3615 Memo

Memo Bank est la nouvelle banque indépendante pour les PME. Vous lisez notre rubrique 3615 Memo, dans laquelle nos banquiers répondent à vos questions.

Écrit par Brice Boulesteix

Publié le

Qu’est-ce que la transformation numérique et comment la financer ?

Les fameux formulaires CERFA
Les fameux formulaires CERFA

Peut-être avez-vous déjà entendu parler de « transformation numérique » ou de « transition digitale ». Ces termes sont à la mode, mais que recouvrent-ils vraiment ? Et quelle attitude devriez-vous adopter sur ces sujets ? Nous avons posé plusieurs questions à Brice Vimont, le directeur commercial de Memo Bank, pour bien comprendre en quoi consiste la transformation numérique et comment les PME peuvent la financer.

Jusqu’au début des années 2010, personne ne parlait de « transformation numérique ». Depuis, cette expression s’est fait une place sur la brochure des cabinets de conseil, dans la presse, et même au sein des ministères. Que vous évoque l’expression « transformation numérique » aujourd’hui ?

Sans vouloir vous replonger dans les cours de philosophie que vous avez peut-être eu la chance de suivre dans votre jeunesse, j’aimerais que nous commencions par étudier les termes du sujet. Dans « transformation numérique », il est question de « transformation » et de « numérique »…

Merci pour cette information, Brice. Je n’aurais vraiment pas pu découvrir ça tout seul. Heureusement que vous êtes là…

Je sais bien que ma remarque peut sembler triviale, anecdotique, mais restez avec moi. Regardons de plus près les termes du sujet. Vous noterez que les deux termes qui composent l’expression « transformation numérique » sont au même niveau sur le papier, ils fonctionnent en tandem, ils ont autant d’importance l’un que l’autre.

Oui, et donc ? Où voulez-vous en venir ?

J’y vois le signe que la transformation numérique n’est ni une simple « transformation », ni une simple « numérisation ». C’est une transformation qui mobilise le numérique (ses outils et sa culture) pour changer le fonctionnement des organisations. C’est un tout. Pour répondre à votre première question, l’expression « transformation numérique » m’évoque donc autant des chantiers organisationnels (humains) que des projets numériques (techniques).

Vous avez raison quand vous dites que l’expression « transformation numérique » a été popularisée par les cabinets de conseils à partir des années 2010. Une pandémie est aussi passée par là depuis, accessoirement, et nous avons bien vu que les entreprises qui s’en sortaient le mieux étaient celles qui savaient s’adapter (se transformer) et qui étaient capables de basculer une partie de leurs activités en ligne (se numériser).

Partie des cabinets de conseils, l’expression « transformation numérique » est donc désormais présente partout. On peut bien sûr critiquer l’utilisation marketing de cette formule (on peut même en faire une indigestion), mais on ne peut pas balayer d’un revers de main tous les enjeux qu’elle contient, tout ce que la transformation numérique implique pour les entreprises, et notamment pour les PME.

Je connais des gens très bien qui m’expliquaient il y a encore quelques années que l’impression 3D allait complètement changer la face du monde. J’attends toujours. En quoi la notion de « transformation numérique » serait-elle différente ? Ne s’agit-il pas d’une énième lubie de consultants sans intérêt réel pour les entreprises ?

Les cabinets de conseil s’intéressent à la « transformation numérique » car les entreprises ont presque toutes besoin d’accompagnement sur ce sujet, ce qui permet aux consultants de leur vendre des missions standardisées, faciles à répliquer. C’est vrai. Mais de leur côté, les chefs d’entreprise semblent s’intéresser de plus en plus à la transformation numérique, pas pour être à la mode, mais parce que ce sujet recouvre plusieurs questions sur lesquelles seuls les dirigeants peuvent trancher.

Quelles sont les questions… en question ? Quels sont les sujets soulevés par la transformation numérique ?

Les dirigeants qui s’intéressent à la transformation numérique sont vite amenés à se poser les questions suivantes :

  • En quoi l’avènement d’internet modifie-t-il la relation que j’entretiens avec mes clients ? Avec mes fournisseurs ? Avec ma banque ? Avec l’État ?
  • Dans quelle mesure mes sources de revenus et mes postes de dépenses pourraient être affectés par le basculement de pans entiers de l’économie vers le numérique ?
  • Si une pandémie (au hasard) me contraint à fermer mes bureaux pendant deux mois, est-ce que mes employés peuvent continuer à travailler depuis chez eux ? Dans quelles conditions ? Avec quels outils ?
  • Si je passe sous un bus (imaginons le pire), est-ce que mon équipe peut continuer à faire tourner la boutique sans moi ? Ou est-ce que toutes les informations nécessaires à la survie de ma PME se trouvent dans ma tête ?
  • Que deviendrait mon activité si les coûts de distribution de mes concurrents devenaient nuls (ou proches de zéro) du jour au lendemain ? Comment évoluerait mon marché ? Que puis-je faire pour m’en prémunir ?

De la même manière que le terme « philosophie » recouvre plusieurs questions sur le sens de la vie, la notion de « transformation numérique » recouvre en fait des problématiques très pratiques à laquelle la plupart des entreprises vont être confrontées — quand elles ne le sont pas déjà. Si vous ne me croyez pas, interrogez les commerçants qui n’avaient ni site internet, ni page Facebook, ni liste d’adresses e-mail de leurs clients au moment où ils ont été contraints de fermer leur boutique.

Peut-être que la notion de transformation numérique leur semblait très nébuleuse, très éloignée de leur activité, mais cette notion est soudainement devenue très concrète pour eux lors du premier confinement. Certains commerces ont pu continuer leur activité au moins en partie, d’autres pas. C’est la raison pour laquelle les librairies qui avaient un site internet s’en sont mieux tirées que celles qui n’en avaient pas. Et celles qui s’en sont mieux sorties ne doivent pas tout à leur site internet, elles doivent aussi leur résistance au temps qu’elles ont passé à former leurs employés. On en revient toujours à la définition de départ : la transformation numérique, c’est du numérique et de la transformation culturelle.

Je vous crois. Mais quand on parle de « transformation numérique », beaucoup de dirigeants se focalisent sur l’aspect numérique de la chose. Pourquoi est-ce le cas selon-vous ?

Parce qu’il est plus facile d’installer Office 365 que de changer le fonctionnement d’une organisation. Qu’est-ce qui vous semble le plus compliqué : cliquer sur des boutons pour installer une application ? Ou comprendre pourquoi les membres d’une organisation agissent comme ils agissent ? Je ne sais pas vous, mais de mon côté, je considère que les machines sont plus prévisibles que les humains. Quand ils sont pressés, les dirigeants font parfois le choix de la facilité eux aussi. Et qui pourrait leur en vouloir ? Après tout, les chefs d’entreprise ont d’autres chats à fouetter. En plus de la transformation numérique de leur entreprise, ils doivent se préoccuper de bricoles comme : l’augmentation de leur chiffre d’affaires, le recrutement de nouveaux salariés, leurs approvisionnements en matières premières, ou le financement de leur développement.

Il y a donc des dirigeants qui attendent d’avoir un peu de temps libre pour s’intéresser à la transformation numérique de leur entreprise. Comme ils n’ont jamais de temps libre, ils ne s’y intéressent jamais. Il y a aussi ceux qui s’y intéressent, mais du mauvais côté, en commençant par l’aspect numérique de la chose. Or, comme je vous l’ai déjà dit, installer un logiciel sur des machines est (relativement) facile. Il suffit de savoir cliquer. Transformer une organisation est plus compliqué. Comprendre pourquoi des individus intelligents se comportent comme ils se comportent est difficile. Il faut observer, enquêter sur le terrain, poser des questions, écouter les réponses des uns et des autres, prendre des notes, savoir se taire au bon moment… Tout ceci demande du temps et des efforts.

La numérisation des entreprises est un vieux sujet — VisiCalc (Apple)
La numérisation des entreprises est un vieux sujet — VisiCalc (Apple)

Comme il est moins compliqué de numériser une organisation que de la transformer, certains dirigeants pensent avoir accompli une « transformation numérique » quand ils n’ont fait qu’acheter de nouveaux ordinateurs, quand ils n’ont accompli qu’une « numérisation » en fin de compte. Hélas, il ne suffit pas de numériser une entreprise pour la transformer, de la même manière qu’il ne suffit pas d’acheter le même vélo que Romain Bardet pour franchir les cols des Pyrénées aussi facilement que lui. C’est un raccourci compréhensible, commun, mais potentiellement trompeur.

Pourquoi serait-il trompeur de réduire une transformation numérique au côté numérique de la chose ?

Parce que vous pouvez très bien numériser une organisation sans rien changer à son fonctionnement, sans influer sur le comportement des individus qui la composent. C’est d’ailleurs ce qu’ont fait bon nombre d’administrations à la fin des années 2000, quand elles ont commencé à remplacer des formulaires papier par des formulaires PDF. Comme les usagers envoyaient aux administrations des formulaires PDF par e-mail, au lieu de leur envoyer des formulaires papier par la Poste, on pouvait alors parler de « transformation numérique de la fonction publique ». Hélas, il ne s’agissait que d’une numérisation en surface, pas d’un changement culturel ou organisationnel profond.

Que le formulaire CERFA arrive sous la forme d’une feuille A4 ou sous la forme d’un PDF, il fallait dans les deux cas un agent public pour le réceptionner, le lire, et pour transposer les informations du formulaire dans le système d’informations de l’État. Remplacer des feuilles volantes par des PDF n’a donc pas changé grand-chose au fonctionnement interne des administrations. C’est un cas classique de numérisation sans transformation. Le danger ici consiste à croire qu’on a transformé l’organisation quand on a fait que remplacer du papier par des PDF — ce qui constitue un changement en soi, certes, mais pas une transformation profonde de l’organisation.

Avant/Après
Avant/Après

Autre exemple : quand la SNCF s’est mise à vendre des billets de train sur Internet dans les années 2000, elle l’a fait en s’appuyant sur un système de réservation développé dans les années 1990, un système initialement conçu pour les guichets qui se trouvaient dans les gares (SOCRATE). Là encore : numérisation en surface, sans transformation profonde du système. On adapte un vieil outil à un nouvel usage. Dans ce genre de cas, même si la numérisation est un succès, on ne peut pas toujours parler de transformation numérique pour autant.

À partir de quand peut-on parler de transformation numérique alors ?

On peut parler de transformation numérique quand une transformation organisationnelle se produit avec l’aide du numérique. Les administrations qui ont compris ça n’ont pas remplacé du vrai papier par du papier électronique (des PDF), elles ont mis en place des services en ligne qui permettent aux usagers de faire leur déclaration (de revenus par exemple) directement en ligne, sans passer par la case papier, ni même par la case PDF. L’administration obtient les mêmes chiffres qu’avant, elle récupère les mêmes données qu’avant, mais la nouvelle façon de les obtenir n’a rien à voir avec la méthode précédente, et les formulaires CERFA ont disparu au passage.

Généralisons un peu. On ne fait pas de la transformation numérique en mettant sur internet un formulaire papier conçu avant l’arrivée des ordinateurs. Pourquoi ? Parce qu’un ordinateur n’est pas une machine à écrire améliorée. C’est bien plus que ça. Alors oui, vous allez me dire que dans de nombreuses entreprises, les ordinateurs sont encore utilisés comme des machines à écrire améliorées, et vous aurez raison. La plupart des banques permettent par exemple à leurs clients de consulter leurs relevés de compte en ligne, mais ces relevés offrent à peine plus de fonctionnalités que des relevés de compte au format PDF, qui sont eux-mêmes des copies électroniques de relevés imprimés sur papier. Numérique partout, transformation nulle part.

MacBook Pro de 1948 — Triennale Milano
MacBook Pro de 1948 — Triennale Milano

Si les ordinateurs se sont généralisés dans les entreprises depuis les années 1980, la plupart servent encore à produire des documents numériques qui seront ensuite imprimés et envoyés par la Poste, comme à la grande époque de la machine à écrire (et du Formica). Même chose pour les e-mails, qui n’ont pas complètement remplacé le courrier. Essayez donc de mettre fin à votre abonnement à un journal. Je vous parie qu’il vous faudra envoyer une lettre recommandée à un moment donné, alors que la personne qui lira votre courrier pourrait sans doute tout aussi bien lire un e-mail de votre part… Pour répondre à votre question initiale, je dirais qu’on peut parler de transformation numérique quand le numérique permet à une entreprise de remplir les mêmes fonctions que par le passé, mais en s’organisant différemment — et mieux, idéalement.

Je veux bien vous croire. Mais que peuvent les dirigeants dans cette histoire ?

Pour les dirigeants, le défi de la transformation numérique consiste à prendre des fonctions, des tâches, et à les réinventer pour les adapter à ce que le numérique rend possible. Il ne s’agit pas de chercher à faire rentrer au forceps de vieilles méthodes dans de nouveaux outils, comme l’a fait la SNCF en mettant en ligne un système conçu avant l’arrivée d’Internet. Il s’agit au contraire d’inventer de nouvelles méthodes de travail, de nouvelles organisations, de nouvelles procédures, pour tirer le meilleur du numérique et des coûts de distribution nuls qu’Internet rend possible.

Prenons un nouvel exemple. Avant les ordinateurs et Internet, les chefs d’entreprise transmettaient à leurs employés des notes tapées à la machine, qui étaient ensuite distribuées par un système de courrier interne. Puis les ordinateurs sont arrivés et Microsoft Word a remplacé la machine à écrire. Puis Internet est arrivé, et Google Docs a remplacé Microsoft Word. Mais quand vous ouvrez un document Google Docs aujourd’hui, la première chose que vous voyez sur votre écran est… une feuille A4, c’est-à-dire un format de document hérité du papier. L’édition de texte s’est certes numérisée au passage, mais cette numérisation s’est faite sur un modèle de document hérité du XXe siècle.

Google Docs en 1947 — Triennale Milano
Google Docs en 1947 — Triennale Milano

Restons sur l’exemple de l’édition de document. Il aura fallu 40 ans pour que la feuille A4 papier devienne une feuille A4 électronique modifiable dans Google Docs. 40 ans d’adaptation de nos outils à nos vieux formats de documents. Beaucoup de temps pour peu de changements. Puis, quelqu’un s’est dit que la persistance des formats papier dans les outils de collaboration en ligne n’avait plus trop de sens, et voilà que nous avons maintenant des outils d’édition de texte comme Notion, Coda, ou Dropbox Paper, qui offrent bien plus de possibilités que Microsoft Word. Nos outils s’adaptent à nos vieilles façons de faire, jusqu’à ce que nos vieilles façons de faire finissent par changer à leur tour.

Les dirigeants doivent donc comprendre que la transformation numérique ne sert pas à faire les mêmes choses qu’avant en allant plus vite ou en dépensant moins. La transformation numérique permet de résoudre différemment les mêmes problèmes qu’avant, en changeant radicalement de fonctionnement au passage, ce qui est généralement source de création de valeur pour l’entreprise. Là encore, ce qui est intéressant dans la transformation numérique, ce n’est pas la transformation en elle-même, c’est ce qu’elle permet de faire. Ce n’est pas une fin en soi, c’est un moyen, un moyen au service de l’entreprise et de son développement.

Bien, donc si je comprends bien, la transformation numérique se traduit par un changement d’outils, mais aussi par un changement dans la façon d’utiliser les outils en question, c’est bien ça ?

Oui, c’est exactement ça. Prenons encore quelques exemples. Vous pouvez encourager vos employés à passer de Microsoft Word à Google Docs. Mais si vous envisagez ce basculement comme un simple changement d’outil, comme un simple basculement technique, vous n’obtiendrez aucune transformation en interne. Si vous vous contentez de dire à vos collaborateurs que Google Docs est une version améliorée de Word, vous ne changerez pas leur façon de travailler sur des textes. Vous ne ferez que rejouer le passage du formulaire papier au formulaire PDF. Ce faisant, vous passerez à côté du principal avantage offert par Google Docs, à savoir : la capacité de travailler à plusieurs sur un même document, en même temps, sans devoir envoyer des e-mails à untel ou untel pour dire que tel ou tel paragraphe a changé dans telle ou telle version du document… Ici, ce n’est pas tant l’outil utilisé qui importe (Google Docs) que le changement de mentalité qu’il implique.

Si la transformation numérique est plus exigeante que la simple numérisation, je suppose que le coût d’une transformation numérique réussie est aussi plus élevé que le coût d’acquisition de tel ou tel logiciel, car il faut aussi penser à la formation, à l’accompagnement technique, et ainsi de suite… En gros, vous êtes en train de me dire que tout ceci va me coûter cher, non ?

Je suis en train de vous dire que la transformation numérique est un investissement. Comme tous les investissements, vous allez devoir financer votre transformation numérique, car cette dernière aura un coût, c’est clair et net. Et ce ne sont pas toujours les outils numériques qui coûtent le plus cher dans une transformation numérique. La formation peut aussi coûter assez cher assez vite. Mais ne cédez pas à la tentation qui consiste à faire l’impasse sur la formation. Si vous trouvez que les formations coûtent cher, dites-vous bien que leur absence peut coûter encore plus cher (en temps perdu). Dans votre budget, ne négligez donc pas l’accompagnement.

La bonne nouvelle, c’est que si vous avez une PME de moins de 50 employés, vous pouvez demander une aide de l’État pour financer non seulement la dimension technique de votre transformation numérique (vos outils et vos machines), mais aussi la dimension organisationnelle de votre projet (vos formations). Cette aide, c’est la garantie France Num. Avec la garantie France Num, vous pouvez emprunter jusqu’à 50 000 €, sur une durée de deux à cinq ans, pour financer des projets de transformation numérique. Voyez ça comme un prêt garanti, taillé sur mesure pour financer la transformation numérique des PME.

Intéressant. Pourriez-vous m’en dire plus sur ce fameux prêt « France Num » ?

Comme son nom l’indique, la garantie France Num permet à la banque qui vous accorde un crédit dans ce cadre de bénéficier d’une garantie de l’État sur les montants qui vous sont prêtés. Cette garantie couvre 80 % des montants que la banque vous prête. Par conséquent, une banque qui vous prêterait 50 000 € pour changer votre façon de gérer votre comptabilité, ne serait en fait exposée « que » sur 10 000 € — les 40 000 € qui restent étant garantis par l’État. Comme la banque est peu exposée, vos chances d’obtenir un financement augmentent. Cette garantie existe pour encourager les banques à financer la transformation immatérielle des PME. Elle incite les banques à financer autre chose que des nouveaux camions ou des nouveaux locaux.

Autre avantage des prêts « France Num » : ils permettent non seulement d’acheter du matériel (dans la limite de 40 % du montant du prêt), mais aussi des formations. Par exemple, si vous obtenez un prêt « France Num » de 50 000 €, vous pourrez acheter pour 20 000 € d’ordinateurs. Et vous devrez consacrer les 30 000 € restants à des achats immatériels, comme du conseil ou des formations pour vos équipes. La banque ne pourra pas froncer les sourcils si vous lui dites que vous comptez acheter autre chose que des biens matériels, car le fonctionnement même du prêt France Num fait la part belle aux achats immatériels, c’est-à-dire à toutes les dépenses qui permettent de faire une vraie transformation numérique, et pas une simple numérisation.

Pas mal du tout. Je suppose que vous parlez de cette garantie car Memo Bank la propose. Je vous vois venir… Je me trompe ?

Vous ne vous trompez pas. Si vous venez voir Memo Bank pour demander un financement dans le cadre d’un projet de transformation numérique, nous pourrons bénéficier de la garantie France Num de notre côté, et vous pourrez emprunter jusqu’à 50 000 € du vôtre. Nous accueillons donc toutes les PME de moins de 50 salariés qui souhaiteraient financer leur transformation numérique. Nous ne pouvons pas garantir une réponse favorable à tout le monde, mais nous pouvons d’ores et déjà vous promettre que vous n’aurez pas de formulaire CERFA à nous retourner par lettre recommandée si vous signez chez nous.

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