Comment réussir vos encaissements via prélèvement SEPA

Encaisser par prélèvement SEPA consiste à autoriser un débit direct sur le compte bancaire de votre client, après lui avoir fait signer un mandat. Ce mode d’encaissement s’inscrit dans le cadre du système SEPA (Single Euro Payments Area) qui harmonise les paiements en euros dans les 36 pays de la zone.

La particularité du prélèvement SEPA est qu’il repose sur un mandat unique, signé une seule fois, qui autorise ensuite des débits récurrents ou ponctuels, sans intervention manuelle lors de chaque échéance.

Ce système est encadré par une réglementation européenne stricte. Chaque ordre de prélèvement doit respecter des délais précis et les clients bénéficient de droits spécifiques, comme la possibilité de contester une opération sous certaines conditions. Ce cadre sécurise à la fois le créancier et le payeur.

Le prélèvement SEPA vous aide à résoudre plusieurs problèmes souvent rencontrés dans la gestion des paiements récurrents. 

En automatisant l’encaissement avec un prélèvement SEPA, vous allez considérablement réduire les retards de paiement. Plus besoin d’attendre qu’un de vos clients ne déclenche un virement ou qu’il réponde à une relance : les sommes dues sont prélevées à la date prévue, selon les conditions établies par le mandat. Cette régularité va alléger la pression sur votre trésorerie et améliorer la prévision de vos encaissements. 

Le prélèvement SEPA vous permet aussi de gagner du temps. Une fois les mandats activés, les prélèvements s’exécutent directement depuis vos outils, sans intervention manuelle ni double saisie.

Autre avantage : la sécurité. Chaque prélèvement est encadré par des normes strictes qui assurent une traçabilité complète des opérations. Vous conservez un historique de chaque encaissement et vos clients sont informés du prélèvement à l’avance. Pour eux, c’est une démarche simple qui ne leur demande aucune action lors des échéances.

Mettre en place un système d’encaissement par prélèvement SEPA nécessite de suivre quelques étapes. Une fois déployé, ce dispositif vous permettra d’automatiser vos paiements récurrents en toute sécurité.

Obtenir un Identifiant Créancier SEPA (ICS)

Commencez par faire la demande d’un Identifiant Créancier SEPA (ICS) auprès de votre banque. Cet identifiant unique vous permettra d’émettre des ordres de prélèvement sur le compte de vos clients. Cet identifiant est indispensable pour démarrer tout encaissement SEPA.

Créer et faire signer un mandat SEPA à vos clients

Faites ensuite signer un mandat SEPA à chaque client concerné. Ce mandat autorise votre entreprise à prélever des sommes sur leur compte, selon les conditions convenues. Ce mandat peut être établi sur papier ou en version électronique, à condition de respecter les mentions obligatoires.

Paramétrer vos ordres de prélèvement

Avec les mandats signés, vous pouvez préparer vos ordres de prélèvement via un logiciel compatible SEPA (souvent en format XML). Ces fichiers doivent inclure les coordonnées de votre client, le montant, la date de prélèvement et la Référence Unique de Mandat (RUM).

Envoyer les ordres de prélèvement

Les ordres sont ensuite transmis à votre banque dans le respect des délais de présentation : 5 jours ouvrés pour un premier prélèvement, 2 jours pour les suivants. Cette étape déclenche l’encaissement sur le compte de votre client à la date prévue.

Suivre et gérer les rejets (R-Transactions)

En cas d’échec (mandat invalide, absence de provision, opposition), la transaction génère ce qu’on appelle une R-Transaction. Pour éviter que ces rejets nuisent à votre trésorerie, il est important de les analyser rapidement et de prévoir des actions de relance automatisées ou personnalisées.

Le prélèvement SEPA est un outil efficace, à condition d’être bien utilisé. Pour qu’il fonctionne sur la durée, il faut poser les bons repères dès le départ, côté client comme côté entreprise.

Commencez par expliquer simplement à votre client ce qu’est le prélèvement, à quoi il sert, et comment il sera utilisé. Plus votre client comprendra la démarche, plus il sera en confiance. 

Lors de la signature du mandat, facilitez-lui le parcours : évitez autant que possible les démarches papier trop compliquées. Une solution électronique simple et bien présentée vous permettra d’accélérer la mise en place.

Préparez-vous aux éventuels imprévus. Un client peut vous demander un délai, contester un montant ou simplement oublier que le prélèvement était prévu. Pour éviter les blocages, informez toujours vos clients en amont, en précisant la date, le montant et la référence du prélèvement. C’est particulièrement utile si les montants varient d’un mois à l’autre. Adopter une bonne communication vous permettra de réduire les rejets et de limiter les tensions.

Restez également disponible. Quand un client rencontre un problème ou souhaite poser une question sur son prélèvement, il doit pouvoir obtenir une réponse rapidement. Cette réactivité va renforcer votre relation et sécuriser les paiements sur le long terme.

Un dispositif de prélèvement SEPA efficace repose sur quelques règles de base qui vous permettront d’éviter les incidents tout en restant conforme aux obligations réglementaires : 

1. Avertissez vos clients avant chaque prélèvement. Même si ce n’est pas une obligation légale, informer vos clients de la date et du montant prélevé vous permettra de réduire le risque de rejet pour provision insuffisante ou de contestation liée à un oubli.
2. Respectez les délais de présentation des ordres. Un oubli ou une transmission trop tardive peut entraîner le rejet du prélèvement. Prévoyez 5 jours ouvrés avant échéance pour un premier prélèvement SEPA, 2 jours pour les suivants. En B2B, le délai est réduit à 1 jour.
3. Conservez vos mandats SEPA selon la réglementation. Le mandat doit être stocké dans un format sécurisé, rester accessible et pouvoir être présenté en cas de litige. Assurez-vous également que chaque mandat comporte la RUM (référence unique de mandat).
4. Protégez les données bancaires de vos clients. L’IBAN et le BIC sont des données sensibles, à conserver dans le respect du RGPD. Vérifiez que vos outils (logiciel de facturation, CRM, etc.) garantissent bien un stockage conforme et sécurisé.

Le prélèvement SEPA reste l’un des moyens les plus efficaces pour automatiser les encaissements, réduire les impayés et simplifier les démarches pour vos clients. Bien paramétré, il va alléger votre gestion, mais aussi sécuriser vos paiements et vous donner une meilleure visibilité sur votre trésorerie.

Pour aller plus loin et mettre en place un dispositif 100 % adapté à votre entreprise, Memo Bank vous propose une solution pensée pour les entreprises : paramétrage simple, suivi en temps réel des prélèvements, notifications d’échec et centralisation des mandats sur une seule et même plateforme.

Je découvre la solution d’encaissement par prélèvement SEPA de Memo Bank.

Comment commencer à encaisser mes clients par prélèvement SEPA ?

La première étape consiste à obtenir un Identifiant Créancier SEPA (ICS) auprès de votre banque. C’est grâce à cet identifiant que vous pourrez initier des ordres de prélèvement depuis votre compte professionnel.

Comment faire signer un mandat SEPA à mes clients ?

Le mandat SEPA est le document qui autorise le prélèvement sur le compte de votre client. Il doit être complété avec les informations obligatoires (IBAN, BIC, RUM – Référence Unique de Mandat) et signé par le client. Vous pouvez utiliser un mandat papier ou opter pour un mandat électronique, plus rapide et pratique.

Quels outils utiliser pour gérer mes encaissements SEPA ?

 Vous pouvez passer par :

• L’interface professionnelle de votre banque (comme Memo Bank) ;
• Un logiciel de facturation ou de gestion comptable compatible SEPA ;
• Une plateforme spécialisée (ex : GoCardless, Stripe, PayZen) si vous avez beaucoup de prélèvements récurrents.

Comment automatiser les prélèvements récurrents ?

En configurant votre logiciel de facturation ou votre espace bancaire, vous pouvez planifier des prélèvements automatiques à des dates fixes. Certains outils permettent d’envoyer automatiquement les fichiers SEPA (format XML) à votre banque.

Comment rassurer mes clients sur le prélèvement SEPA ?

Communiquez clairement sur la date, le montant et la référence du prélèvement SEPA avant le premier encaissement. Soulignez qu’ils conservent la possibilité de contester en cas d’erreur et que leurs données bancaires sont protégées par la réglementation européenne.

Que faire en cas de rejet d’un prélèvement SEPA ?

Vérifiez les causes (fonds insuffisants, mandat invalide) et contactez votre client de façon proactive pour régulariser le paiement. Certains outils de gestion permettent de relancer automatiquement un ordre de prélèvement rejeté.

Combien de temps faut-il pour mettre en place un système de prélèvement SEPA ?

Avec l’accompagnement de votre banque, l’obtention de l’ICS et la configuration des mandats peuvent se faire en quelques jours. L’automatisation complète dépend de la solution choisie (logiciel ou plateforme).

Source : 

1. Banque de France – communiqué paiements