et l'intégration à mon système de facturation ?
Oui. Memo Bank propose trois modes de fonctionnement, qui peuvent se combiner :
- Saisie manuelle : pour des prélèvements unitaires ou ponctuels.
- Import de fichier : un fichier Excel, CSV ou XML pouvant contenir jusqu'à 5 000 lignes, exporté depuis votre logiciel de facturation ou votre ERP.
- API bancaire : pour automatiser entièrement la création de mandats, le déclenchement des prélèvements et la réception de notifications en temps réel sur le statut de chaque opération.
La gestion des mandats depuis l’interface est automatisée. Pour les abonnements et facturations récurrentes, la meilleure pratique consiste à laisser votre outil de facturation piloter les montants et les échéances, puis à transmettre les ordres à Memo Bank, soit par fichier mensuel, soit en continu via API.
Puis-je migrer mes prélèvements depuis un autre prestataire comme GoCardless ou ma banque actuelle ?
Oui, la migration depuis GoCardless, Stripe ou une banque traditionnelle se fait sans rupture pour vos clients. Vous importez votre base de mandats existants dans Memo Bank via un simple fichier, en conservant la Référence Unique de Mandat (RUM) de chacun. L'historique est préservé, vos clients n'ont aucune démarche à effectuer, et les prélèvements peuvent reprendre dès la mise en service.
