Mandat de prélèvement SEPA : sécurisez vos encaissements

Avant d’envisager de mettre en place un prélèvement SEPA, il est intéressant de bien comprendre son fonctionnement et de savoir comment il s’inscrit dans la réglementation européenne.

C’est quoi un mandat de prélèvement SEPA ?

Un mandat de prélèvement SEPA est un document par lequel un débiteur autorise un créancier à prélever des fonds directement sur son compte bancaire. Ce mandat encadre les paiements récurrents entre entreprises tels que : 

• les abonnements à des services ;
• les factures mensuelles ;
• les cotisations.

Ce système repose sur l’espace SEPA (Single Euro Payments Area) mis en place pour harmoniser les paiements en euros dans 36 pays (États membres de l’Union européenne et d’autres pays comme la Norvège, la Suisse ou le Royaume-Uni). 

Son but ? Simplifier et sécuriser les paiements transfrontaliers, en les traitant comme des paiements domestiques.

Le mandat de prélèvement SEPA Core

Le mandat SEPA Core est la forme la plus courante. Il peut être utilisé par des entreprises ou des particuliers disposant d’un compte bancaire dans la zone SEPA. Toutes les banques de l’espace SEPA sont tenues d’accepter ce type de mandat.

Ce mandat permet d’automatiser les encaissements et pour le client, il ouvre un droit au remboursement. En cas de prélèvement autorisé, mais contesté, il est possible de demander un retour des fonds pendant un délai de 8 semaines à compter de la date de débit.

À lire aussi : les 7 signes qui montrent que vous devriez automatiser vos virements et vos prélèvements SEPA

Le mandat de prélèvement SEPA interentreprises

Le mandat SEPA interentreprises, ou B2B, est réservé aux transactions entre professionnels. Il ne peut être utilisé que si la banque du débiteur accepte explicitement ce type de mandat (il implique donc une validation manuelle du mandat lors de sa réception).

Contrairement au mandat Core, le mandat B2B ne prévoit aucun droit au remboursement une fois le prélèvement exécuté. Cette absence de recours est compensée par des contrôles renforcés à l’entrée : la banque vérifie la validité du mandat avant d’autoriser le premier débit.

Ce format présente 2 avantages : 

• le traitement est plus rapide (il n’y a pas de délai de contestation)
• le risque de rejet est plus faible.

Le mandat de prélèvement SEPA repose sur une relation tripartite : le créancier (l’entreprise qui encaisse), le débiteur (le client ou partenaire qui paie) et leurs banques respectives. C’est le créancier qui initie la demande de mandat. Puis, il collecte l’autorisation de prélèvement et envoie l’ordre à sa banque, qui le transmet à la banque du client.

Signature et conservation du mandat SEPA

Avant d’effectuer une opération, le mandat doit être signé par la personne concernée par le paiement. Il peut l’être sous format papier ou électronique. 

Une fois signé, ce mandat n’est pas transmis à la banque, mais il est conservé par la société émettrice du prélèvement. Cette entreprise est alors responsable de son archivage pendant toute la durée d’utilisation du mandat (et jusqu’à 14 mois après le dernier prélèvement).

Transmission et validation du prélèvement

Chaque mandat est associé à une référence unique de mandat (RUM). C’est cette RUM qui permet d’identifier le mandat et de rattacher les opérations à l’autorisation donnée.

Avant d’effectuer le premier prélèvement, l’entreprise émettrice du prélèvement doit envoyer une pré-notification à son client. Ce document va l’informer de la date et du montant du prélèvement à venir. Elle doit être envoyée au moins 14 jours à l’avance.

Exécution du prélèvement et du traitement bancaire

Une fois la pré-notification envoyée, le fournisseur peut émettre le prélèvement via sa banque. L’opération est ensuite traitée automatiquement dans le réseau SEPA. En cas d’erreur (mandat invalide, compte clôturé ou fonds insuffisants), la banque du client peut rejeter l’opération.

Une fois le mandat compris, encore faut-il savoir le remplir correctement et l’utiliser dans les règles pour éviter les rejets ou les contestations.

Comment remplir un mandat de prélèvement ?

Pour être valable, un mandat SEPA doit contenir un ensemble d’informations obligatoires. Il doit être rédigé conformément aux exigences du système SEPA et être lisible par toutes les parties concernées, surtout par les établissements bancaires.

Voici les éléments indispensables à renseigner sur le mandat de prélèvement SEPA :

• le nom complet du payeur et du bénéficiaire ;
• l’IBAN et le BIC du compte à débiter ;
• le type de mandat : Core ou B2B ;
• la référence unique du mandat (RUM), générée par l’entreprise bénéficiaire ;
• la date et le lieu de signature ;
• la signature du débiteur (manuscrite ou électronique).

Chaque ligne du formulaire a une utilité. L’entreprise qui encadre le prélèvement doit donc être capable de fournir un modèle à jour. Des erreurs ou des omissions peuvent entraîner le rejet du prélèvement par la banque ou juridiquement contestable.

Comment obtenir et faire signer un mandat SEPA par vos clients ?

Les mandats SEPA ne sont pas fournis par les banques. C’est à l’entreprise qui souhaite encaisser par prélèvement de créer ou de fournir à ses clients un formulaire conforme. Historiquement, cela impliquait souvent l’envoi de formulaires papier ou PDF, contraignant l’entreprise à imprimer, remplir manuellement, puis scanner ou renvoyer le document. Ce processus peut être lourd et générer des délais.

Cependant, les mandats numériques et les signatures électroniques ont révolutionné cette étape. Il est désormais possible de générer et d’envoyer des mandats sous format électronique, que les clients peuvent remplir et signer directement en ligne, depuis leur ordinateur ou leur smartphone. Cela simplifie considérablement la démarche pour le débiteur et réduit le risque d’erreurs ou d’omissions.

L’entreprise bénéficiaire peut mettre le mandat à disposition en ligne (dans un espace client, par exemple) ou l’envoyer par e-mail.

Pour obtenir un modèle de mandat de prélèvement SEPA, votre entreprise peut se tourner vers :

• Son logiciel de facturation ou son ERP, qui intègre souvent des modèles de mandats personnalisables ;
• Sa fédération professionnelle ou son association d’entreprises, qui proposent parfois des modèles standards ;
• Certaines administrations publiques (notamment dans le cadre de subventions, de cotisations ou de paiements réguliers).

Mais au-delà du simple modèle, la gestion de l’envoi et du suivi des mandats est cruciale. De nombreuses entreprises perdent du temps à relancer leurs clients pour obtenir les mandats signés. C’est là que des solutions comme celle de Memo Bank, peuvent faire la différence.

Memo Bank vous accompagne pour simplifier et accélérer cette étape. Nous mettons à disposition de nos clients un modèle de mandat de prélèvement SEPA interentreprises (B2B), conforme aux exigences de la zone SEPA et prêt à l’emploi. Mais surtout, nous allons plus loin en vous permettant d’envoyer des mandats numériques directement à vos clients. Vous gagnez du temps sur l’ensemble du processus :

• Envoi automatisé des mandats numériques à vos clients.
• Simplification de la signature pour vos débiteurs grâce à la signature électronique.
• Relances automatiques par e-mail en cas de mandats non signés, pour un suivi efficace et sans effort de votre part.

Ces fonctionnalités vous permettent non seulement de gagner du temps, mais aussi d’assurer une meilleure conformité et de réduire les frictions dans le processus de collecte des mandats.

Une fois votre mandat rempli et signé, il devient exploitable.

Cela implique pour l’entreprise bénéficiaire :

• L’archivage du mandat dans un espace sécurisé (papier ou numérique) ;
• la vérification que la banque de l’entreprise payeuse accepte bien les mandats B2B, si c’est le format choisi ;
• l’envoi d’une pré-notification avant tout prélèvement, précisant le montant et la date d’exécution ;
• l’utilisation de la référence RUM dans chaque ordre de prélèvement.

Si le mandat devient obsolète (en cas de modification de compte, de changement de contrat ou de cessation de la relation commerciale), il peut être modifié ou révoqué à l’initiative de l’une ou l’autre des parties.

Vous constatez une erreur sur le mandat de prélèvement SEPA ? Le payeur peut alors exercer un droit au remboursement sous certaines conditions. Pour les mandats Core, ce délai est de 8 semaines après le débit. Pour les mandats B2B, aucun remboursement n’est possible une fois le paiement exécuté.

Une fois votre mandat rempli et signé, il devient exploitable.

Cela implique pour l’entreprise bénéficiaire :

• L’archivage du mandat dans un espace sécurisé (papier ou numérique) ;
• la vérification que la banque de l’entreprise payeuse accepte bien les mandats B2B, si c’est le format choisi ;
• l’envoi d’une pré-notification avant tout prélèvement, précisant le montant et la date d’exécution ;
• l’utilisation de la référence RUM dans chaque ordre de prélèvement.

Si le mandat devient obsolète (en cas de modification de compte, de changement de contrat ou de cessation de la relation commerciale), il peut être modifié ou révoqué à l’initiative de l’une ou l’autre des parties.

Vous constatez une erreur sur le mandat de prélèvement SEPA ? Le payeur peut alors exercer un droit au remboursement sous certaines conditions. Pour les mandats Core, ce délai est de 8 semaines après le débit. Pour les mandats B2B, aucun remboursement n’est possible une fois le paiement exécuté.

Les mandats SEPA ne sont pas fournis par les banques. C’est à l’entreprise qui souhaite encaisser par prélèvement de créer ou de fournir un formulaire conforme à ses clients.

Où se procurer un mandat de prélèvement SEPA ?

Le mandat peut être mis à disposition en ligne (dans un espace client, par exemple) ou envoyé par e-mail.

Pour obtenir un modèle de mandat de prélèvement SEPA, votre entreprise peut se tourner vers :

• Son logiciel de facturation ou son ERP, qui intègre souvent des modèles de mandats personnalisables ;
• sa fédération professionnelle ou son association d’entreprises, qui proposent parfois des modèles standards ;
• certaines administrations publiques (notamment dans le cadre de subventions, de cotisations ou de paiements réguliers).

Le mandat de prélèvement SEPA est indispensable pour autoriser un fournisseur à débiter le compte d’un acheteur. Sans ce document, aucun prélèvement ne peut être effectué.

Cependant, il n’est pas obligatoire d’utiliser le prélèvement SEPA pour toutes vos transactions. D’autres moyens de paiement, comme le virement ou le paiement par carte, peuvent être utilisés selon les besoins.

Il est important de noter que le mandat SEPA reste valide tant qu’il est utilisé régulièrement. Si aucun prélèvement n’est effectué pendant une période de 36 mois, le mandat devient caduc et un nouveau mandat devra être signé pour reprendre les prélèvements.

Le prélèvement SEPA est un indispensable pour automatiser vos paiements récurrents et faciliter vos relations entre entreprises. Il permet un encaissement régulier, prévisible et surtout sécurisé. Pour mieux gérer votre trésorerie, réduire les retards de paiement et limiter les relances, c’est un outil particulièrement efficace.

Memo Bank accompagne les entreprises qui veulent gagner du temps sur la gestion de leurs paiements et de leurs prélèvements SEPA. Vous prélevez vos clients B2B et recevez les fonds 48 h après l’échéance. Vous déclenchez les paiements depuis votre outil, suivez chaque statut en temps réel et réconciliez automatiquement vos écritures.

Qu’est-ce qu’un mandat de prélèvement SEPA ?

Un mandat de prélèvement SEPA est un document par lequel un client (le débiteur) autorise un fournisseur (le créancier) à prélever des fonds directement sur son compte bancaire. Il est indispensable pour effectuer des paiements récurrents dans la zone SEPA, comme des abonnements, des factures ou des cotisations.

Quelle est la différence entre un mandat SEPA Core et un mandat SEPA B2B ?

Le mandat SEPA Core peut être utilisé par des particuliers ou des entreprises, avec un droit au remboursement sous 8 semaines. Le mandat SEPA B2B (interentreprises) est réservé aux paiements entre professionnels. Il est plus rapide, mais ne permet aucun remboursement une fois le prélèvement exécuté. Il nécessite aussi une validation préalable par la banque du débiteur.

Est-ce qu’un mandat SEPA est obligatoire ?

Le mandat SEPA est indispensable pour autoriser un prélèvement bancaire. Sans ce document signé, aucun prélèvement ne peut être effectué légalement. Toutefois, il n’est pas obligatoire d’utiliser ce mode de paiement : d’autres solutions comme le virement ou le paiement par carte restent possibles.

Combien de temps un mandat SEPA reste-t-il valable ?

Un mandat SEPA reste valide tant qu’il est utilisé régulièrement. En l’absence de prélèvement pendant plus de 36 mois, il devient caduc. Un nouveau mandat devra alors être signé si la relation commerciale reprend.

Peut-on signer un mandat de prélèvement SEPA en ligne ?

Oui. La signature électronique est aujourd’hui largement acceptée pour les mandats SEPA, à condition qu’elle respecte les critères de validité juridique. Cela permet de simplifier la collecte et d’accélérer le traitement des autorisations.

Que faire en cas d’erreur ou de litige sur un mandat SEPA ?

Si un prélèvement a été effectué à tort, le débiteur peut demander un remboursement. Pour un mandat Core, il dispose de 8 semaines. Pour un mandat B2B, aucun recours n’est possible après exécution. Il est donc crucial de bien vérifier les informations avant validation.