Gérez plus finement vos dépenses par carte avec le filtrage des paiements

Autoriser les paiements au restaurant le vendredi ? Bloquer les achats de billets de train le samedi ? C’est possible, avec les cartes bancaires Memo Bank. Nous venons d’ajouter des fonctionnalités qui vont vous permettre de gérer plus finement vos dépenses par carte.

Sans toucher aux cartes à débit différé que vous connaissez déjà, nous avons cherché à automatiser les tâches qui peuvent vite devenir laborieuses, comme la catégorisation des dépenses par carte, et les relances en cas de justificatifs d’achat manquants. À l’inverse, nous avons créé des filtres que vous pouvez personnaliser, pour que nos cartes s’adaptent à vos besoins, sans que vous ayez besoin de changer vos habitudes pour vous en servir.

Voici le détail de ce que vous pouvez dès à présent faire avec vos cartes Memo Bank pour éviter que vos dépenses ne partent dans tous les sens.

Si nous sommes capables de filtrer les dépenses par carte en fonction de la catégorie à laquelle appartiennent les commerçants, c’est parce que nous récupérons leur code MCC lors de chaque paiement par carte. MCC signifie merchant category code. Voyez ça comme une sorte de code NAF, un code à 4 chiffres qui permet de savoir à quel secteur appartient le marchand auprès duquel un paiement par carte vient d’être réalisé.

Par exemple, quand une carte Memo Bank est utilisée dans un restaurant, le terminal de paiement du restaurateur nous envoie le code MCC 5812. Comme ce code est utilisé par les restaurateurs, il nous permet de savoir que le paiement qui vient de nous être signalé a été réalisé dans un restaurant — et pas ailleurs. Les codes MCC nous renseignent ainsi sur le contexte dans lequel a lieu chaque dépense par carte, ce qui nous permet de compléter votre historique de paiement en conséquent.

Non seulement vos dépenses par carte s’affichent en temps-réel sur votre espace Memo Bank, mais elles sont désormais rangées dans la bonne catégorie à chaque fois. À présent, toutes vos transactions par carte sont automatiquement classées dans 20 grandes catégories, qui vont des restaurants, aux hôtels, en passant par les fournitures. Et si vous pensez que nous n’avons pas rangé l’un de vos achats par carte dans la bonne catégorie de dépense, libre à vous de changer la catégorie liée à la dépense en question.

Nous avons ajouté un nouvel onglet dans la section dévolue aux cartes. Ce nouvel onglet s’intitule « Toutes les opérations ». Comme son nom l’indique, cet onglet vous permet de suivre toutes les… opérations par carte de tous vos collaborateurs.

Par défaut, seuls les administrateurs et le titulaire de votre espace Memo Bank ont accès à l’onglet « Toutes les opérations », mais vous pouvez accorder cette permissions spéciale au cas par cas — pour permettre à votre comptable de suivre vos dépenses, par exemple.

Vous pouvez activer l’envoi d’e-mails automatiques, qui partent une fois par semaine, et qui rappellent aux salariés concernés que certaines de leurs transactions sont encore dépourvues de justificatifs. C’est vous qui choisissez le jour d’envoi des rappels hebdomadaires — du lundi au dimanche. Et c’est vous qui définissez les transactions concernées par les rappels — des achats par cartes, aux virements, en passant par les demandes de virement.

De leur côté, s’ils estiment qu’une transaction n’appelle pas de justificatif, vos collaborateurs peuvent l’indiquer dans le détail de l’opération en question — ce qui les dispensera de rappel. Nous avons ici cherché à « automatiser » la partie assez peu réjouissante de la course aux justificatifs, sans assommer vos collaborateurs avec des rappels incessants.

Vous avez maintenant la possibilité d’ajouter un justificatif à un virement sortant, qu’il soit standard, programmé, ou instantané, et ce, dès la préparation de votre virement. Inutile d’attendre que votre virement soit exécuté pour y ajouter une pièce-jointe. Vous pouvez même ajouter un justificatif à vos demandes de virement.

• Pour inciter vos collaborateurs à jouer le jeu des justificatifs, nous affichons désormais une petite icône en forme de trombone sur les transactions qui disposent d’une pièce-jointe — qu’il s’agisse de paiements par carte, de virements, ou de prélèvements. De cette manière, vous pouvez repérer rapidement les transactions pour lesquelles un justificatif a d’ores et déjà été soumis.
• Le virement instantané est désormais le mode de virement par défaut chez Memo Bank. Si nous détectons que vous préparez un virement éligible à ce mode de virement ultra-rapide, la case « virement instantané » sera alors cochée par défaut. Libre à vous de la laisser cochée, ou de cliquer sur la case « virement standard » pour basculer sur un virement traditionnel.

Toutes ces fonctionnalités sont disponibles dès à présent, sans surcoût. Pour en profiter, connectez-vous sur votre espace de travail Memo Bank.