R-Transactions SEPA : guide pour réduire les échecs de paiement

Les échecs de paiement constituent des exceptions aux prélèvements automatiques classiques, car ces derniers ne peuvent pas être traités normalement (voir les directives de l’EPC). Ces exceptions peuvent survenir avant ou après le règlement, et pour différentes raisons correspondant à différents types d’échecs (les R-Transactions).

Ces échecs de paiement sont traités différemment selon les schémas de prélèvement : SEPA Core et SEPA B2B. La banque ou le prestataire de services de paiement (PSP) du débiteur utilise des codes pour indiquer à la banque ou au PSP du créancier la raison d’un échec. Selon cette raison, la banque ou le PSP du créancier peut prendre différentes mesures pour tenter de recouvrer le paiement.

Il est important de comprendre la raison d’un échec de paiement afin d’y remédier. Les échecs de paiement peuvent survenir pour plusieurs raisons : solde insuffisant, numéro de compte incorrect, etc. Ces raisons nécessitent des mesures différentes pour recouvrer le paiement, comme par exemple re-tenter le prélèvement à une autre date ou obtenir les détails bancaires actualisés d’un client.

Rien n’oblige votre partenaire financier à vous communiquer les raisons des échecs de paiement. Ces informations sont pourtant essentielles pour élaborer des stratégies visant à réduire ces échecs. Memo Bank permet à ses clients de connaître la raison d’un échec de paiement pour chaque transaction, depuis l’espace collaboratif de travail ou via API.

Une exception à un prélèvement peut être détectée à différents moments, entre la présentation du paiement et son encaissement, et jusqu’à 13 mois après son règlement, selon le schéma de prélèvement utilisé (SEPA Core ou SEPA B2B). Pour en savoir plus sur les différences entre ces deux schémas, vous pouvez consulter cette page.

Votre entreprise et vos partenaires financiers restent exposés à un risque lié au moment de l’échec du paiement. Pour vous en prémunir, il est essentiel de bien comprendre les délais propres à chaque schéma de prélèvement :

• Les rejets et refus peuvent survenir dans les 14 jours précédant la date de règlement d’un prélèvement, quel que soit le schéma ; 
• Les retours peuvent intervenir jusqu’à 3 jours après le règlement pour les prélèvements SEPA B2B et jusqu’à 5 jours pour les prélèvements SEPA Core ;

Les demandes de remboursement dans le cadre du SEPA Core peuvent être formulées jusqu’à 8 semaines après le règlement pour les transactions autorisées, et jusqu’à 13 mois pour les transactions non autorisées.

Votre banque ou votre PSP peut vous facturer des frais différents selon le type de paiement en échec. Les rejets et refus, qui surviennent avant le règlement, peuvent ne pas être facturés. Les retours, qui surviennent après le règlement, peuvent être facturés car ils indiquent généralement une défaillance du service ou un défaut des biens fournis. Pour en savoir plus sur notre facturation, cliquez ici. Il est recommandé de consulter les conditions tarifaires de votre banque ou de votre PSP pour déterminer quelles R-Transactions peuvent entraîner des frais supplémentaires. 

Les coûts habituels incluent déjà l’accès à une solution d’encaissement par prélèvement SEPA. Celle-ci peut être facturée sous la forme d’un abonnement mensuel ou d’une tarification unitaire. Des frais additionnels peuvent aussi être facturés en fonction du nombre de prélèvements effectués et/ou de leur montant. 

S’ajoutent ensuite les coûts directs et indirects liés aux échecs de paiement. Les coûts directs correspondent généralement à des frais unitaires par prélèvement facturés par votre banque ou votre PSP. Les coûts indirects, quant à eux, désignent les pertes financières supportées par votre entreprise en raison de ces incidents. Le prélèvement SEPA vous permet de mieux maîtriser la réception des paiements et de planifier les dates qui vous conviennent. Cependant, si les paiements de vos clients tardent à être encaissés avec succès, les revenus sur lesquels vous comptez seront perçus plus tard que prévu, ce qui exerce une pression supplémentaire sur votre fonds de roulement, sans compter les éventuels dommages réputationnels ou impacts opérationnels.

Si votre entreprise enregistre un nombre important de paiements qui ont échoués, votre banque ou votre PSP peut vous demander de bloquer une somme d’argent sur votre compte. Ce montant, qui prend la forme soit d’un pied de compte (fonds simplement immobilisés), soit d’un gage d’espèces (somme bloquée avec une garantie juridique), vise à couvrir les risques financiers liés à d’éventuels remboursements. Il permet à la banque ou au PSP de garantir la restitution des fonds aux clients débiteurs en cas de contestation de prélèvement ou de suspicion de fraude, même si votre entreprise ne dispose pas des liquidités nécessaires à ce moment-là.

Les entreprises qui acceptent les paiements par prélèvement SEPA cherchent naturellement à prévenir les échecs de paiement. Ces derniers entraînent des délais de recouvrement plus longs, exercent une pression sur la trésorerie et les marges, et peuvent même générer une insatisfaction client.

Pour prévenir ces échecs, plusieurs mesures peuvent être prises. Par exemple : 

• Vérifiez les informations : avant d’encaisser les paiements, assurez-vous que toutes les informations sont correctes (compte, détail client, mandat, etc.) et que le client est informé des conditions des encaissements ;

• Suivez l’état des mandats : selon votre partenaire bancaire, il est possible de suivre le statut d’un mandat (s’il a été signé ou s’il est en attente) via une API ou via leur espace de travail ; 

• Communiquez avec les clients : pour éviter toute mauvais surprise, vous pouvez  envoyer des e-mails de rappel à vos clients avant de les prélever ; 

• Utiliser des outils de recouvrement : votre banque ou votre PSP propose peut-être des outils pour recouvrer les paiements qui ont échoué. Memo Bank offre la possibilité de réaliser, gratuitement, une relance automatique des paiements en échec. 

Un autre élément essentiel consiste à bien comprendre la cause d’un échec. Identifier le type de R-transaction vous aide à analyser les causes récurrentes et à améliorer votre processus d’encaissement. Memo Bank vous permet d’accéder à ces informations directement depuis votre espace de travail ou via API.

Les échecs de paiement peuvent être frustrants et nuire au bon fonctionnement de votre entreprise, tout en dégradant la relation avec vos clients. Heureusement, il est possible de mettre en place des actions concrètes pour y remédier.

La première étape consiste à identifier clairement les causes des échecs. Renseignez-vous auprès de votre banque ou de votre PSP pour savoir si ces informations sont accessibles. Vous pouvez également analyser la fréquence et le coût de ces incidents afin d’en mesurer l’impact réel sur votre activité.

Enfin, vous pouvez mettre en place des mesures de prévention et de réduction des échecs, notamment grâce aux outils proposés par votre partenaire financier.

Si vous souhaitez en savoir plus sur notre solution de prélèvement SEPA et découvrir comment nous accompagnons nos clients dans la gestion des paiements échoués, n’hésitez pas à prendre rendez-vous avec notre équipe. Vous pouvez également consulter nos études de cas, notamment celles réalisées avec Comet ou SideCare.

Qu’est-ce qu’une R-Transaction SEPA ?

Une R-Transaction SEPA est un échec de paiement dans le cadre d’un prélèvement SEPA. Elle peut être due à un rejet, un refus, un retour ou un remboursement, intervenant à différents moments du cycle de prélèvement.

Quels sont les types de R-Transactions SEPA ?

Il existe 5 types de R-Transactions :

• Rejet : avant le règlement (fonds insuffisants, IBAN invalide…)
  
• Refus : avant le règlement (désaccord commercial…)
  
• Retour : après le règlement (erreur IBAN ou traitement)
  
• Remboursement par le créancier : annulation volontaire
  
• Remboursement par le débiteur : contestation du client

Quelle est la différence entre un rejet et un retour SEPA ?

Un rejet a lieu avant le règlement : la banque du débiteur refuse le prélèvement. Un retour intervient après le règlement : l’argent est déjà transféré mais une erreur est détectée.

Peut-on connaître la raison d’un échec de prélèvement SEPA ?

Oui, si votre banque ou PSP vous transmet le code motif (R-code) de la R-Transaction. C’est essentiel pour corriger les erreurs ou anticiper de nouveaux refus.

Combien de temps après le prélèvement peut-il y avoir un retour ou remboursement ?

• Retour B2B : jusqu’à 3 jours après règlement
  
• Retour Core : jusqu’à 5 jours
  
• Remboursement Core autorisé : jusqu’à 8 semaines
  
• Remboursement Core non autorisé : jusqu’à 13 mois

Peut-on éviter les échecs de paiement SEPA ?

Oui, en suivant ces étapes :

• Vérifiant les données bancaires du client
  
• Envoyant des pré-notifications claires
  
• Utilisant une API bancaire qui signale les statuts de mandats
  
• Retentant automatiquement les paiements après échec

Bibliographie

https://www.europeanpaymentscouncil.eu/sites/default/files/kb/file/2024-11/EPC173-14%20v8.0%20Guidance%20on%20Reason%20Codes%20for%20SDD%20R-transactions.pdf

https://www.europeanpaymentscouncil.eu/sites/default/files/KB/files/EPC222-08%20v6.0%20Shortcut%20to%20SEPA%20Direct%20Debit%20%28SDD%29.pdf