Comment encaisser vos factures rapidement et sereinement, tout en réduisant vos frais ?

Si votre entreprise est créancière, le prélèvement SEPA vous permet de mieux contrôler la réception des paiements qui vous sont dus. Pour vos clients, le prélèvement SEPA est un moyen de paiement avantageux, car il réduit considérablement les efforts nécessaires, notamment pour les paiements récurrents. Au lieu de demander à vos clients d’envoyer des virements unitaires, ou récurrents, ou d’effectuer des paiements réguliers, mais non programmés, par carte, vous pouvez déterminer, en accord avec eux, les dates de prélèvement SEPA où les comptes bancaires seront débités directement à la source. Cela vous permet également de maîtriser votre trésorerie et de gérer vos fonds de roulement grâce à des flux entrants réguliers.

Les prélèvements récurrents SEPA peuvent par ailleurs être une option de paiement plus fiable que les paiements récurrents par carte. En effet, les cartes peuvent expirer, se perdre ou être annulées par vos clients, tandis que les probabilités de voir le compte courant de vos clients clôturé soudainement demeurent plus faibles. Cependant, les deux modèles de paiements récurrents peuvent être proposés à vos clients en fonction de vos activités principales et secondaires, de votre modèle de distribution et des attentes de votre clientèle. Par exemple, les gros acteurs du secteur de l’énergie ou des télécommunications offrent le choix à leurs clients d’être prélevés de manière récurrente par SEPA ou par carte.

Si, en alternative ou en complément du prélèvement SEPA, les solutions d’encaissement (en ligne) récurrent par carte vous intéressent, les banques traditionnelles et les établissements financiers non bancaires proposent des gammes très riches de solutions dites de monétique acquéreur. Il existe deux familles de services : 

• Encaissement en ligne, par liens de paiement électronique ou SMS
• Encaissement en ligne, par site internet 

Si vous vous tournez vers les banques traditionnelles, vérifiez si la banque est acquéreur direct ou si elle délègue la gestion de sa monétique à une autre banque. Cette délégation peut influencer les coûts et la qualité du service. Bien que les solutions de monétique soient généralement plus rapides d’accès et d’utilisation chez les acteurs financiers non bancaires, le niveau d’assurances et de protection en cas de fraude est en général plus intéressant si vous travaillez avec une banque traditionnelle. 

Revenons aux encaissements par prélèvement SEPA. Ces derniers peuvent être automatisés, sans contrainte de volumétrie, et programmés à n’importe quelle échéance : quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, etc., ce qui réduit considérablement les tâches administratives pour votre entreprise. Certains acteurs proposent d’automatiser l’encaissement par prélèvement SEPA via une API bancaire, ce qui maximise le niveau d’automatisation.

Vérifiez auprès de vos partenaires bancaires ou financiers la flexibilité offerte en matière de planification des prélèvements, les volumes autorisés et l’accès aux API que vous pouvez intégrer dans vos propres outils (ERP, TMS, back-office, etc.).

Pour les entreprises, accepter les paiements par carte offre une certaine flexibilité au client, mais les frais d’encaissement peuvent être élevés. Les frais d’interchange répercutés sur l’entreprise, peuvent atteindre 1,5 % selon le type de paiement par carte. À ces frais s’ajoutent le coût du risque et les marges que les prestataires financiers (banques, établissements de paiement, etc.) vont rajouter. En revanche, les paiements par prélèvement SEPA n’impliquent aucun réseau de cartes et se font directement de banque à banque. Ainsi, le prélèvement SEPA peut considérablement réduire les coûts de recouvrement des paiements. Bien sûr, tout dépend de la politique de facturation de votre fournisseur, qui peut vous proposer une tarification basée par exemple sur :

• Un abonnement fixe et mensuel, indépendant du montant des transactions
• La volumétrie des prélèvements : une commission est facturée à chaque prélèvement
• Les montants encaissés : une commission est facturée en fonction des montants prélevés
  

Il est toujours difficile de prévoir le volume et les montants de prélèvements que vous allez facturer. Mais, afin de minimiser vos coûts, certains facteurs peuvent être plus facilement identifiés. Prévoyez-vous de prélever :

• Des montants unitaires élevés sur une volumétrie réduite de clients ? 
• Des montants unitaires faibles sur une volumétrie élevée de clients ? 
• Des montants unitaires élevés sur une volumétrie élevée de clients ?  
• Des clients domiciliés en France ou en zone européenne ? 
• De manière mensuelle, trimestrielle, etc. ?

Par ailleurs, prévoyez-vous de modifier les montants de prélèvements (pour le même service) dans le temps ? 

Notez également que, lorsqu’un prélèvement échoue (fonds insuffisants, compte clôturé, etc.), l’établissement bancaire ou financier peut vous facturer des frais de retour ou des frais de gestion des incidents.

En plus du prélèvement SEPA, plusieurs solutions permettent d’encaisser des fonds pour votre clientèle non domiciliée en France : 

• encaissements par carte domestique ou internationale 
• virements SEPA standard ou instantané
• virements internationaux via Swift 

Proposer le prélèvement SEPA, c’est offrir à vos clients plus d’options de paiement. Cela peut être particulièrement avantageux si votre entreprise opère dans plusieurs pays de la zone SEPA, car certains pays ont une pénétration de cartes plus faible que d’autres. Le prélèvement SEPA est également avantageux parce qu’il fonctionne pour les schémas commerciaux B2B et B2C. Il existe  des différences importantes entre ces deux schémas, que nous vous présentons ci-dessous :

Schémas SEPA Direct Debit B2B vs Core 

Les délais d’encaissement des prélèvements SEPA varient en fonction du prestataire que vous avez choisi (banques ou autre établissement financier non bancaire). L’avantage à passer avec une banque est que les fonds encaissés sont directement crédités sur un compte courant. 

• Les délais d’encaissement peuvent aller de 24 heures à une dizaine de jours, voire plus
• À ces délais, s’ajoutent ceux liés aux transferts de trésorerie que vous pourriez devoir effectuer vers votre compte courant principal

Certaines entreprises peuvent s’autoriser des cycles de facturation plus longs, car leur trésorerie n’est pas sous tension. Dans ce cas, les délais d’encaissements SEPA très courts ne sont pas indispensables.

Vérifiez auprès de vos prestataires financiers les délais d’encaissement précis et renseignez-vous sur d’éventuels coûts supplémentaires associés à la rapidité des encaissements. 

En cas d’échec de récupération des créances, plusieurs solutions s’offrent à vous. Les services de relance de paiement en échec permettent de réitérer l’envoi de vos demandes de prélèvement, augmentant ainsi vos chances de recouvrement. Certains prestataires financiers offrent des services de relance intelligente, qui optimisent les jours de relance en fonction des périodes où les probabilités de succès sont les plus élevées. Vérifiez auprès de vos prestataires si ces services sont disponibles, ainsi que le nombre de relances inclus et les frais associés.

Connaître la cause du rejet d’un prélèvement (R-transactions) peut également vous aider à améliorer le recouvrement de vos créances. Assurez-vous que vos prestataires financiers vous permettent d’accéder à ces informations et renseignez-vous sur les coûts éventuels. 

Certains prestataires vous proposent des outils de détection de payeurs frauduleux ou risqués, ce qui vous permet d’anticiper et de remédier suffisamment tôt aux risques financiers.

Enfin, et au-delà du prélèvement SEPA, plusieurs solutions existent pour recouvrer vos créances, telles que l’affacturage ou le financement de la dette. Nous détaillons ces techniques dans notre article sur l’optimisation des liquidités d’entreprise.

Les délais de mise en place d’une solution d’encaissement par prélèvement varient en fonction du prestataire choisi (banque ou établissement financier). Si vous optez pour une solution bancaire, vous devrez d’abord discuter avec votre banquier de la fréquence et des montants des encaissements, et fournir des informations sur votre entreprise, votre clientèle, et vos performances financières. Cette phase exploratoire peut durer quelques jours.

Vous devrez également préparer les informations nécessaires pour le prélèvement des fonds auprès de vos clients. Pour débiter le compte d’un client, votre entreprise (le créancier) et vos clients (les débiteurs) doivent signer un mandat, qui doit inclure les informations spécifiques suivantes :

• Le nom de l’entreprise du créancier
• L’identifiant créditeur SEPA (ICS) du créancier
• L’adresse complète du créancier
• La référence Unique du Mandat (RUM)
• Le type de mandat (CORE ou B2B)
• Le type de débit (récurrent ou ponctuel)
• Le nom du débiteur
• L’IBAN du débiteur
• La signature du débiteur
• La date de signature du débiteur

Le prestataire que vous choisissez pour effectuer les encaissements par prélèvement SEPA proposera généralement une solution pour créer et signer les mandats avec vos clients. Le niveau de modernité de la gestion des mandats peut varier. Cela peut aller d’un mandat papier que vous envoyez aux clients pour signature, à un mandat numérique avec signature électronique. Vérifiez bien le niveau de modernité offert, les coûts associés et la facilité d’accès.

La solution choisie doit par ailleurs vous fournir un Identifiant Créditeur SEPA (ICS) pour effectuer les encaissements. Si vous optez pour une solution bancaire, la banque peut vous aider à obtenir votre propre ICS. Les délais d’obtention de l’ICS varient selon la banque.

Si vous choisissez une solution fournie par un acteur non bancaire, elle peut vous fournir un ICS alternatif, qui ne sera pas le vôtre, mais vous permettra d’effectuer des prélèvements clients en votre nom.

Si vous souhaitez personnaliser l’expérience avec vos clients, certains prestataires vous proposent des outils marketing intégrés pour vos prélèvements SEPA : mandats personnalisés avec votre logo et vos couleurs, pages de paiement personnalisées, etc.

Memo Bank accompagne votre entreprise dans le prélèvement de vos clients de manière rapide, sécurisée, sans frais excessifs ni imprévisibles. Notre solution d’encaissement par prélèvement SEPA est intégrée à notre plateforme bancaire et vous permet de :

• Récupérer vos créances, directement sur votre compte courant, en 24 à 48 heures
• Programmer vos encaissements unitaires ou groupées en toute autonomie 
• Automatiser la gestion de la signature des mandats
• Relancer les paiements en échec 
• Connaître le motif de rejet (R-transactions) d’un prélèvement
• Gérer vos prélèvements via notre API Premium ou depuis votre plateforme Memo Bank

Grâce à notre solution, des entreprises telles que Comet ou SideCare ont réussi à réduire leurs délais d’encaissement ou d’automatiser des processus complexes de flux de facturation.

Si vous souhaitez échanger sur vos besoins en matière de prélèvements, n’hésitez pas à prendre RDV avec l’un de nos chargés d’affaires.