Memo Bank permet de créer plusieurs comptes courants. Mais pour quoi faire ?

C’est moi qui vous remercie. Vous dites que votre compte courant actuel vous suffit pour gérer la trésorerie de votre entreprise et je vous crois. Après tout, la plupart des particuliers s’en sortent très bien avec un seul et unique compte courant. C’est peut-être votre cas, d’ailleurs, je ne sais pas. Dans ces conditions, pourquoi votre entreprise devrait-elle faire figure d’exception ? La réponse ne va sans doute pas vous surprendre : parce que les comptes professionnels enregistrent souvent plus de transactions (en nombre et en volume) que les comptes personnels. Si nous vous permettons de créer plusieurs comptes courants, c’est justement pour vous aider à canaliser les différentes opérations de votre entreprise. Vu de l’extérieur, rien ne change pour vos clients et vos fournisseurs — ils utilisent l’IBAN que vous leur avez communiqué. Mais de votre côté, au niveau de votre espace Memo Bank, vous gagnez en clarté, car vous pouvez désormais créer un compte pour tel ou tel type d’opération, de façon à bien compartimenter vos transactions. Voyez ça comme des voies de circulation, ou des lignes d’eau, qui vont vous permettre de mettre de l’ordre dans vos flux de trésorerie.

En créant des comptes courants secondaires, vous pourrez « flécher » vos flux entrants et vos flux sortants. C’est-à-dire que vous aurez plus de visibilité sur vos différentes entrées et vos différentes sorties. Pour le moment, tous vos flux entrent et sortent de votre espace Memo Bank par la même porte, par le même compte (votre compte principal). Une fois que vous aurez créé des comptes secondaires, vos différents flux emprunteront différentes portes, ce qui vous permettra de les suivre plus facilement. Il s’agit de créer une place pour chaque transaction, de manière à ce que chaque transaction soit à sa place, rangée au bon endroit, affectée au bon compte courant.

Oui, c’est simple. Si vous avez un abonnement Memo Bank plus, vous pouvez créer jusqu’à 4 comptes courants secondaires, sans compter votre compte principal. Et si vous avez un abonnement illimité, vous pouvez ouvrir jusqu’à 19 comptes secondaires, toujours en plus de votre compte principal. Avec un abonnement basique, chaque compte secondaire vous coûtera 10 € par mois, en plus de votre abonnement.

Comment ça marche ? Pour créer un compte secondaire, il vous suffit de vous connecter sur l’espace Memo Bank de votre entreprise, de naviguer jusqu’à votre compte principal, et de cliquer sur le bouton « Créer un compte ». Ensuite, laissez-vous guider par les instructions qui s’affichent sur votre écran. Une fois votre compte secondaire créé, c’est comme si vous aviez un deuxième compte principal. Votre compte secondaire dispose de son propre nom (que vous pouvez changer), de son propre IBAN (RIB), de son propre relevé bancaire, et des ses propres permissions (pour définir qui peut y accéder).

Pour commencer, vous pouvez créer un compte courant pour chacune de vos équipes. De cette manière, vous pourrez affiner vos budgets et distinguer facilement les dépenses qui relèvent du marketing de celles qui concernent votre équipe technique. Si vous préférez garder un œil sur vos différents types d’opérations, vous pouvez créer un compte courant pour chaque catégorie de transactions. Vous aurez alors un compte « fournisseurs », un compte « clients », un compte « salaires », et ainsi de suite. Autre piste : si vous avez une poignée de gros clients, vous devriez songer à créer un compte pour chacun d’entre eux, ce qui vous permettra de leur communiquer un IBAN spécifique, facilitant ainsi le suivi de votre relation avec chacun de vos clients.

Pour vous parler de ce que nous constatons de notre côté. Nous avons des clients qui ont créé un compte courant pour chacun de leurs canaux de vente : de cette manière, ils distinguent facilement les ventes faites en ligne de celles faites en magasin. Nous savons aussi que certains entreprises commerciales assignent un compte courant différent à chaque moyen de paiement qu’elles acceptent, de sorte à faciliter le travail de leur comptable et le calcul des commissions pour chaque moyen de paiement. Au total, les possibilités sont infinies. Ce qui compte, à mon avis, c’est que vos comptes secondaires correspondent à des types de transactions que vous enregistrez couramment. Ne créez pas un compte courant secondaire pour vous en servir une seule fois. Faites en sorte que le compte accueille toutes les opérations de telle équipe, de tel client, ou de tel fournisseur.

Question difficile, mais bonne question. Vous avez à mon avis raison quand vous dites que beaucoup de dirigeants se sont habitués à gérer leur trésorerie sur un seul et même compte courant. Que beaucoup de chefs d’entreprise procèdent ainsi ne signifie pas que c’est là une bonne façon de faire. Cela signifie juste qu’ils sont limités par ce que proposent les banques traditionnelles.

Nous pensons qu’il y a mieux à faire sur ce coup. Et nous pensons cela parce que la solution que nous prônons a déjà fait ses preuves dans d’autres secteurs. Pour ne rien vous cacher, nous nous sommes inspirés d’un outil que vous connaissez sans doute bien : votre boîte mail. Si vous avez un compte Outlook ou un compte Gmail, vous utilisez peut-être déjà des dossiers ou des onglets pour trier les e-mails que vous recevez. Peut-être avez-vous même mis en place des règles, ou des filtres, pour classer les e-mails que vous recevez selon leur thème ou leur expéditeur.

Au lieu de tous atterrir dans votre boîte de réception principale, vos e-mails sont alors automatiquement redirigés vers tel sous-dossier, sans engorger votre boîte de réception. Si le tri fonctionne avec vos e-mails, pourquoi ne feriez-vous pas la même chose avec vos opérations bancaires ? C’est la question que nous nous sommes posée. Nous pensons que la réponse à cette question passe par la création de plusieurs comptes courants pour la même entreprise, de la même manière que la réponse au trop-plein d’e-mails est passée par des règles de tri plus intelligentes.

C’est simple. Vous avez un espace Memo Bank pour votre entreprise, espace auquel vos collaborateurs peuvent accéder — si vous leur avez accordé un accès et demandé de se créer un profil Memo Bank, bien sûr. Pour le moment, vos collaborateurs peuvent tous accéder à votre compte principal. Quand vous allez créer un compte courant secondaire, vous allez devoir lui donner un nom, mais vous allez aussi devoir choisir qui pourra y accéder. Pour ce faire, vous aurez le choix entre rendre le compte secondaire accessible par tous vos collaborateurs, par défaut (compte visible). Et si votre compte secondaire est amené à contenir des informations sensibles, comme vos salaires, vous pourrez choisir d’en limiter l’accès à certains collaborateurs (compte privé).

Dans le cas d’un compte secondaire privé, seuls les administrateurs de votre espace Memo Bank et les collaborateurs que vous aurez sélectionné pourront accéder au compte privé. Les autres collaborateurs, ceux qui n’ont pas accès au compte privé, ne le verront pas dans leur espace Memo Bank, ils ne sauront pas que le compte privé existe. Si vous changez d’avis en cours de route, vous pouvez bien sûr transformer un compte privé en compte visible, et inversement. En matière de visibilité du compte, le choix que vous faites au moment où vous le créez n’est pas gravé dans le marbre, vous pouvez revenir dessus plus tard.

Actuellement, les intérêts que vous touchez tous les mois sont calculés sur la base des fonds qui se trouvent sur votre compte principal et sont ensuite versés sur ce dernier. Si vous ouvrez plusieurs comptes secondaires demain, vos intérêts seront calculés sur l’ensemble de vos comptes courants, mais ils continueront d’être versés sur votre compte principal. En gros, vos intérêts seront calculés sur tous vos comptes courants, mais versés uniquement sur votre compte principal.

Vos comptes courants secondaires ne peuvent pas basculer en négatif, ils ne peuvent pas se retrouver à découvert. Par conséquent, les découverts ne sont pas autorisés sur vos comptes secondaires. Si vous demandez une autorisation de découvert, elle ne portera que sur votre compte courant principal. C’est là un point sur lequel vos comptes secondaires diffèrent de votre compte principal.

Les comptes secondaires sont en effet faciles à créer, dans le sens où vous n’avez pas besoin de solliciter votre banquier pour en ouvrir un. S’il est 23 h 45 et que vous souhaitez créer un compte courant secondaire, vous pouvez le faire en ligne, sans rien signer, sans rien faxer, sans envoyer aucun courrier. Vous cliquez sur un bouton, vous donnez un nom à votre compte secondaire, vous choisissez qui peut y accéder, et le tour est joué. Fin de l’histoire.

Quand vient l’heure de fermer votre compte secondaire, vous gardez la main. Même topo qu’à l’ouverture. Pas besoin de nous envoyer un courrier recommandé avec ou sans accusé de réception. Nous n’avons rien à gagner à faire traîner la fermeture de vos comptes secondaires, ils sont donc aussi faciles à fermer qu’à ouvrir.

Oui, nous ne pensons pas toujours à tout, mais nous avons pensé à tout ça. Au moment où vous fermez votre compte secondaire, la somme qui se trouve sur le compte est transférée vers votre compte principal. Rien ne se perd. Vous conservez aussi un accès à l’historique de votre compte secondaire une fois celui-ci fermé.

Là encore, vous ne perdez rien. Comme la fermeture d’un compte est irréversible, comme vous ne pouvez pas revenir en arrière une fois votre compte secondaire fermé, nous redirigeons les virements envoyés sur votre compte secondaire (après sa fermeture) vers votre compte principal. Par exemple, si quelqu’un envoie des fonds sur votre compte secondaire après sa fermeture, vous recevrez bien les fonds, mais sur votre compte principal. Même chose pour vos prélèvements : si un créancier venait à prélever une somme sur votre compte secondaire une fois ce dernier clôturé, le prélèvement passerait bien, mais c’est votre compte principal qui serait alors débité.

La seule chose que vous pouvez perdre en fermant un compte secondaire un peu vite, ce sont les éventuels virements (sortants) déjà programmés sur votre compte secondaire, mais pas encore exécutés au moment de sa fermeture. Dans ce cas, et dans ce cas uniquement, vos virements programmés seront annulés, ils ne seront pas transférés vers votre compte principal, ils ne partiront pas. C’est la raison pour laquelle nous vous conseillons de vérifier que vous n’avez pas de virements programmés en attente au moment où vous fermez votre compte secondaire.