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Écrit par Brice Boulesteix

Publié le

Ajoutez de la récurrence et des règles de validation à vos virements sortants

Les entreprises qui gèrent leur trésorerie à plusieurs mains doivent trouver un équilibre entre confiance et contrôle, notamment en matière de virements sortants. Alors que nos clients ont déjà réalisé des centaines de milliers de virement, sans payer des centaines de milliers de commissions de mouvement au passage, nous ajoutons aujourd’hui deux fonctionnalités liées à la gestion des virements sortant :

  1. La possibilité de faire des virements récurrents ;
  2. Des règles de validation pour les virements sortants.

Ne ratez plus aucun paiement grâce aux virements récurrents

Les virements récurrents se répètent à la fréquence de votre choix, automatiquement, ce qui vous permet d’honorer vos paiements réguliers sans avoir à y penser. Avec les virements récurrents, vous allez pouvoir créer une succession de paiements sortants en quelques clics seulement.

Lors de la création d’un virement récurrent, vous pouvez choisir :

  • la fréquence de répétition : hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle, ou annuelle ;
  • le jour de répétition : par exemple tous les lundi, tous les 28 du mois, ou encore « tous les ans, le 14 décembre » ;
  • la date de fin éventuelle : si vous souhaitez que votre virement récurrent s’arrête à partir d’une certaine date.

Une fois programmés, vos virements récurrents apparaîtront dans vos virements « à venir », où vous pourrez retrouver leur montant et leur fréquence. Vous changez d’avis en cours de route ? Pas de problème. Supprimer un virement récurrent est aussi facile qu’en créer un. La suppression d’un virement récurrent met fin au virement tout entier, c’est-à-dire que tous les virements de la série seront supprimés d’un seul coup.

Contrôlez vos virements avec les règles de validation

Avec les demandes de virement, vos collaborateurs pouvaient jusque là préparer des brouillons de virements, avant de les soumettre à un administrateur pour validation et envoi. Mais peut-être souhaitez-vous que vos collaborateurs gèrent de bout en bout les virements qui ne dépassent pas un certain montant ? En complément, peut-être avez-vous envie que les virements qui dépassent un certain seuil fassent l’objet de plusieurs validations avant d’être exécutés ? Avec nos nouvelles règles de validation des virements, vous allez pouvoir contrôler vos virements sortants plus finement, tout en faisant confiance à vos équipes quand les montants en jeu le permettent.

Chaque règle de virement vous permet de jouer sur les trois paramètres suivants :

  1. Un seuil, pour choisir le montant à partir duquel vous souhaitez que les virements sortants fassent l’objet d’une validation, par exemple « la règle s’applique à partir de 10 000 € par virement » ;
  2. Des responsables, pour désigner le ou les administrateurs qui devront contrôler les virements dont le montant dépasse le seuil ;
  3. Des étapes de validation, pour introduire différents niveaux de validation, avec un ou plusieurs responsables pour chaque niveau, par exemple « une première validation par un administrateur (n’importe lequel) et une seconde par la directrice financière (et personne d’autre) ».

Voyez les règles de validation comme un moyen de faire la part entre les virements qui doivent faire l’objet d’une validation et ceux qui peuvent être menés de bout en bout par vos équipes, en autonomie. À ce stade, seuls les administrateurs peuvent être désignés comme responsables d’une étape de validation donnée, et aucun utilisateur ne peut se soustraire aux règles de validation.

Passer des demandes de virement aux règles de validation

Comment les règles de validation s’articulent-elles avec les demandes de virement ? Réponse en deux temps.

Avant, avec les demandes de virement, c’étaient les permissions du collaborateur qui déterminaient le traitement réservé aux virements :

  • Certains collaborateurs devaient faire des demandes de virement dans 100 % des cas.
  • D’autres collaborateurs étaient autonomes sur 100 % de leurs virements sortants.

Maintenant, avec les règles de validation, c’est le montant du virement qui détermine le traitement réservé à chaque virement :

  • Certains virements peuvent être menés de bout en bout par les collaborateurs qui ont la permission de faire des virements — vous conservez la possibilité d’empêcher certains collaborateurs de toucher aux virements.
  • D’autres virements doivent être validés systématiquement, par un ou plusieurs administrateurs, quel que soit le rôle de l’utilisateur à l’origine du virement.

Pour faciliter la transition entre les demandes de virement et les règles de validation, nous avons créé une première règle de validation sur l’espace Memo Bank des entreprises qui utilisaient les demandes de virement. Cette règle prévoit que les virements dont le montant dépasse 0 € doivent être validé par un administrateur — n’importe lequel. Libre à vous d’éditer ou de supprimer cette première règle. Vous trouverez cette première règle, ainsi que toutes celles que vous pourriez créer par la suite, dans l’onglet « Règles de validation » de votre espace Memo Bank.

Vos collaborateurs peuvent partir en congés l’esprit libre

Pour éviter que vos virements ne restent à quai le jour où la personne chargée de les valider part en congés, vous pouvez assigner plusieurs responsables à une même étape de validation. Au sein d’une même règle de validation, vous pouvez donc dire quelque chose comme :

  1. Je veux une première validation par Amandine OU Stéphane ;
  2. Ensuite je veux une deuxième validation par Éric OU Sophie ;
  3. Enfin, je veux que n’importe quel administrateur puisse valider la dernière étape de ma règle de validation en 3 étapes.

De cette manière, si Stéphane est absent, Amandine peut le remplacer. Et le jour où Sophie part en vacances, Éric peut prendre le relais de son côté.

À chaque tranche de montant sa règle spécifique

Si une seule règle de validation ne vous suffit pas, vous pouvez en créer plusieurs, afin d’appliquer un traitement différencié à vos virements sortants en fonction de leur montant, par exemple :

  • Pour les virements entre 0 € et 10 000 € : pas de règle, donc pas de validation, les collaborateurs peuvent gérer les virements sortants de bout en bout.
  • Pour les virements entre 10 000 € et 50 000 € : c’est la règle de validation A qui s’applique, avec son seuil, ses responsables, et un nombre d’étapes spécifique.
  • Pour les virements supérieurs à 50 000 € : c’est la règle de validation B qui s’applique, avec un autre seuil, d’autres responsables, et un autre nombre d’étapes.

Des virements améliorés dès aujourd’hui

Les virements récurrents et les règles de validation sont disponibles dès aujourd’hui. Si vous avez déjà un compte courant Memo Bank, vous pouvez en profiter dès à présent, sans surcoût — exception faite de notre abonnement Basique, qui n’est pas conçu pour les équipes. Et si vous aimeriez ouvrir un compte pour votre entreprise, demandez un rendez-vous avec l’un ou l’une de nos chargés d’affaires.

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