Prélèvement SEPA : guide complet pour les entreprises

Une convention tripartite  

On distingue trois acteurs dans tout prélèvement SEPA :

• Le créancier (votre entreprise) : la personne physique ou morale qui encaisse les paiements de ses clients.
• Le débiteur : le client, particulier ou professionnel, qui doit vous payer.
• La banque ou le PSP (Prestataire de Services de Paiement) : l’intermédiaire qui exécute le prélèvement, c’est-à-dire qui débite le compte de votre client débiteur pour créditer votre compte.

Les avantages du prélèvement SEPA pour les entreprises

Le prélèvement SEPA s’effectue de banque à banque. Par conséquent, il s’affranchit des réseaux de cartes bancaires et de leurs coûts de transaction. Il présente plusieurs avantages pour votre entreprise et vos clients : 

• Contrôle et flexibilité : permet à votre entreprise de mieux contrôler la réception des paiements qui vous sont dus. Chaque transaction est identifiée et documentée, ce qui simplifie les audits et la gestion comptable. Vous pouvez ainsi identifier facilement les règlements reçus et les factures correspondantes.
• Expérience client : pour vos clients, il réduit considérablement les efforts nécessaires, notamment pour les paiements récurrents. Au lieu de demander à vos clients d’envoyer des virements unitaires ou récurrents, ou d’effectuer des paiements réguliers, mais non programmés, par carte, vous pouvez déterminer, en accord avec eux, les dates de prélèvement où leurs comptes bancaires seront débités directement.
• Optimisation de la trésorerie : répond entièrement aux besoins d’une facturation récurrente, par exemple dans le cadre des contrats de téléphonie mobile, d’énergie ou d’autres abonnements. Cela vous permet de maîtriser votre trésorerie et de gérer votre fonds de roulement grâce à des flux entrants réguliers.
• Portée européenne : fonctionnement entièrement harmonisé dans les pays membres. Les débiteurs peuvent régler leurs achats ou leurs créances dans les mêmes conditions sur toute la zone SEPA.
• Recouvrement : plus fiable que les paiements récurrents par carte. En effet, les cartes peuvent expirer, se perdre ou être annulées, tandis que les probabilités de voir le compte courant de vos clients clôturé soudainement demeurent plus faibles.

Obtention de l’identifiant de créancier SEPA (ICS) 

Chaque créancier qui utilise le prélèvement SEPA doit demander son ICS auprès de sa banque, qui transmettra à son tour la requête à la Banque de France, seule entité habilitée à l’attribuer. L’ICS est un numéro de référence unique qui identifie chaque émetteur de prélèvement. Son format varie de 11 à 35 caractères. En France, il est composé de 13 caractères alphanumériques, dont les 2 premiers représentent le code pays ISO (FR pour la France). Le créancier conserve ensuite son ICS, même s’il change de banque ou s’il est multi-bancarisé.

Le référentiel des identifiants créanciers SEPA répertorie les créanciers (personnes morales ou physiques) ayant obtenu un identifiant en France, à Monaco et dans les territoires d’outre-mer, et qui sont autorisés à émettre des prélèvements au sein de l’espace SEPA. Il permet d’effectuer les contrôles réglementaires auxquels les banques sont soumises avant l’émission ou à la réception d’un prélèvement.

Nous avons écrit un article dédié pour vous aider à réussir vos encaissements via prélèvement SEPA juste ici.

Établissement d’un mandat de prélèvement

Informations d’un mandat SEPA 

Dans le cadre d’un virement, c’est le débiteur qui est à l’origine du règlement. À l’inverse, pour un prélèvement, c’est le créancier qui initie le paiement. Le débiteur doit donc autoriser le créancier à réaliser le paiement grâce à un document appelé mandat de prélèvement. Les mandats SEPA ne sont pas fournis par les banques. L’entreprise souhaitant encaisser par prélèvement est responsable de créer et de fournir un formulaire de mandat conforme à ses clients.

Le mandat SEPA, qu’il soit dématérialisé ou au format papier, doit impérativement contenir des données minimales :

• le titre « Mandat de prélèvement SEPA ».
• la référence unique de mandat (« RUM ») : comportant jusqu’à 35 caractères, qui permet au créancier d’identifier le mandat. Le créancier doit la transmettre au débiteur avant le premier prélèvement. Elle doit être fournie de préférence dès l’émission du mandat.
• les coordonnées du créancier : l’adresse et le nom ou la dénomination sociale (ou le nom commercial, s’il est différent).
• l’identifiant créancier SEPA (ICS).
• les mentions suivantes : « En signant ce formulaire de mandat, vous autorisez (A) le créancier à envoyer des instructions à votre banque pour débiter votre compte, et (B) votre banque à débiter votre compte conformément aux instructions du créancier. Vous bénéficiez du droit d’être remboursé par votre banque selon les conditions décrites dans la convention que vous avez passée avec elle. Une demande de remboursement doit être présentée dans les 8 semaines suivant la date de débit de votre compte pour un prélèvement autorisé. »

Validité du mandat 

Les mandats de prélèvement SEPA sont valables :

• pour un seul prélèvement dans les cas où l’autorisation du débiteur ne porte que sur un prélèvement dit « ponctuel ».
• jusqu’à la révocation de l’accord du débiteur dans les cas où l’autorisation du débiteur porte sur une série de prélèvements. Un mandat de prélèvement SEPA peut en effet être révoqué à tout moment sur demande du débiteur auprès de son créancier. 

Un mandat pour lequel aucun ordre de prélèvement SEPA n’a été présenté pendant une période de 36 mois (à compter de la date d’échéance du dernier prélèvement SEPA, même si celui-ci a été refusé, rejeté, retourné ou remboursé par la banque du débiteur) devient caduc et ne doit donc plus être utilisé.

Pour en savoir plus sur les mandats SEPA, vous pouvez consulter notre article.

On distingue deux types de prélèvements SEPA : 

• le SDD Core : accessible à tous les payeurs.
• le SDD B2B : destiné aux relations inter-entreprises.

Points communs entre le SEPA Core et SEPA B2B

Tous deux possèdent un socle de caractéristiques communes : 

• Motif du paiement : le libellé de la transaction comporte 140 caractères maximum.
• Délai de présentation : un prélèvement SEPA doit être présenté à la banque du créancier entre 1 et 5 jours ouvrés bancaires avant la date d’encaissement.
• Mandat SEPA : chaque contrat de prélèvement requiert un mandat différent avec la mention de la RUM (Référence Unique de Mandat) et la signature du débiteur.
• Responsabilité : le créancier est tenu de posséder un Identifiant Créancier SEPA et de s’occuper de la gestion et du stockage du mandat original.

Spécificités du prélèvement SDD B2B

Le prélèvement SEPA interentreprises ou B2B a été conçu pour les paiements entre entreprises avec comme objectifs d’accélérer les échanges de flux et d’améliorer les relations commerciales. Le délai de présentation du SDD B2B peut aller jusqu’à un jour ouvré avant l’échéance. Le SDD B2B et SDD Core se distinguent de trois manières : 

• Rapidité : les délais d’exécution et d’encaissement du SDD B2B sont plus rapides que ceux du SDD Core. 
• Contestation : contrairement au SDD Core, la contestation d’un prélèvement et la demande de remboursement sont impossibles, sauf en cas de fraude ou d’erreur sur l’opération au débit. 
• Mise en place : les démarches du SDD B2B sont plus complexes que celles du SDD Core. Ce système de paiement étant facultatif au sein de la zone SEPA, les deux entreprises doivent s’assurer que leurs banques respectives peuvent traiter des opérations SDD B2B. 

Cas particulier : TIP SEPA

Le titre interbancaire de paiement (TIP) a été remplacé par le TIP SEPA. À la différence d’un prélèvement SEPA « classique », le mandat donné pour le TIP SEPA est à usage unique. L’accord explicite du débiteur (signature) est nécessaire pour chaque opération initiée par TIP SEPA. 

R-transaction 

Même si le prélèvement SEPA est robuste, des échecs de paiement peuvent survenir (le compte du débiteur a changé, fonds insuffisants sur le compte à débiter, etc.). Ces échecs sont généralement regroupés sous le terme générique de R-transactions SEPA : Rejet, Refus, Retour, Remboursement par le créancier et Remboursement par le débiteur.

Pour réduire ces échecs et maximiser le recouvrement de vos créances, il est essentiel de comprendre le détail de chaque R-Transaction. Cependant, les acteurs financiers (banques ou prestataires de services de paiement) ne fournissent pas toujours ces informations clés, ni les outils pour les anticiper ou les traiter, comme les relances automatiques sur les paiements en échec. 

Lire notre article sur les  R-transactions SEPA.

Facturation pour solde insuffisant 

En tant que créancier, votre banque peut vous facturer des frais si le prélèvement de votre client est rejeté pour solde insuffisant. Cette pratique, bien que non systématique, est une réalité pour de nombreuses entreprises. Si un prélèvement est rejeté, notamment pour défaut de provision, votre propre banque a la possibilité de vous imputer des frais pour le traitement de cet impayé, qui correspondent à la notification et à la gestion administrative de l’incident. Le montant de ces frais varie d’une banque à l’autre et doit être stipulé dans les conditions tarifaires.

Révocation définitive d’un mandat de prélèvement 

À tout moment, votre débiteur peut décider de révoquer un mandat, c’est-à-dire d’y mettre fin définitivement. Pour cela, il doit le révoquer directement auprès de vous au plus tard la veille de la date d’échéance. La révocation concerne uniquement le moyen de paiement et est indépendante de la dette sous-jacente, qui vous reste potentiellement due. 

Contestation d’une opération de prélèvement initiée par un créancier

Votre débiteur peut également contester une opération de prélèvement en prévenant sa banque, sans avoir à révoquer entièrement le mandat. Il peut contester une opération pendant une période de huit semaines après le débit de son compte. Au titre de la loi (article L133-25-1 du Code monétaire et financier), le débiteur bénéficie d’un droit au remboursement inconditionnel dans un délai de dix jours ouvrables. Le remboursement par la banque ne signifie pas que la contestation de l’opération sous-jacente soit justifiée. 

Contestation d’un prélèvement non autorisé 

En tant que créancier, votre entreprise peut être victime d’une usurpation d’identité menant à des prélèvements sur des clients à leur insu. Dans le cas d’une contestation d’un prélèvement SEPA non autorisé, c’est-à-dire pour lequel le débiteur n’a pas signé de mandat de prélèvement, le client peut le contester sans tarder et au plus tard dans les 13 mois à compter de la date de débit. Ce délai est ramené à 70 jours lorsque l’établissement du bénéficiaire du paiement se situe en dehors de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen (EEE : les États de l’Union ainsi que l’Islande, le Lichtenstein et la Norvège). 

Le prestataire de services de paiement du débiteur devra alors rembourser la somme débitée au plus tard à la fin du premier jour ouvrable suivant et remettre le compte dans l’état où il se serait trouvé si l’opération n’avait pas eu lieu. 

Critères de sélection

Les innovations technologiques et l’émergence de nouveaux acteurs financiers, ont un impact considérable sur les solutions d’encaissement SEPA, tant sur l’aspect fonctionnel que tarifaire. Le tableau suivant résume les principaux critères à étudier dans la sélection de l’offre la plus adaptée à votre entreprise : 

Pour aller plus loin sur les offres proposées par les banques traditionnelles, Memo Bank ainsi que les autres acteurs financiers selon ces critères, nous vous invitons à lire notre article dédié.

Quelle solution SEPA répond à vos besoins ?

Le choix de votre solution SEPA dépend de vos objectifs, que nous pouvons résumer comme suit :

• Êtes-vous à la recherche d’une solution standard, qui vous permet de réduire vos coûts et de réaliser les tâches basiques ?
• Cherchez-vous une solution puissante, capable de traiter des volumétries et/ou montants élevés de flux ?
• Cherchez-vous à minimiser la pression sur votre BFR ?
• Cherchez-vous une solution avec des capacités d’automatisation avancées ? 

À partir des données publiques communiquées par les banques traditionnelles et les fintechs, nous avons réalisé ce comparatif banques vs. fintechs et formulé des recommandations sur la solution la plus conforme à vos attentes.

Memo Bank accompagne votre entreprise dans le prélèvement de vos clients de manière rapide, sécurisée, sans frais excessifs ni imprévisibles.

Grâce à notre solution, des entreprises telles que Goodflair, Comet ou SideCare ont réussi à réduire leurs délais d’encaissement ou automatiser des processus complexes de flux de facturation.

Si vous souhaitez échanger sur vos besoins en matière de prélèvements, n’hésitez pas à prendre RDV avec l’un de nos chargés d’affaires.

FAQ : prélèvement SEPA

Qu’est-ce qu’un prélèvement SEPA ?

Le prélèvement SEPA est un mode de paiement qui permet à une entreprise (créancier) de débiter directement le compte bancaire de son client (débiteur) dans toute la zone SEPA, après accord via un mandat.

Quels sont les avantages du prélèvement SEPA ?

Il est moins coûteux que les paiements par carte, fiable pour les encaissements récurrents, harmonisé en Europe et facilite la gestion de trésorerie.

Quelle différence entre le SEPA Core et SEPA B2B ?

Le SEPA Core s’adresse à tous les payeurs (particuliers et entreprises) et permet des remboursements sous 8 semaines. Le SEPA B2B est réservé aux entreprises, plus rapide, et sans remboursement possible sauf en cas de fraude.

Comment obtenir un identifiant créancier SEPA (ICS) ?

L’entreprise doit en faire la demande auprès de sa banque, qui la transmet à la Banque de France. L’ICS est unique et reste valable même si l’entreprise change de banque.

Que faire en cas de prélèvement rejeté ?

Identifier la cause (fonds insuffisants, compte clôturé, etc.) via les codes R-Transactions, puis relancer le client ou représenter le prélèvement.