1/ Des procédures internes efficaces, incluant formation et sensibilisation
La première défense des entreprises réside dans la vigilance de vos collaborateurs. Investissez dans des formations personnalisées, adaptées aux spécificités de votre entreprise et à son secteur d’activité. Créez un programme de simulation de fraude par phishing, où chaque tentative déjouée (ou échouée) devient une opportunité d’apprentissage. Il existe pour cela des services comme Riot.
Établissez des procédures claires en cas de suspicion et facilitez les signalements. Un bon indicateur ? Lorsque vos collaborateurs se questionnent systématiquement face à un email inhabituel.
2/ Dresser une cartographie des risques
Une cartographie détaillée est indispensable pour identifier vos vulnérabilités. Analysez chaque processus, évaluez les probabilités de survenance et les impacts potentiels. Cette cartographie, établie par l’audit interne et challengée par un audit externe, doit guider votre plan de contrôle. Listez précisément les contrôles nécessaires, leur fréquence et les responsables désignés. La pertinence de ces contrôles doit être régulièrement réévaluée.
Assurez-vous de l’indépendance des tâches (celui qui initie un virement ne doit pas être celui qui le valide) et restez vigilants : une double validation laxiste n’est pas une garantie. La pertinence des contrôles devra être revue régulièrement, tout comme le contrôle de leur bonne application. Des tests aléatoires peuvent vous aider à repérer des anomalies.
3/ Clarifier les seuils de délégation et les pouvoirs d’engagement
Il s’agit là de définir clairement qui peut engager des dépenses et jusqu’à quel montant. Cette politique doit être formalisée par écrit et communiquée à tous les employés concernés.
Votre matrice de délégation doit attribuer des responsabilités précises à chaque fonction, avec des plafonds d’engagement définis. Pour les montants significatifs, instaurez un système de validation progressif impliquant les instances dirigeantes. Exigez une documentation complète pour chaque dépense et contrôlez régulièrement le respect de ces règles.
4/ Contrôler les accès aux outils comptables
Si votre entreprise dispose d’un outil comptable ou de gestion de trésorerie, le fait de contrôler leurs accès est indispensable pour :
- protéger votre entreprise contre la fraude,
- garantir la confidentialité et l’intégrité des données,
- faciliter l’audit et le contrôle interne, et respecter les obligations légales.
Recensez précisément les utilisateurs et leurs rôles, en appliquant le principe du moindre privilège. Formalisez la gestion des accès avec l’équipe IT et la direction financière. Tracez toutes les actions, particulièrement la création et modification des fournisseurs. L’authentification multi-facteur (MFA) et des mots de passe robustes sont incontournables.
5/ Contrôler les accès à vos comptes bancaires
Négliger les accès aux comptes bancaires expose l’entreprise à des risques majeurs de fraude et de détournement de fonds. Identifiez précisément les utilisateurs et leurs droits, en limitant chaque accès au strict nécessaire. Réalisez des revues régulières des habilitations et profitez de l’audit annuel pour demander des circularisations bancaires détaillées. Les rapprochements bancaires fréquents permettent de détecter rapidement toute anomalie.
6/ Mettre en place un contrôle permanent et des audits réguliers
Véritable gardien de vos opérations quotidiennes, le contrôle permanent permet aux entreprises de lutter durablement contre le risque de fraude. Issu d’une cartographie des risques méticuleuse, ce système intègre une analyse en temps réel des transactions et une gestion pointue des droits d’accès. L’efficacité de ce dispositif repose moins sur une double validation systématique, parfois négligée, que sur des contrôles ciblés, exécutés par des collaborateurs qualifiés.
Pour compléter le contrôle permanent, il est idéal de mettre en place un programme d’audit qui combine expertises internes et externes. L’audit interne, réalisé par une équipe dédiée, permet de tester vos procédures et de formuler des recommandations. En complément, l’audit externe apporte un regard neuf et une expertise indépendante, renforçant ainsi votre dispositif global.
7/ Choisir les bons outils et respecter les réglementations
La lutte contre la fraude bénéficie aujourd’hui d’avancées réglementaires et technologiques significatives. La norme « Verification of Payee » (VoP) permet de vérifier l’identité d’un bénéficiaire avant l’exécution d’un virement, ce qui réduit considérablement les risques de fraude au président et de manipulation des coordonnées bancaires.
En parallèle, des solutions innovantes comme Trustpair, SEPAmail Diamond et SIS ID enrichissent l’arsenal anti-fraude des entreprises. Ces plateformes automatisent la vérification des coordonnées bancaires, analysent les comportements suspects et créent un référentiel fiable des tiers de confiance. Intégrées aux processus existants, elles constituent une couche de sécurité supplémentaire essentielle pour prévenir les tentatives de détournement de fonds.
8/ S’entourer de partenaires bancaires de confiance
Travailler avec des institutions financières solides et armées contre la fraude est incontournable. Privilégiez des banques solides, dotées d’un chargé d’affaires dédié qui connaît votre entreprise et peut détecter les anomalies. Optez pour une banque proactive dans la lutte contre la fraude, qui innove en matière de sécurité et adapte ses produits aux nouvelles menaces.
Maintenez un lien étroit avec vos banques : communiquez proactivement en cas de suspicion et utilisez les services de sécurité bancaire mis à votre disposition (plafonds de paiement, blocage géographique…). Un dialogue régulier avec votre chargé d’affaires est un atout précieux pour prévenir la fraude.
Dans cette optique, Memo Bank prend une position de pionnière en matière de sécurité bancaire, l’enjeu dépassant largement les simples obligations réglementaires. Des solutions comme les IBAN virtuels permettent déjà de compartimenter les flux financiers et de limiter les risques d’usurpation.
La possibilité de bloquer proactivement les prélèvements frauduleux, combinée à des outils d’automatisation et de contrôle via API, offre aux entreprises un cadre sécurisé et maîtrisé.
Grâce à des schémas de validation personnalisables, chaque entreprise peut adapter ses processus d’approbation et renforcer ses contrôles internes. Allier sécurité et simplicité, c’est garantir une protection efficace contre les menaces financières actuelles et futures, et c’est la mission de Memo Bank.
Conclusion
La lutte contre la fraude financière et comptable ne repose pas seulement sur des outils ou des réglementations : c’est avant tout un enjeu stratégique pour l’entreprise. Le rôle du DAF dépasse ainsi la gestion des chiffres, il doit être capable d’anticiper les risques, renforcer les contrôles et sensibiliser les équipes, avec l’équipe sécurité informatique si elle existe. En s’appuyant sur des procédures solides, des outils technologiques et une collaboration étroite avec les parties prenantes, il devient un acteur clé de la résilience financière.
