Cas client

Ecilia a supprimé les notes de frais

Ecilia a réorganisé son système de gestion des dépenses professionnelles grâce aux cartes virtuelles et physiques de Memo Bank.

Ecilia a supprimé les notes de frais
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On a pu réduire les frictions sur les frais de déplacement, et donner plus d’autonomie aux collaborateurs sur des achats liés à leur poste.

Francis Pallini

Co-fondateur et président d’Ecilia

Société

company logo Ecilia

Ecilia est un éditeur de logiciel et un prestataire informatique leader de la transformation digitale pour les sociétés d’assurance.

Icone Etoile Création en 2001
Icone Employés 20-49 employés
Marqueurs Lyon (69)
Clients interviewés
Francis Pallini

Francis Pallini

Co-fondateur et président d’Ecilia

Francis Pallini

Laurence Picod

Directrice administrative et financière

Ecilia édite des logiciels pour les distributeurs d’assurances

Ecilia développe une plateforme en ligne pour les entreprises qui distribuent des assurances. Les clients d’Ecilia sont pour la plupart des courtiers et des assureurs, mais Ecilia compte aussi parmi ses clients des grands groupes qui proposent des assurances pour compléter leurs produits — cas de Decathlon, qui vend des vélos et des assurances pour vélos (grâce à Ecilia).

Créée en 2001 à Lyon, Ecilia est devenue une référence sur le marché très concurrentiel des logiciels en ligne pour courtiers. La PME, qui se développe grâce à de l’autofinancement et de l’emprunt bancaire, a de fortes ambitions pour les prochaines années, et entend innover pour ajouter de nouvelles fonctionnalités à son logiciel, et conquérir de nouvelles niches sur son marché.

La gestion des dépenses des collaborateurs était complexe chez Ecilia

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La complexité des processus des banques traditionnelles n’incitait pas les dirigeants d’Ecilia à multiplier les cartes de paiement.

Pendant longtemps, il n’y avait chez Ecilia que trois cartes de paiement en circulation. Les dirigeants de l’entreprise avaient choisi de ne pas attribuer davantage de cartes pour plusieurs raisons : lenteur et complexité du processus de création des cartes chez les banques traditionnelles, manque d’options de configurations des cartes, inexistence des cartes virtuelles, difficulté à suivre et contrôler les dépenses, opacité des tarifs.

Comme les dirigeants d’Ecilia étaient les seuls à posséder une carte, les collaborateurs qui devaient effectuer des dépenses pour le compte d’Ecilia avaient deux solutions. Première solution : demander leur carte de paiement aux dirigeants. Une solution synonyme de perte de temps et de frictions : les employés devaient demander son numéro de carte au titulaire, recopier ce numéro à la main, puis retourner voir le titulaire pour lui demander le code de double authentification qu’il ou elle avait reçu sur son téléphone… Cette situation se reproduisait de plus en plus souvent, car comme toutes les entreprises, Ecilia effectue un nombre croissant de dépenses en ligne : souscription à des outils « SaaS » (RH, comptabilité), achat de fournitures sur des sites de e-commerce…

Seconde solution : effectuer soi-même la dépense et se la faire rembourser par note de frais. C’est ainsi que procédaient les équipes commerciales d’Ecilia. Ecilia se développe grâce à l’action d’équipes commerciales sur le terrain. Les déplacements des commerciaux entraînent un certain nombre de dépenses : nuitées d’hôtels, frais de repas… Les commerciaux ne possédant pas de cartes de paiement, ils devaient avancer eux-mêmes leurs frais, rédiger des notes de frais, et se faire rembourser. Un processus dont sont rarement fervents les collaborateurs d’une entreprise.

Ecilia a démocratisé l’utilisation des cartes de paiement grâce à Memo Bank

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Le dirigeant d’Ecilia a réorganisé la politique de dépenses professionnelles grâce au module intégré de Memo Bank.

L’ouverture d’un compte chez Memo Bank a permis à Francis Pallini, le président d’Ecilia, de réorganiser la politique de dépenses qui était en place au sein de son entreprise. Le système de gestion des dépenses développé par Memo Bank permet à Francis Pallini de créer très facilement des cartes physiques et virtuelles, de les attribuer à des collaborateurs, de les configurer en quelques clics (définition d’un plafond), et de suivre les dépenses au fil de l’eau. La création de cartes n’a rien coûté à Ecilia, car l’abonnement qu’a choisi l’entreprise inclut la création de 10 cartes physiques, et de 10 cartes virtuelles, sans frais supplémentaires.

Comme il est beaucoup plus simple de créer des cartes de paiement chez Memo Bank, Francis Pallini a multiplié le nombre de cartes de paiement au sein d’Ecilia. Toutes les personnes qui sont amenées à effectuer des dépenses disposent désormais d’une carte. Les collaborateurs qui ne sont amenés qu’à faire des dépenses en ligne ont une carte virtuelle ; les commerciaux qui se déplacent sur le terrain ont reçu une carte physique.

Les collaborateurs qui possèdent des cartes disposent d’un budget pour effectuer leurs dépenses en autonomie — le plafond est défini lors de la création de la carte, et peut être modifié à tout moment. Si un collaborateur doit effectuer une dépense qui dépasse le montant de son plafond habituel, Francis Pallini peut définir en quelques clics un nouveau plafond.

Autre avantage des cartes de Memo Bank : le débit différé. Toutes les cartes de Memo Bank sont utilisables soit en mode débit instantané, soit en mode débit différé. Chez Ecilia, les achats effectués avec des cartes Memo Bank ne sont débités que le premier jour du mois suivant. Le débit différé perpétue ainsi l’un des avantages des notes de frais : la préservation de la trésorerie de l’entreprise. Même si un certain nombre de collaborateurs effectuent aujourd’hui leurs dépenses avec des cartes de paiement d’Ecilia au lieu d’avancer eux-mêmes les frais, la trésorerie d’Ecilia est tout de même préservée jusqu’au premier jour du mois suivant.

Memo Bank est devenue la banque principale d’Ecilia

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Si j’ai un petit souci, Arthur est extrêmement réactif, et ça c’est énormément appréciable. »

Laurence Picod

Directrice administrative et financière

Portrait Laurence Picod

Memo Bank est aujourd’hui devenue la banque principale d’Ecilia. Outre les cartes de paiement, les dirigeants d’Ecilia mettent en avant deux aspects différenciants de Memo Bank : d’abord, la qualité de l’accompagnement de leur chargé d’affaires, Arthur Bourdillon.
Ensuite, la simplicité et la fluidité de l’espace de travail Memo Bank, qui permet aux dirigeants d’Ecilia d’effectuer leurs démarches bancaires de façon intuitive. Laurence Picod, la RAF d’Ecilia, trouve que les fonctionnalités sont très bien pensées pour faciliter la vie des équipes financières : elle apprécie par exemple particulièrement que la plateforme lui rappelle d’effectuer des virements vers le compte d’où sont débitées les mensualités du crédit à moyen terme qu’Ecilia a contracté auprès de Memo Bank.

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