Lunettes Pour Tous accélère la réconciliation des flux de ses magasins

La majorité des recettes des magasins de Lunettes Pour Tous ne proviennent pas directement des achats des clients en magasin. Les recettes proviennent des remboursements effectués par la Sécurité sociale, c’est-à-dire par les Caisses primaires d’assurance maladie (CPAM), et par les mutuelles, suite aux achats des clients en magasin. Quel que soit le magasin où un achat a été effectué, le remboursement arrive directement sur le compte bancaire de l’entreprise Lunettes Pour Tous — les 28 magasins de Lunettes Pour Tous appartiennent tous à l’entreprise, aucune franchise dans le lot. Problème pour les dirigeants et les équipes financières de Lunettes Pour Tous : les virements de la Sécurité sociale et des mutuelles ne comportent pas de référence explicite qui permette de les lier à un magasin ou à un client en particulier, ce qui complexifie le suivi des recettes de chaque magasin. Or les équipes de Lunettes Pour Tous doivent suivre la performance et établir la comptabilité de chaque magasin.

Les 28 magasins de Lunettes Pour Tous vendent chacun 400 paires de lunettes par jour — et le compte bancaire de Lunettes Pour Tous reçoit 1 500 virements par jour. Comment faire le lien entre telle vente de lunettes à tel client et tel virement entrant effectué par telle mutuelle ? Et comment suivre les ventes de chaque magasin quand tous les remboursements de la Sécurité sociale et des mutuelles tombent au même endroit ? Pour établir les ventes et les comptes des magasins, les équipes financières de Lunettes Pour Tous doivent éplucher les lignes des milliers de virements reçus, et les comparer aux ventes effectuées par chaque magasin.

Face à la difficulté de suivre les performances de ses magasins, et au temps important passé par ses équipes financières à établir les comptes des magasins, Paul Morlet, co-fondateur et dirigeant de Lunettes Pour Tous, était à la recherche d’une solution qui lui permette de gagner du temps, beaucoup de temps.

Qu’est-ce qu’un IBAN virtuel ? Un IBAN virtuel est un IBAN alternatif qui masque votre IBAN principal, mais qui est bien relié à votre compte bancaire. Tout virement envoyé vers l’un de vos IBAN virtuels arrivera bien sur le compte auquel est relié votre IBAN virtuel. Principal avantage des IBAN virtuels : vous permettre d’identifier facilement l’origine ou la destination de vos virements — à condition de fournir un IBAN virtuel différent à tous les organismes qui vous font des virements, bien sûr.

Les équipes financières de Lunettes Pour Tous ont créé pour chaque magasin plusieurs IBAN virtuels. Et chaque magasin a transmis aux systèmes de tiers-payant ses propres IBAN virtuels — les systèmes de tiers-payant étant la Sécurité sociale et les réseaux de tiers-payant, par lesquels transitent les remboursements des mutuelles. Les magasins de Lunettes Pour Tous de Paris Châtelet et de Créteil, par exemple, ont transmis deux IBAN virtuels différents à la Sécurité sociale. Mais ces IBAN sont tous les deux reliés au même compte bancaire de Lunettes Pour Tous.

Imaginons que la CPAM des Yvelines (78) doive rembourser le magasin de Paris Châtelet, et que la CPAM du Val-de-Marne (94) doive rembourser le magasin de Créteil. La CPAM du 78 envoie un virement à l’IBAN virtuel du magasin de Paris Châtelet, et la CPAM du 94 envoie un virement à l’IBAN virtuel du magasin de Créteil. Ces virements arrivent tous deux sur le compte bancaire de Lunettes Pour Tous. Mais grâce aux IBAN virtuels, les virements apparaissent comme étant destinés à deux magasins différents. Ils sont d’emblée catégorisés.

Grâce aux filtres de recherche de Memo Bank, les dirigeants et les comptables de Lunettes Pour Tous peuvent sélectionner les IBAN virtuels qui les intéressent, et faire apparaître tous les virements qui s’y rapportent. S’ils veulent voir les virements qui proviennent des tiers-payants liés aux achats du magasin de Créteil, et suivre ainsi les ventes de ce magasin, c’est possible, sans aucun retraitement de données préalables.