Des IBAN virtuels pour faciliter vos rapprochements comptables

Mettre un encaissement en face de chaque facture émise peut vite s’avérer délicat, surtout si votre comptable doit composer avec un nombre élevé de factures, ou des paiements difficiles à identifier.

Dans le meilleur des cas, quand vos clients libellent correctement leurs paiements, quand ils indiquent clairement la référence de votre facture au moment de faire leur virement, la tâche de votre comptable est aisée. Il lui suffit alors de prendre la référence du paiement pour retrouver la facture qui correspond au paiement. Mais dans tous les autres cas, quand vos clients se trompent de libellé, ou quand ils n’ajoutent pas de référence à leur virement, le travail de votre comptable se complique. Le rapprochement demande alors attention et minutie, deux choses qui en font un travail de fourmi.

Trop de paiements pour un seul IBAN

Si le rapprochement comptable est compliqué, c’est parce que tous vos encaissements arrivent généralement sur le même compte courant. Et pour cause : tous les clients à qui vous transmettez une facture utilisent le même IBAN (le vôtre) pour vous verser votre dû. Quand vos encaissements empruntent tous la même porte d’entrée, quand ils arrivent tous sur le même IBAN, vous n’avez alors pas d’autre choix que de les trier après les avoir reçus, après coup, a posteriori. Mais pourquoi vos encaissements devraient-ils tous arriver sur le même IBAN ? Après tout, rien ne vous y oblige.

Posons maintenant le problème à l’envers. Raisonnons à rebours. Que se passerait-il si vous pouviez identifier un paiement avant de l’encaisser, avant même qu’il n’arrive sur votre compte ? Que se passerait-il si, au lieu de recevoir tous vos virements entrants à la même adresse, vous aviez autant d’adresses que vous avez de clients ? Il se passerait la chose suivante : votre comptable serait peut-être un peu moins en difficulté, car vos opérations seraient alors très faciles à identifier. Votre comptable va pouvoir souffler, car les IBAN virtuels permettent justement d’identifier de manière fiable et automatique les transactions qui arrivent sur vos comptes.

Un seul IBAN ne suffit pas

Avec les IBAN virtuels que nous venons de sortir, vous pouvez désormais transmettre un IBAN unique à chacun de vos clients, dès aujourd’hui. Rien ne change pour vos clients : ils reçoivent toujours une facture sur laquelle figure un IBAN. Mais tout change pour vous, car vous allez désormais pouvoir trier vos encaissements en fonction de leur IBAN de destination, ce qui revient à les trier en fonction de leur provenance, selon le client qui en est à l’origine.

C’est comme si vous disiez à vos clients : « Payez-moi sur cet IBAN que j’ai créé spécialement pour vous dans le but d’identifier facilement votre paiement sur mon historique… ». En créant des IBAN virtuels, vous cesserez de recevoir des paiements indifférenciés sur un IBAN unique, et vous commencerez à recevoir des paiements identifiés sur des IBAN multiples, préalablement transmis à chacun de vos clients.

Vos encaissements arriveront toujours sur votre compte, bien sûr, exactement comme avant, mais vos paiements deviendront bien plus faciles à distinguer. Voyez ça comme un alias d’adresse e-mail, mais pour vos coordonnées bancaires. Vos comptes courants conservent un identifiant unique, comme avant, et chaque IBAN virtuel que vous créez ne fait que rediriger vers le compte courant auquel il se rattache, exactement comme un alias.

Dans le détail, avec les IBAN virtuels, vous pouvez :

• créer des IBAN alternatifs pour chacun de vos comptes courants ;
• transmettre un IBAN unique à chacun de vos clients (PDF) ;
• choisir l’IBAN qui apparaîtra sur vos virements sortants.

Chaque IBAN virtuel possède :

• un numéro spécifique qui le rend unique ;
• un nom d’usage qui lui est propre et que vous définissez ;
• un compte courant de rattachement (que vous pouvez modifier).

Avec les IBAN virtuels :

1. Vous gagnez du temps sur vos rapprochements comptables ;
2. Vous limitez l’exposition de vos coordonnées bancaires.

Rapprochements comptables simplifiés (1)

Revenons à votre comptable. Avec les IBAN virtuels, le rapprochement comptable ne relève plus de la corvée, mais de la formalité. En transmettant un IBAN unique à tous vos clients, vous saurez à quel IBAN se rattache chacun de vos encaissements. C’est aussi simple que ça. Par exemple, si vous créez un IBAN virtuel que vous appelez « Client Pivert », et que vous le transmettez (au format PDF) à votre client « Pivert », alors tous les paiements que vous fera ce client vous parviendront au travers de votre IBAN « Client Pivert », ce qui vous permettra de les distinguer facilement de vos autres paiements. Finies les enquêtes internes pour savoir d’où sort tel ou tel paiement. De cette manière, même si Pivert libelle mal l’un de ses paiements, vous saurez que le paiement en question vient bien de chez Pivert. Pas d’erreur possible de votre côté, même si votre client fait une erreur de son côté.

Envie de voir tous les paiements que vous a fait la société Pivert ? Rien de plus simple. Utilisez les filtres de recherche de votre espace Memo Bank. Lancez une recherche, sélectionnez l’IBAN « Client Pivert » dans la liste des filtres disponibles, et le tour est joué. Tous les paiements de Pivert apparaissent alors sur votre écran. Un jeu d’enfant. Et si votre client Pivert change de nom pour devenir Verpi (les noms courts sont à la mode), vous pouvez renommer votre IBAN virtuel en « Client Verpi » de votre côté. Inutile de supprimer votre IBAN virtuel pour en créer un nouveau sous un autre nom : changez simplement le nom de votre IBAN virtuel — ce changement n’affectera pas le numéro de votre IBAN. Vous éviterez ainsi d’avoir à contacter votre client Verpi pour lui dire que vous avez changé d’IBAN.

Virements sortants sécurisés (2)

En plus de faciliter vos rapprochements comptables, les IBAN virtuels vous permettent de sécuriser vos virements sortants et vos prélèvements. Pourquoi sécuriser vos opérations sortantes ? Pour des raisons de confidentialité de vos coordonnées bancaires. Quand vous faites un virement sortant, ou quand votre créancier débite votre compte dans le cadre d’un mandat de prélèvement, votre destinataire récupère non seulement son dû (ouf), mais il reçoit aussi votre IBAN — impossible de cacher le numéro du compte d’où proviennent vos fonds. Si vous n’avez qu’un seul et unique IBAN, vous transmettez donc vos coordonnées bancaires à l’intégralité de vos fournisseurs et de vos créanciers. C’est comme si votre IBAN apparaissait dans les pages blanches. Pas terrible en matière de protection de vos données bancaires.

Le hic, c’est que si votre IBAN est utilisé dans une fraude au président (par exemple), vous ne pourrez pas savoir quel fournisseur est en cause. Vous ne saurez pas d’où vient la fuite. Pire, vous devrez sans doute modifier votre IBAN, par mesure de sécurité, ce qui vous contraindra à prévenir tous vos clients, un par un. Imaginez le nombre de courriers à envoyer et la quantité de factures à modifier… Pour limiter votre exposition aux risques de fraude, nous vous conseillons d’utiliser plusieurs IBAN virtuels pour vos virements sortants et vos prélèvements.

Les fonds que vous enverrez à vos fournisseurs atterriront au même endroit qu’avant, sur l’IBAN qu’ils vous ont transmis, mais le numéro de votre IBAN d’expédition changera à chaque fois, lui. Par exemple, si vous faites un virement à Verpi (anciennement Pivert), vous pouvez transmettre à Verpi les coordonnés de votre IBAN « Client Verpi », ce qui vous évite de dévoiler votre IBAN principal. Si Verpi subit un piratage, seul votre IBAN « client Verpi » sera alors compromis, pas vos autres IBAN virtuels. Et il en va de même pour vos prélèvements : vos créanciers débiteront toujours votre compte, mais ils ne récupéreront pas votre IBAN principal au passage.

Découvrez nos cas d’usages sur les IBAN virtuels.

Nos IBAN virtuels et nos comptes secondaires sont complémentaires. Par exemple, si vous avez créé un compte secondaire pour rassembler tous vos encaissements récurrents, la création d’IBAN virtuels au sein de ce compte secondaire va vous permettre de distinguer facilement les paiements récurrents qui vous parviennent. Pratique, surtout si vous facturez la même somme à tous vos clients et que le montant de vos encaissements ne vous permet pas de les identifier facilement.

Autre exemple, si vous avez ouvert un compte secondaire pour regrouper les paiements issus des ventes que vous faites en ligne, vous pouvez créer des IBAN virtuels dans le but de distinguer les paiements qui vous arrivent par l’intermédiaire de PayPal, de ceux qui vous parviennent par le biais de Stripe ou de MangoPay. À chaque prestataire de paiement son IBAN virtuel, mais un seul et même compte courant pour toutes vos ventes en ligne. Si les comptes courants secondaires vous permettent déjà de classer vos transactions en fonction de leur provenance ou de leur type, les IBAN virtuels devraient vous permettre de mieux distinguer vos opérations, et ce, à l’intérieur même d’un compte secondaire.

Découvrez comment Lunettes Pour Tous utilisent les IBAN virtuels.

Les IBAN virtuels sont aussi conçus pour vous faire gagner du temps dans votre gestion de trésorerie.

Deux exemples.

1. Catégorisation automatique de vos transactions. Vous pouvez assigner automatiquement une catégorie d’opérations (loyers ou salaires par exemple) aux transactions liées à tel ou tel IBAN virtuel. Voyez ça comme les filtres que vous avez peut-être mis en place sur votre boîte de réception d’e-mails. Comment ça marche ? Attribuez simplement une catégorie à votre IBAN virtuel et cette dernière sera automatiquement attribuée à toutes les opérations liées à l’IBAN en question. Plus besoin d’assigner à la main une catégorie à chacune de vos opérations. Votre espace Memo Bank le fait pour vous.
2. Ajout automatique d’un taux de TVA. Assignez un taux de TVA (5,5 % par exemple) à un IBAN virtuel et ce dernier sera automatiquement appliqué (à titre de référence) à toutes les opérations liées à votre IBAN. De quoi vous faire gagner du temps dans la préparation de votre compatibilité, en vous épargnant des vérifications interminables. Vous configurez votre IBAN virtuel une seule fois et votre taux de TVA est ajouté à vos transactions à chaque fois, automatiquement. Pas d’oubli possible, pas de problème.

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