BFR : comprendre, calculer et optimiser

En 2023, le BFR moyen des PME françaises s’élevait à 31 jours de chiffre d’affaires, selon la Banque de France. Ce chiffre cache en réalité de nombreuses disparités selon les secteurs, mais il montre à quel point l’équilibre entre décaissements et encaissements reste difficile à maintenir.

Maîtriser votre BFR vous permet d’améliorer votre trésorerie. Mais pas que. Cela vous permet aussi de réduire les imprévus et de vous donner de vraies marges de manœuvre.

Alors revenons à l’essentiel. Quelle est l’importance du BFR pour votre entreprise ? Comment le calculer, l’interpréter et surtout l’optimiser ? Faisons le point.

Même lorsque votre activité est rentable, votre entreprise peut se retrouver en difficulté si les encaissements tardent ou si les charges pèsent trop lourd. Le BFR est un outil de pilotage qui vous permet de prendre la mesure de cet équilibre. 

Le besoin en fonds de roulement (BFR) représente le montant dont une entreprise a besoin pour financer son cycle d’exploitation. C’est donc la somme que votre entreprise doit mobiliser pour couvrir l’écart entre les paiements à faire (achats, charges, salaires, etc.) et ceux qu’elle encaisse (ventes, prestations, etc.).

Le BFR reflète donc la capacité de votre entreprise à couvrir ses besoins de financement à court terme.

Ce besoin se manifeste lorsque votre entreprise avance des frais (achats de matières premières, production, stockage) avant d’être payée. Le BFR est donc un révélateur du cycle économique réel de votre entreprise.

Un BFR élevé signifie que vous allez devoir puiser dans la trésorerie de l’entreprise ou recourir à un financement externe pour continuer à fonctionner sans interruption.

Le BFR s’appuie sur 3 éléments du bilan : 

• Les créances clients, c’est-à-dire les sommes facturées, mais pas encore encaissées. Plus elles sont longues à être réglées, plus elles augmentent votre BFR.
• Les stocks immobilisés dans l’attente d’être vendus. Ils représentent une charge financière tant qu’ils ne se transforment pas en chiffre d’affaires.
• Les dettes fournisseurs, qui sont au contraire une ressource temporaire. Tant que votre entreprise n’a pas réglé ses fournisseurs, elle bénéficie d’un décalage favorable.
  

Le calcul du BFR revient donc à soustraire les dettes fournisseurs des créances clients et des stocks.

Bien entendu, ces éléments vont varier selon le type d’activité. Une entreprise de services a généralement peu ou pas de stock, tandis qu’un industriel aura un BFR plus élevé en raison du poids des matières premières et des délais de fabrication.

Le BFR influence directement votre trésorerie disponible. Une entreprise dont le BFR va augmenter aura plus de difficultés à financer ses opérations courantes. Cela peut fragiliser l’entreprise et limiter ses marges de manœuvre.

Bien géré, le BFR peut cependant devenir un levier stratégique. Il vous permet de négocier plus efficacement avec la banque, de mieux anticiper les besoins de financement ou de dégager des marges supplémentaires sans augmenter votre chiffre d’affaires. C’est donc un indicateur à surveiller de très près !

Avant de chercher à optimiser votre BFR, il faut commencer par le quantifier avec précision. Ce calcul vous permet de mesurer le décalage entre les décaissements liés à l’activité et les encaissements attendus des clients. Vous disposez ainsi d’un état des lieux de ce que votre entreprise doit mobiliser pour fonctionner au quotidien.

Calcul du BFR : la formule

Le besoin en fonds de roulement correspond à la différence entre ce que l’entreprise doit financer à court terme (stocks et créances clients) et ce qu’elle peut différer grâce à ses dettes fournisseurs.

Voici la formule :
Calcul BFR = (Stocks + Créances clients) – Dettes fournisseurs

Les montants doivent être évalués hors taxes et être bien entendu extraits du bilan comptable. L’analyse du BFR peut encore être affinée en isolant le BFR d’exploitation (ou BFRE), qui ne prend en compte que les éléments liés directement à l’activité, en excluant les dettes fiscales et sociales.

Exemple de calcul du BFR

Prenons l’exemple d’une entreprise SaaS en forte croissance, avec un modèle d’abonnement mensuel. Ses clients paient souvent à 30 ou à 45 jours et elle sous-traite une partie de son développement à des prestataires.

Voici les données extraites de son bilan :

• Créances clients : 180 000 € ;
• dettes fournisseurs : 70 000 € ;
• stocks : 0 € (pas de gestion physique de stock dans ce modèle).
  

Calcul du BFR = 180 000 – 70 000 = 110 000 €

Même sans stock, cette entreprise affiche un BFR de 110 000 €. Cela signifie qu’elle doit avancer cette somme pour faire fonctionner son activité en attendant d’être réglée par ses clients. Pour cela elle peut faire appel à sa trésorerie disponible ou à d’autres solutions comme le crédit à court terme ou en négociant des délais plus longs avec les fournisseurs.

Les composantes du BFR qui vous donneront des clés d’analyse plus concrètes. 3 indicateurs permettent de comprendre où se situent les niveaux d’optimisation : le DSO, le DIO et le DPO.

Le DSO : pour surveiller le délai de paiement des clients

Le DSO (Days Sales Outstanding) mesure le nombre de jours que met une entreprise, en moyenne, à encaisser ses créances clients. Un DSO élevé signifie que les délais de paiement sont longs, ce qui allonge le besoin en fonds de roulement.

Un allongement de 10 jours du DSO peut représenter à terme plusieurs dizaines de milliers d’euros immobilisés dans une PME en croissance. À l’inverse, un DSO mieux maîtrisé va libérer de la trésorerie. 

Suivre cet indicateur dans la durée vous permettra de détecter plus rapidement une dégradation des délais ou de mettre le doigt sur des comportements de paiement à risque.

Le DIO : pour gérer ses stocks sans immobiliser trop de ressources

Le DIO (Days Inventory Outstanding) mesure le nombre de jours durant lesquels votre stock reste en entrepôt avant d’être vendu. C’est un indicateur important dans les secteurs où les stocks représentent une part importante du bilan comme le retail, l’industrie ou le BTP, par exemple.

Un DIO trop élevé signifie que votre entreprise immobilise de la trésorerie dans ses stocks. À l’inverse, un DIO trop faible peut vous exposer à des ruptures. L’enjeu est de trouver le bon équilibre, au plus près de la demande.

Le DPO : pour utiliser intelligemment les délais fournisseurs

Le DPO (Days Payable Outstanding) indique le nombre de jours que votre entreprise met, en moyenne, à régler ses fournisseurs. Plus ce délai est long, plus il permettra de compenser un BFR élevé.

Un bon DPO vous permettra de lisser les sorties de trésorerie et de réduire la pression sur votre besoin en financement. Cela suppose par contre d’avoir une bonne relation avec vos fournisseurs, mais aussi d’avoir une bonne organisation afin de respecter les échéances et d’éviter toute pénalité.

Le Cash Conversion Cycle : Accélérez votre machine à cash 

Le CCC (Cash Conversion Cycle) est un indicateur financier clé qui mesure le nombre de jours qu’il faut à une entreprise pour transformer ses investissements (achats de stocks et autres) en flux de trésorerie provenant des ventes. Il est la combinaison des trois indicateurs précédents :

CCC = DIO + DSO − DPO

L’intérêt principal pour une entreprise de calculer le CCC est qu’il fournit une vue d’ensemble de l’efficacité de sa gestion du fonds de roulement. Le CCC permet d’identifier les leviers d’action pour réduire le temps durant lequel le capital est immobilisé dans le cycle d’exploitation et, in fine, améliorer sa position de trésorerie. Plus le CCC est court (voire négatif), meilleure est la performance de l’entreprise.

Le BFR peut représenter un besoin de financement ou, au contraire, une réserve de trésorerie. Pour interpréter votre BFR, il faut bien comprendre ce qui se cache derrière le résultat.

BFR positif : signe d’un besoin structurel de financement

Un BFR positif montre que votre entreprise dépense avant d’encaisser. Cela signifie qu’elle paie ses fournisseurs ou qu’elle constitue ses stocks avant de recevoir le paiement de ses clients. Ce décalage crée un besoin permanent de financement. Il est important de l’anticiper pour ne pas fragiliser votre trésorerie.

BFR négatif : un atout stratégique dans certains modèles économiques

Un BFR négatif reflète une avance de trésorerie accordée par les clients. C’est souvent le cas dans les activités à encaissement immédiat ou à faible niveau de stock. 

On retrouve par exemple un BFR négatif dans la grande distribution (paiement immédiat en caisse alors que les fournisseurs sont réglés à 30 ou 60 jours), pour les entreprises fonctionnant par abonnement (logiciels SaaS, salles de sport, presse, etc.) ou encore pour les compagnies aériennes (billets réglés plusieurs mois avant le vol).

Cette situation permet de financer votre croissance sans avoir recours à l’endettement. C’est aussi une bonne occasion de placer votre trésorerie excédentaire à court terme.

Interprétation du BFRE positif ou négatif

Le BFRE vous permet d’affiner votre analyse en se concentrant uniquement sur l’activité courante. Un BFRE positif traduit un besoin de financement de l’exploitation. 

Un BFRE négatif montre par contre que votre activité génère de la trésorerie. Ce solde doit être lu en fonction de votre cycle de production, du mode de facturation et du comportement de paiement de vos clients.

Interpréter le BFR en jours de chiffre d’affaires

Convertir le BFR en nombre de jours vous permet d’avoir une lecture plus opérationnelle. Ce ratio mesure le nombre de jours d’activité qu’il faut financer (ou non). 

Par exemple, un BFR de 40 jours signifie que votre entreprise doit couvrir 40 jours de charges avant d’être payée. C’est un outil intéressant à comparer dans le temps ou avec d’autres entreprises du même secteur.

Optimiser ses marges ou son BFR : un arbitrage nécessaire

Votre entreprise doit pouvoir faire les arbitrages nécessaires entre l’optimisation des marges vs. l’optimisation du BFR, car l’un peut se faire au détriment de l’autre. 

Parfois, on peut dégager une rentabilité plus élevée quitte à dégrader son BFR. Par exemple : une entreprise est facturée 100 euros par mois pour un logiciel qu’elle paye tous les mois. On lui propose de réduire l’abonnement de 30 % à condition de s’engager sur un an. Ses marges augmentent, mais son BFR se dégrade un peu.

L’arbitrage entre marges et BFR repose avant tout sur la stratégie globale choisie par votre entreprise. Choisir d’augmenter sa rentabilité peut nécessiter d’immobiliser davantage de trésorerie, tandis qu’un BFR optimisé peut réduire les marges à court terme. 

Pour améliorer durablement votre BFR, il faut regarder du côté de vos pratiques commerciales, logistiques et financières. Chaque maillon de la chaîne peut faire la différence.

Accélérer les encaissements en agissant sur le DSO

Réduire son DSO reste l’un des leviers les plus puissants pour améliorer votre BFR. La priorité consiste à mieux encadrer votre processus d’encaissement en amont. 

Cela commence donc par une vérification ultra rigoureuse de la solvabilité de vos clients. Votre politique de risque doit également définir les conditions d’octroi de délais de paiement, en tenant compte de la solidité de chaque client. Chaque dérogation peut venir fragiliser votre trésorerie.

Des conditions générales de vente bien rédigées et facilement accessibles vont aussi vous permettre de sécuriser la relation client dès le départ. Pour éviter les retards, il est important de raccourcir au maximum le circuit de validation (via signature électronique, parcours entièrement digitalisé, etc.) et de centraliser tous vos documents contractuels dans un seul et même outil lorsque cela est possible.

Connaître précisément votre cycle de vente vous permettra aussi de mieux anticiper la facturation. Lorsque les délais sont longs, demander un acompte peut vous aider à sécuriser votre trésorerie, quitte à proposer un avantage tarifaire temporaire. 

L’affacturage reste une solution pertinente si votre entreprise traite avec de grands donneurs d’ordre, ou si vous souhaitez externaliser votre suivi du poste client. 

Pour accélérer encore vos encaissements et améliorer la gestion de votre BFR, plusieurs autres leviers peuvent être activés comme :

• Proposer des paiements en ligne via un lien sécurisé ou une plateforme e-commerce, pour réduire les délais de règlement.
• Mettre en place des prélèvements SEPA, notamment pour les paiements récurrents. Bien paramétrés, ils réduisent les oublis et les retards.
• Surveiller les R-transactions (rejets) pour réagir rapidement en cas d’échec de prélèvement.
• Proposer des options de paiement fractionné : elles vont vous aider à accélérer les encaissements.
• Automatiser votre rapprochement bancaire pour suivre les règlements sans ressaisie manuelle et pour améliorer la visibilité sur votre trésorerie.

Mieux piloter ses stocks pour optimiser le DIO

Les stocks sont un maillon important de votre BFR. Trop d’immobilisation va freiner votre trésorerie et trop peu va dégrader votre service client. 

La première étape consiste donc à réaliser des inventaires réguliers et à analyser la rotation des produits. Il est indispensable de prévoir la demande à court, à moyen et à long terme pour ajuster vos approvisionnements et les cadences de production.

Pour améliorer la rotation des stocks, il est possible de réduire vos délais de livraison ou de raccourcir votre cycle de production. Vous pouvez également écouler vos excédents avec une politique de prix plus adaptée ou avec des opérations commerciales ciblées.

Certaines entreprises choisissent aussi de migrer leurs clients vers des références à plus forte rotation ou plus simples à produire.

Étendre les délais fournisseurs avec un DPO maîtrisé

Allonger les délais de paiement va vous permettre de soulager votre trésorerie à court terme. Mais pour que cette démarche soit efficace, vous devez négocier de meilleures conditions avec vos fournisseurs. 

Pour faciliter ces ajustements, il est nécessaire de tenir un bon suivi de vos échéances et de bien communiquer avec vos fournisseurs.

Cela suppose de développer avec eux une relation durable, fondée sur la confiance et la transparence. Il est également possible de réduire le nombre de fournisseurs pour concentrer vos achats auprès des partenaires les plus réactifs.

Prenez le temps de revoir régulièrement les modalités contractuelles et les délais de facturation. L’idée est d’éviter de recevoir les factures trop tôt ou de façon désorganisée. Le virement instantané peut aussi vous éviter de mobiliser votre trésorerie trop tôt.

Pour les paiements à l’international, il est essentiel de comparer les taux de change proposés par les banques ou les plateformes comme Wise ou Revolut. 

Des outils comme les cartes à débit différé peuvent vous permettre de lisser vos sorties de trésorerie sans risquer de découverts intempestifs. C’est le choix fait par Klox, une entreprise spécialisée dans le marketing, qui a équipé ses collaborateurs de cartes à débit différé Memo Bank pour mieux encadrer ses dépenses. 

Ces cartes, combinées à une interface de pilotage, permettent de suivre les dépenses par collaborateur, par budget et par fournisseur, tout en reportant les débits à la fin du mois.

Gagner en visibilité sur la trésorerie et les mouvements financiers

L’optimisation du BFR passe aussi par une meilleure connaissance de votre trésorerie et de vos mouvements financiers. Cela suppose d’avoir accès, en temps réel : 

• À l’ensemble de vos données bancaires ;
• aux prévisions de ventes et de dépenses ;
• aux variations de trésorerie. 

Un bon reporting vous permettra ainsi d’anticiper les pics d’activité, les investissements à venir ou les périodes de creux.

Les entreprises les mieux organisées pilotent leur activité à plusieurs horizons : 3 mois, 6 mois, un an. Elles intègrent dans leurs analyses à la fois la saisonnalité, les cycles de vente, les décisions d’investissement, les besoins de financement et les écarts par rapport au budget. C’est ce niveau de granularité qui vous permettra des arbitrages plus fins et des prises de décisions bien plus rapides.

Avec Memo Bank, vous accédez directement à l’ensemble de vos données essentielles : encaissements en attente, paiements programmés, solde par tiers, etc. Tout est actualisé en temps réel pour vous permettre d’agir vite, sans attendre la clôture mensuelle.

Un bon partenaire bancaire va vous aider à mieux anticiper, organiser et sécuriser la gestion de votre BFR. En diversifiant vos partenaires bancaires, vous allez pouvoir mieux sécuriser vos opérations. 

Vous pourrez ainsi comparer : 

• Les conditions de financement à court, moyen ou long terme ;
• négocier les taux de change pour les paiements internationaux ;
• répartir les risques. 

Lorsque votre activité se développe à l’étranger ou nécessite plusieurs sources de financement, cet accompagnement devient essentiel.

Les outils proposés par votre banque font aussi la différence. Memo Bank met à disposition des fonctionnalités utiles adaptées aux entreprises en croissance comme le paiement instantané, le débit différé, le suivi des dépenses par carte ou par équipe, les encaissements organisés par IBAN dédié. 

Ces fonctionnalités vous permettent de mieux structurer vos encaissements et vos décaissements et de les suivre dans le détail afin de mieux planifier vos mouvements de trésorerie.

Le BFR se gère avec des outils opérationnels précis. Memo Bank accompagne plusieurs entreprises dans cette démarche. Voyons comment.

Fleet : tirer profit du débit différé sur les cartes

Fleet, spécialiste du leasing de matériel informatique, livre ses clients rapidement. Cela crée un décalage entre ses sorties de trésorerie (achat du matériel) et ses encaissements. 

Le CFO de Fleet, Martin Leveau, évoque le fonctionnement antérieur : ses collaborateurs disposaient de cartes bancaires classiques avec des plafonds trop faibles et des procédures de relèvement de limite assez lents.

Depuis que Fleet a opté pour les cartes Memo Bank à débit différé, cela a changé la donne : 

• Les achats réalisés via ces cartes sont débités le mois suivant, permettant de générer un BFR négatif.
• La fonctionnalité de bascule en mode débit instantané (dès lors que le montant plafond est atteint) leur garantit que les commandes ne sont jamais bloquées.

Comet : réduire de 75 % le délai d’encaissement avec le prélèvement intégré

Comet est une plateforme de mise en relation entre freelances IT et grands comptes. L’entreprise subissait un phénomène courant : des encaissements tardifs (de 6 à 8 jours). 

Antoine Bordalis, le CFO de Comet, explique qu’en passant par la solution de prélèvement SEPA de Memo Bank, les fonds arrivent désormais en 24 à 48 heures, soit une réduction de 75 % des délais d’encaissement.

Comet profite également de fonctionnalités complémentaires comme :

• La génération et l’envoi de mandats SEPA directement depuis Memo Bank ;
• la gestion autonome des prélèvements et des relances automatiques en cas d’échec ;
• l’interface intuitive et collaborative de Memo Bank qui simplifie tous les processus internes.

Memo Bank vous accompagne dans la gestion quotidienne de votre BFR. En centralisant vos paiements et en simplifiant le pilotage de votre trésorerie, vous reprenez le contrôle sur vos délais et vos priorités financières.

Avant de vous lancer dans des processus d’optimisation, prenez le temps de construire de bonnes fondations pour mesurer et anticiper votre BFR. Cela vous permettra de réduire au strict minimum les aléas financiers.

Votre BFR doit être suivi régulièrement et compris à tous les niveaux de l’entreprise. C’est en mobilisant l’ensemble de vos équipes que vous pourrez mettre en place des actions efficaces.

Selon votre activité, l’amélioration passera peut-être par une réduction du DSO, une gestion plus fine des stocks ou une négociation des délais fournisseurs. Mais l’enjeu n’est pas de corriger un seul indicateur : c’est de construire une stratégie cohérente qui puisse s’adapter dans la durée.

Memo Bank vous accompagne dans l’amélioration de votre BFR avec des outils pensés pour renforcer votre pilotage. Prenez rendez-vous avec un de nos conseillers pour en savoir plus.

Comment calculer le BFR ?

Le BFR (besoin en fonds de roulement) se calcule en soustrayant les dettes d’exploitation aux actifs d’exploitation.

Voici la formule : BFR = actif circulant hors trésorerie – passif circulant hors trésorerie

Ce qui équivaut à :

BFR = (Stocks en cours + Créances clients et comptes rattachés) – (Dettes fournisseurs + Autres dettes d’exploitation)

Il est recommandé de calculer le BFR de manière régulière pour suivre son évolution dans le temps.

Pourquoi le BFR doit-il être négatif dans certains secteurs ?

Un BFR négatif peut être considéré comme normal dans des secteurs comme la grande distribution ou l’e-commerce. Les entreprises encaissent leurs clients rapidement (souvent au comptant) mais règlent leurs fournisseurs à échéance. Cela leur permet de financer leur activité avec les ressources générées par leur exploitation.

Comment interpréter le résultat du BFR ?

Un BFR positif indique que l’entreprise a besoin de financement pour couvrir son cycle d’exploitation. Cela peut être sain si l’activité est en croissance, mais il faut vérifier que cela ne masque pas un déséquilibre plus profond.

Un BFR négatif peut signaler une bonne maîtrise des délais de paiement et des encaissements. Mais il peut aussi cacher un recul d’activité ou des conditions commerciales difficilement soutenables à long terme.

Comment réduire son BFR ?

Il existe plusieurs leviers pour réduire son BFR : diminuer les délais de paiement clients (DSO), optimiser la gestion des stocks (DIO) ou négocier des délais de paiement plus longs avec les fournisseurs (DPO).

Quel est le lien entre le BFR et les placements de trésorerie ?

Un BFR négatif ou bien optimisé peut générer un excédent de trésorerie. Cette trésorerie excédentaire peut être placée temporairement, à condition d’être disponible à court terme. 

Memo Bank propose des solutions comme le compte épargne rémunéré ou les comptes à terme pour sécuriser et valoriser ces excédents, tout en conservant votre réactivité.