Le guide Memo Bank des achats par carte

Comment utiliser au mieux nos cartes de paiement et notre système de gestion des dépenses, afin de gérer plus facilement vos dépenses d’entreprise ? Nous avons rédigé un guide, qui contient les conseils que nos chargés d’affaires donnent à nos clients.

Les fondamentaux

À propos des cartes de paiement Memo Bank

Lorsque nous disons que nos cartes de paiement ne sont pas ordinaires, nous ne voulons pas dire qu’elles ne font pas tout ce que vous êtes en droit d’attendre d’une carte de paiement. Elles le font, et elles le font très bien : les cartes Memo Bank sont des cartes Visa que vous pouvez utiliser chez tous les commerçants, en ligne ou en magasin. (Sur votre espace Memo Bank, vous ne pourrez, pour l’heure, que créer des cartes « virtuelles » — qui vous serviront à régler n’importe quel achat effectué en ligne. Nos cartes « physiques » seront disponibles dans quelques semaines.)

Nos cartes ont cependant d’autres caractéristiques, qui les rendent différentes de la plupart des cartes de paiement. D’abord, ce sont des cartes Visa corporate à débit différé. Elles sont donc garanties sans avance de trésorerie. Tous les paiements que vous effectuez avec vos cartes Memo Bank ne seront débités de votre compte que le premier jour du mois suivant. Ce qui ne signifie pas que vous deviez attendre la fin du mois pour consulter le détail de vos paiements par carte. Chaque fois que vous effectuez un paiement par carte, la transaction apparaît immédiatement sur votre espace de travail Memo Bank. Le débit différé ne vous empêche pas, comme dans la plupart des banques, de garder de la visibilité sur vos dépenses.

Par ailleurs, nos cartes sont associées à un système de gestion des dépenses directement intégré à votre compte bancaire. Nous avons conçu nos cartes pour qu’elles s’intègrent parfaitement à votre espace de travail Memo Bank. Pour suivre vos dépenses par cartes, ou pour changer les paramètres de vos cartes, vous n’aurez pas besoin de vous connecter à un site séparé. Tout se passe dans votre espace Memo Bank. Et vous n’aurez pas besoin non plus de créditer un autre compte en début de mois — comme chez les fintech qui proposent des systèmes de gestion des dépenses. Les dépenses effectuées avec nos cartes débitent directement vos comptes Memo Bank.

Les fonctionnalités que nous avons créées à l’occasion de la sortie de nos cartes vont grandement faciliter la façon dont vous gérez vos dépenses professionnelles. Nous allons vous les présenter dans ce guide.

Comment créer une carte

Avant d’utiliser vos cartes Memo Bank, encore faut-il les créer. Tout est à votre main, depuis votre espace de travail Memo Bank. Pas besoin d’appeler votre banquier — et pas besoin d’envoyer de lettre recommandée à votre banque.

L’onglet « Cartes » se trouve à gauche de votre écran, entre les onglets « Comptes » et « Virements ».

Si vous êtes administrateur de l’espace Memo Bank de votre entreprise, vous avez accès dans cet onglet au sous-menu « Cartes de la société », où figurent l’ensemble des cartes de votre entreprise. Si vous n’êtes pas administrateur, vous voyez uniquement le menu « Vos cartes », où figurent la ou les cartes que vous détenez, celle qui sont à votre nom.

Pour créer une nouvelle carte, cliquez sur « Nouvelle carte ». La fenêtre qui s’ouvre vous permet de choisir les paramètres de configuration de votre carte :

• Le détenteur de la carte : toutes les cartes sont forcément rattachées à un détenteur. Attention, le détenteur doit être un collaborateur que vous avez préalablement invité à rejoindre l’espace Memo Bank. Découvrez comment attribuer des accès à vos collaborateurs.
• Le nom de la carte : il s’agit de la référence interne qui sera attribuée à votre carte. Vous pouvez choisir le nom que vous souhaitez.
• Le compte à débiter : comme nous le verrons dans ce guide, la carte peut débiter votre compte principal, ou l’un de vos comptes courants secondaires.
• La limite de dépense : vous pouvez choisir une limite de dépense par mois ou par semaine.

Cliquez ensuite sur « Créer la carte ». Comme il s’agit d’une opération sensible, vous devrez valider la création de la carte avec votre mobile en utilisant l’application Memo Bank.

Prendre la mesure de vos dépenses par carte

Listez vos dépenses par carte

En fonction de vos usages, vous allez créer un nombre de cartes plus ou moins grand, et gérer ces cartes de manière différente. Avant de créer vos premières cartes sur votre espace Memo Bank, nous vous conseillons donc de lister l’ensemble des dépenses effectuées par carte bancaire dans votre entreprise. Plusieurs critères peuvent vous aider à identifier ces dépenses.

Distinguez le récurrent du ponctuel

Les dépenses récurrentes

Les dépenses récurrentes par carte bancaire sont des dépenses en ligne, sur des sites sur lesquels vous avez enregistré votre carte bancaire. Elles peuvent être de deux types :

• Des souscriptions à des services en ligne, comme un outil de gestion de la relation client (CRM), un service de publicité en ligne, une solution pour créer et gérer votre site internet… Ces dépenses sont débitées mensuellement ou annuellement.
• Des dépenses que vous effectuez de temps en temps, sans périodicité fixe. Il s’agit par exemple d’achats de billets de train ou de nuitées d’hôtel sur des plateformes de réservation en ligne, de dépenses sur des sites de e-commerce…

Les dépenses ponctuelles

Les dépenses ponctuelles sont :

• l’ensemble des dépenses effectuées avec vos cartes physiques, sur un terminal de paiement physique : payer l’addition d’un déjeuner avec l’un de vos clients, acheter des dosettes de café en magasin… ;
• les dépenses sur des sites internets sur lesquels vous effectuez rarement des achats — et sur lesquels vous n’avez donc pas enregistré votre carte de paiement.

Pourquoi différencier dépenses récurrentes et ponctuelles ? Grâce à votre liste, vous allez pouvoir identifier les sites sur lesquels vous devrez changer votre carte de paiement enregistrée, si vous souhaitez utiliser les cartes de paiement de Memo Bank. Malheureusement, il n’existe pas de moyen de basculer automatiquement vos paiements récurrents d’une carte bancaire vers une autre. Vous devrez, sur chaque site, renseigner manuellement votre carte Memo Bank à la place de celle précédemment utilisée. Nous avons rédigé un article d’aide pour vous aider à vous y retrouver.

Distinguez les dépenses en ligne des paiements hors ligne

Aujourd’hui, vous utilisez certainement des cartes physiques, qui vous servent à la fois à régler des achats dans des lieux hors ligne, comme un magasin ou un restaurant, et des achats en ligne aussi peut-être. Vous n’utilisez peut-être pas encore de cartes virtuelles, qui n’ont pas d’existence matérielle ; les cartes virtuelles existent uniquement dans votre ordinateur et votre smartphone. Elles vous servent donc à régler des achats en ligne.

Les avantages des cartes virtuelles sont les suivants :

• Les cartes virtuelles diminuent les risques de fraude. Comme les cartes virtuelles sont dématérialisées, vous échappez avec les cartes virtuelles à certains risques de fraude propres aux cartes physiques : perte de carte, vol de carte, mémorisation de votre numéro par une personne mal intentionnée.
• Elles sont beaucoup plus rapides à créer que les cartes physiques : les cartes virtuelles n’ont ni besoin d’être fabriquées, ni d’être expédiées. Elles sont donc opérationnelles bien plus vite.
• Vous pouvez assigner plusieurs cartes virtuelles à une même personne, sans que celle-ci ne doive se déplacer avec un album Panini pour transporter sa collection de cartes.

En marquant dans votre liste les dépenses qui sont effectuées « en ligne » et celles qui sont effectuées « hors ligne », vous allez identifier des cas d’usage des cartes virtuelles. Par exemple, les abonnements à des services en ligne, comme des outils marketing, pourraient tout à fait être payés au moyen d’une carte virtuelle.

Listez les besoins de vos collaborateurs

Dernière étape de votre préparation : vous allez maintenant relier les dépenses que vous avez listées à chacune de vos équipes — et ainsi identifier quels sont les besoins de vos équipes.

Vous identifierez également les personnes qui pourraient avoir besoin d’une carte dans votre entreprise. Une carte de paiement doit obligatoirement être associée à une personne — même si les dépenses effectuées avec cette carte sont davantage reliées à l’activité d’une équipe, qu’à l’activité d’un seul de vos collaborateurs. Par exemple, l’ensemble de vos dépenses marketing récurrentes (CRM, publicité en ligne, site internet…) pourraient être reliées à la carte Memo Bank votre responsable marketing.

Vous pouvez multiplier les cartes de paiement, si vos collaborateurs font régulièrement des dépenses professionnelles. Vous éviterez :

• que vos collaborateurs ne dérangent les porteurs de carte à chaque fois qu’ils doivent faire une dépense — ce qui n’est plaisant ni pour les uns, ni pour les autres ;
• que vos collaborateurs soient obligés d’avancer les frais — ce qui peut être déplaisant pour eux, et occasionne une gestion chronophage des notes de frais.

Sachez que vous contrôlez les plafonds de paiement alloués à chaque carte que vous créez. Dans ce qui suit, nous allons voir comment créer, assigner, et configurer une carte.

Comment créer un système de gestion des dépenses

Créez vos cartes

Grâce au travail précédent, vous pouvez maintenant choisir quelles sont les cartes que vous créerez, pour quels besoins, et à quels collaborateurs vous assignerez ces cartes.

À une carte de paiement sont en fait associés trois « budgets » qui limitent le montant des dépenses des porteurs de cartes :

1. La limite mensuelle de paiement par carte allouée par votre entreprise. Cette limite globale s’applique à toutes les cartes de votre entreprise. Cela signifie que lorsque cette limite est atteinte, toutes les cartes de votre entreprise seront bloquées — y compris celles dont la limite individuelle ne serait pas encore atteinte. Prenez contact avec votre chargé d’affaires si vous souhaitez augmenter votre limite mensuelle.
2. Les fonds que vous allouez au compte duquel seront débités les dépenses de la carte. Si vous avez droit à un découvert sur le compte en question, votre limite est augmentée du montant de ce découvert.
3. La limite individuelle de dépense que vous fixez pour la carte : elle peut être hebdomadaire ou mensuelle.

Vous trouverez sur notre site marketing davantage d’informations sur les plafonds de nos cartes de paiement.

Choisissez les comptes à débiter

À chaque équipe son compte courant et ses cartes (option 1)

Pour rappel, chez Memo Bank, les comptes courants secondaires, ou sous-comptes, sont de vrais comptes courants, qui disposent d’un numéro de compte et d’un IBAN spécifique. Vous pouvez créer sans surcoût jusqu’à 5 comptes courants secondaires.

Certaines de vos équipes utiliseront des cartes, d’autres non. Afin de faciliter votre gestion des dépenses, vous pourriez créer des comptes courants secondaires pour chaque équipe qui sera utilisatrice de cartes : un compte pour votre équipe marketing, un compte pour votre équipe commerciale… Chaque carte bancaire que vous créerez pourra être associée au compte de votre choix : tous les paiements que vous effectuerez avec cette carte bancaire débiteront le compte auquel elle est associée. Associer vos cartes bancaires à des comptes courants différents vous permettra donc de segmenter vos dépenses, de les retrouver et de les gérer plus facilement.

Supposons que vous créiez un compte courant secondaire pour gérer les dépenses par carte bancaire de votre équipe commerciale. Vous créez des cartes bancaires pour les membres de votre équipe commerciale, et associez vos cartes commerciales cartes au compte courant de votre équipe commerciale. À chaque fois que vos commerciaux règlent l’addition au restaurant, achètent un billet de train, paient une nuit d’hôtel — à chaque fois, les paiements débiteront le compte courant de votre équipe commerciale. Les dépenses par carte bancaire de votre équipe commerciale sont d’emblée classées dans ce compte : il vous est plus facile de les contrôler et de les suivre.

Un seul compte courant secondaire pour toutes vos cartes (option 2)

Si vous préférez, vous pouvez également créer un compte courant secondaire auquel seront rattachées toutes vos dépenses par carte bancaire. Toutes les cartes bancaires que vous créerez seront associées à ce compte courant, et toutes les dépenses des cartes bancaires de vos équipes viendront débiter ce compte courant. Grâce aux noms des cartes, aux noms des utilisateurs, et aux outils de filtre, vous pourrez segmenter vos dépenses, et mieux gérer vos flux.

Vous pouvez, par exemple, donner des noms spécifiques à vos cartes. Supposons que vous n’ayez besoin que d’une seule carte de paiement pour l’ensemble de vos dépenses marketing, comme la publicité en ligne, ou votre CRM. Vous créez une carte, que vous appelez « Carte marketing ». Vous retrouverez instantanément les dépenses de cette carte en tapant le mot-clé « marketing » dans la barre de recherche de l’onglet « Cartes de la société ».

Comment suivre vos dépenses en temps réel

Nos cartes sont à débit différé, c’est-à-dire que vos achats ne sont débités que le premier jour du mois suivant. Les comptes courants (compte principal ou compte secondaire) auxquels sont associées vos cartes de paiement, ne sont donc débités qu’une fois par mois. Vous gagnez un mois de trésorerie.

Chez Memo Bank, débit différé ne signifie pas que vous deviez attendre pour voir les transactions. Tous les achats effectués avec vos cartes bancaires Memo Bank s’affichent en temps réel dans votre espace Memo Bank. Mais attention : les transactions ne s’affichent pas dans vos comptes, puisqu’elles ne seront débitées de votre compte que le premier jour du mois suivant. En revanche, elles apparaissent dans l’onglet « Cartes » de votre espace Memo Bank.

Si vous êtes administrateur de l’espace Memo Bank, vous avez accès à l’ensemble des cartes de l’entreprise dans le menu « Cartes de la société » de l’onglet « Cartes ». Si vous n’êtes pas administrateur, vous pouvez consultez les cartes auxquelles vous avez accès dans le menu « Vos cartes » de l’onglet « Cartes ».

Vous pouvez chercher une carte en fonction du nom que vous lui avez attribué, ou filtrer la liste pour ne faire apparaître que les cartes qui vous intéressent, en fonction de différents critères (date de création, détenteurs, restant à dépenser…). Lorsque vous cliquez sur une carte, vous avez accès aux détails de tous les paiements effectués avec cette carte, des plus récents aux plus anciens. Les paiements s’affichent dans votre espace Memo Bank, dès qu’ils sont effectués.

Conseils et astuces

Communiquez auprès de vos équipes sur le projet de refonte des cartes bancaires d’entreprise

L’utilisation des cartes de paiement de Memo Bank va peut-être élargir l’accès direct de vos collaborateurs aux moyens de paiement de votre entreprise. Pour deux raisons principales :

• Créer des cartes virtuelles ou physiques sera désormais extrêmement simple et rapide pour vous comme pour vos collaborateurs.
• Plus vous augmenterez le nombre de cartes, plus vous bénéficierez des avantages liés aux cartes de paiement Memo Bank : segmenter vos dépenses, les suivre en temps réel, éviter les traitements manuels et chronophages des notes de frais par vos équipes financières, et éviter toutes sortes de situations ubuesques : collaborateurs qui vous courent après pour récupérer votre numéro de carte, qui copient à la main le numéro de la carte de leur équipe sur un Post-It…

Vos collaborateurs sont une pièce essentielle de la réussite de votre projet de déploiement de nouvelles cartes de paiement. Certains utilisaient déjà des cartes bancaires d’entreprise, d’autres non. Vous devez les embarquer dans le projet, leur expliquer pourquoi vous avez décidé d’introduire de nouvelles cartes bancaires d’entreprise, et comment Memo Bank offre une expérience d’utilisation plus simple :

• création facilitée de cartes (pour les administrateurs de l’espace Memo Bank) ;
• accès pour tous les porteurs de carte à l’espace Memo Bank — ils ont accès uniquement aux informations que vous souhaitez qu’ils puissent voir. Au minimum, il s’agira de l’historique des transactions effectuées avec leur carte ;
• suivi en temps réel des dépenses effectuées avec leur carte bancaire ;
• expérience de paiement simple avec l’utilisation du smartphone pour approuver les paiements 3D Secure ;
• ajouts des justificatifs de paiement directement sur l’espace de travail Memo Bank.

Ce dernier point est particulièrement important. Vos collaborateurs sont pleinement responsabilisés : non seulement ils voient en temps réel les transactions effectuées avec leurs cartes bancaires, depuis l’espace Memo Bank, mais ils peuvent aussi adjoindre à chaque transaction un justificatif. Pour cela, ils n’ont qu’à cliquer sur la transaction, et à télécharger leur justificatif.

D’autres actions sont également possibles, qui faciliteront votre vie et celle de votre comptable : vous pouvez ajouter une note à chaque transaction, préciser le taux de TVA appliqué, et les catégoriser — c’est-à-dire indiquer s’il s’agit d’une dépense de « Fournitures », « Alimentation », etc. Par défaut, les dépenses par carte bancaire sont catégorisées comme « Carte de paiement ».

Passer vos comptes en « privé » avant de créer des cartes pour vos collaborateurs — et de les inviter à rejoindre à l’espace Memo Bank

Quand vous permettez à l’un de vos collaborateurs de créer une carte Memo Bank, vous devez d’abord l’inviter à rejoindre votre espace Memo Bank. Votre collaborateur reçoit alors un e-mail, qui lui permet de créer son profil Memo Bank, et d’accéder à l’espace de votre entreprise. Il peut ensuite, depuis l’onglet « Cartes », créer sa carte bancaire sur l’espace Memo Bank, lui donner un nom, et valider la création avec son téléphone mobile — la création de carte étant considérée comme une opération sensible.

Si vous souhaitez que le collaborateur, que vous invitez pour créer une carte, n’ait accès qu’au sous-compte sur lequel seront débités les paiements qu’il effectuera avec sa carte, il faut que vous passiez tous les autres comptes en « privé ».