Chez Memo Bank, les dirigeants de Beebs ont pu bénéficier d’un produit qu’ils n’avaient pas trouvé ailleurs : des cartes virtuelles sans limite de plafond. En effet, le seul plafond des cartes Visa Corporate de Memo Bank est celui que fixent les clients. Tant que le solde de leur compte ou leur autorisation de découvert le permettent, les dirigeants de Beebs peuvent effectuer autant de paiements qu’ils le souhaitent avec leurs cartes Memo Bank.
Grâce aux cartes Memo Bank, Morgan Hilmi n’a plus jamais reçu le dimanche matin un e-mail de Google lui annonçant que le plafond de sa carte était atteint, et que les publicités de Beebs arrêteraient bientôt d’être diffusées. Il gagne du temps, et surtout de la tranquillité d’esprit.
L’absence de plafond prédéfini n’empêche pas Morgan Hilmi, s’il le souhaite, de fixer un plafond à une carte de paiement. Lorsqu’il crée une carte dans son espace de travail Memo Bank, et l’attribue à un collaborateur, le CEO de Beebs peut fixer un plafond (hebdomadaire ou mensuel). Il peut même définir les catégories de commerçants auprès desquels une carte peut être utilisée : restaurants, stations service, hôtels, vendeurs de billets d’avion ou de train… Morgan Hilmi peut aussi choisir les jours durant lesquels ses salariés peuvent utiliser leur carte Memo Bank — et interdire les dépenses le week-end, par exemple.
Le système de gestion des dépenses développé par Memo Bank permet à Beebs d’appliquer sa politique de dépense idéale : donner de l’autonomie aux salariés, tout en gardant le contrôle grâce à des garde-fous. Beebs a créé aujourd’hui une quinzaine de cartes virtuelles Memo Bank, avec deux principes :
- Certaines cartes sont associées à une catégorie de dépenses particulière : publicité en ligne, fournitures de bureaux… L’absence de plafond permet de centraliser toutes les dépenses d’une catégorie sur une même carte, et donc de faciliter le suivi des dépenses et la réconciliation comptable*.
- D’autres cartes sont attribuées à des salariés, qui gèrent eux-mêmes leurs dépenses. Les dirigeants de Beebs souhaitent éviter autant que possible les processus chronophages de validation des dépenses, qui obligent un salarié à soumettre n’importe quelle dépense à la validation d’un supérieur hiérarchique, à lui demander son code de carte, puis le code de la double authentification…
Boris Forconi, le Head of Brand de Beebs, explique en quoi la politique de Beebs et le système de gestion des dépenses par carte de Memo Bank lui permettent de travailler plus vite. Grâce à sa carte Memo Bank, Boris Forconi peut choisir de sous-traiter en ligne certaines tâches (faire dessiner une nouvelle icône par un travailleur indépendant, acheter une photographie sur une banque d’images…), sans devoir suivre une procédure de validation lourde, avancer lui-même les frais, ou rédiger une note de frais. Ces frictions l’inciteraient à faire le travail en interne, au lieu d’orienter ses équipes vers des tâches à plus haute valeur ajoutée.
Boris Forconi possède deux cartes : une carte pour gérer le budget de son équipe, et une carte pour régler les dépenses personnelles qu’il doit effectuer dans le cadre de son activité professionnelle : payer des billets de train, des nuits d’hôtel, etc. La politique de dépenses de Beebs est aussi facilitée par la lisibilité du modèle de tarification de Memo Bank, qui inclut un certain nombre de cartes en fonction du forfait choisi par le client. Morgan Hilmi sait à combien de cartes il a droit, et combien il paierait en plus s’il souhaitait ajouter une carte. Il apprécie la clarté des tarifs de Memo Bank.
