Les 7 différences entre les cartes Memo Bank et les cartes des banques traditionnelles

Pour paraphraser George Orwell, nous pourrions dire que toutes les cartes bancaires sont similaires, mais certaines sont moins similaires que d’autres. Bien sûr, la plupart des cartes présentent des points communs : elles sont rectangulaires, elles portent des numéros, elles permettent de payer… Toutes les cartes ressemblent à des cartes et elles sont toutes acceptées dans les machines à cartes. C’est entendu. Mais après ? Au quotidien, dans la vie de tous les jours, est-ce que certaines cartes se distinguent des autres ?

La réponse est oui : certaines cartes se différencient des autres par de petits détails. Des détails qui, une fois mis bout à bout, font qu’un utilisateur n’aura pas la même expérience avec telle ou telle carte, et par conséquent, avec telle ou telle banque. Comme les cartes Memo Bank ne sont pas des cartes ordinaires, nous avons fait la liste des petits détails qui distinguent nos cartes des cartes proposées par les banques traditionnelles. Il ne s’agit pas de différences qui sautent aux yeux, mais il s’agit de subtilités techniques qui peuvent faire la différence dans le quotidien des dirigeants et de leurs équipes.

(1) Les cartes Memo Bank virtuelles sont indépendantes des cartes physiques

En plus de leurs cartes physiques (en plastique), certaines banques proposent des cartes virtuelles. Les cartes virtuelles se comportent exactement comme les cartes en plastique, à cette exception près qu’elles ne sont pas en plastique, puisqu’elles n’ont pas d’existence matérielle. Les cartes virtuelles ont certes un numéro, une date d’expiration, un titulaire, et un code à trois chiffres, mais contrairement aux cartes physiques, elles n’arrivent pas par la Poste. Elles n’existent qu’en ligne, sous forme électronique, dématérialisée, ce qui vous permet d’en créer à n’importe quelle heure du jour et de la nuit, sans devoir attendre le passage du facteur pour les utiliser.

Les cartes virtuelles ont la réputation d’être plus sécurisées que les cartes physiques, car elles sont faciles à créer et à supprimer, ce qui vous permet d’utiliser une carte virtuelle différente à chaque fois que vous payez en ligne. De cette manière, même si l’une de vos cartes virtuelles venait à être compromise, vous n’auriez pas de mal à la détruire et vous disposeriez toujours d’une carte physique par ailleurs. Inversement, si votre carte physique vient à être compromise, et s’il s’agit de votre seul et unique moyen de paiement, alors vous perdez tout en la perdant…

Comme beaucoup de banques, Memo Bank propose à la fois des cartes physiques et des cartes virtuelles. Les deux mon capitaine. La différence entre nos cartes virtuelles et celles proposées par les banques traditionnelles tient au fait que nos cartes virtuelles ne sont pas liées à des cartes physiques. Elles sont indépendantes. Une carte virtuelle Memo Bank n’est pas le duplicata numérique d’une carte Memo Bank en plastique. C’est une carte à part entière.

Quel intérêt ? En utilisant des cartes virtuelles qui ne sont pas liées à vos cartes physiques, vous pouvez :

• Utiliser vos cartes virtuelles avant d’avoir reçu vos cartes physiques, ce qui n’est pas toujours le cas dans les banques qui lient les cartes virtuelles aux cartes plastiques. Vous êtes donc opérationnel plus vite.
• Fixer des plafonds de paiement différents pour vos cartes virtuelles et vos cartes physiques, ce qui n’est pas toujours possible dans les banques qui traitent les cartes virtuelles comme des cartes physiques alternatives. Vous avez donc plus de flexibilité.
• Ne pas utiliser de carte physique du tout — si vous ne faites que des achats en ligne, par exemple. Dans les banques qui n’accordent des cartes virtuelles qu’aux clients qui utilisent (et payent) des cartes physiques, une telle séparation n’est pas possible. Vous avez donc plus de choix.

(2) Les cartes Memo Bank permettent un suivi en temps réel des dépenses

Les cartes qui permettent d’acheter sans payer n’existent pas. C’est dommage, mais c’est ainsi. Il n’y a pas de cartes magiques. Quelle que soit la banque utilisée, tous les achats réalisés avec une carte bancaire finissent tôt ou tard par débiter le compte lié à la carte. Et dans les banques traditionnelles, le débit intervient plus tard que plus tôt — parfois plusieurs jours après le passage en caisse. Il n’est pas rare qu’un achat effectué le lundi ne soit visible sur le compte courant que le mercredi ou le jeudi qui suit. Pour les entreprises qui ont suffisamment de trésorerie, ce décalage temporel n’est pas problématique. Mais pour les dirigeants qui suivent leur budget de près, connaître en temps réel la position de tel ou tel compte est un besoin essentiel.

Sur ce point, les cartes Memo Bank se distinguent des cartes traditionnelles, puisque les achats réalisés avec une carte Memo Bank apparaissent instantanément sur le compte lié à la carte utilisée au moment du paiement. Inutile d’attendre deux ou trois jours pour voir vos achats sur votre espace Memo Bank : vos dépenses sont visibles dès votre passage en caisse. Fini le brouillard. Bonjour la clarté. Les dirigeants et les directeurs financiers qui aiment savoir précisément où ils en sont apprécieront cette forme d’instantanéité.

Est-ce à dire que les cartes Memo Bank sont des cartes à débit immédiat, comme la plupart des cartes qui permettent un suivi des dépenses en temps réel ? La réponse est non. Sur ce point aussi, nos cartes sont différentes des cartes ordinaires, puisque ce sont des cartes à débit différé (30 jours), qui peuvent être liées à une ligne de découvert (jusqu’à 500 000 €). Tous les achats réalisés avec une carte Memo Bank à débit différé ne vous sont débités que le premier jour du mois suivant. Voyez ça comme l’alliance du débit différé (qui préserve votre trésorerie) et de l’instantanéité (qui vous épargne de mauvaises surprises).

En résumé, avec les cartes Memo Bank, vous pouvez donc :

• Suivre vos dépenses par carte en temps réel sur votre compte courant, sans attendre deux ou trois jours pour les voir apparaître sur votre relevé de compte.
• Connaître en temps réel la position de tous les comptes courants de toutes vos équipes, sans faire de calculs byzantins pour prendre en compte les dépenses qui n’apparaissent pas encore sur vos relevés.
• Faire des achats au jour le jour, les suivre minute après minute, mais ne les payer que le premier jour du mois suivant — grâce au débit différé.

(3) Les cartes Memo Bank sont intégrées aux comptes Memo Bank

Nous ne pensions pas sortir du lot sur ce troisième point, mais nous nous sommes rendus compte que certaines banques avaient la fâcheuse tendance de contraindre leurs clients à gérer leurs cartes sur un site à part, distinct du site principal de la banque. Faute d’avoir des systèmes informatiques capables de se parler facilement, les banques traditionnelles en sont parfois réduites à séparer la gestion des cartes du suivi des dépenses réalisées avec les cartes en question.

Les dirigeants pris dans ce système dual, morcelé, doivent alors devenir ambidextres pour gérer leurs relevés d’une main et leurs cartes de l’autre. Ils doivent aussi créer deux comptes différents, sur deux sites différents, avec deux mots de passe différents — idéalement, du moins.

Comme le fonctionnement dual ne nous semblait pas très arrangeant pour nos clients, nous avons opté pour un fonctionnement intégré. Pour le dire simplement : les cartes Memo Bank fonctionnent main dans la main avec les comptes Memo Bank. Le site Memo Bank vous permet à la fois de suivre vos dépenses par carte et de gérer vos cartes bancaires. Vous passez ainsi moins de temps à basculer d’un site à un autre et plus de temps à gérer vos comptes.

(4) Les cartes Memo Bank sont proposées en illimité (sans surcoût)

Si vous optez pour notre abonnement illimité, vous pourrez créer un nombre illimité de cartes, qu’elles soient virtuelles ou physiques. Quand on sait qu’une carte affaires physique coûte en moyenne 56 € par an dans une banque traditionnelle, en plus des sempiternels frais de tenue de compte, il suffit de faire quelques multiplications pour voir que les cartes Memo Bank peuvent vite revenir moins cher à l’usage.

Bien sûr, les banques traditionnelles ne vous diront jamais que leurs cartes coûtent cher. Elles afficheront des tarifs fixes relativement bas, et elles se garderont bien de vous dire que le tarif en apparence modeste qu’elles vous proposent vous sera en fait facturé… à chaque fois que vous commanderez une carte supplémentaire. Pour peu que vous ayez besoin de plusieurs dizaines de cartes, vous devrez alors multiplier le tarif « accessible » de votre banque par le nombre de cartes que vous utilisez. Voilà qui peut vite chiffrer.

Avec l’abonnement illimité de Memo Bank, vous ne payez pas plus cher si vous utilisez plus de cartes que la moyenne. Vous y gagnez même, car les frais que vous payez restent alors stables, plats, ils n’augmentent pas à mesure que vous distribuez des cartes à vos employés. Ce genre d’abonnement « illimité », tout compris, existe certes dans la téléphonie et dans l’internet, mais il n’avait pas d’équivalent dans la banque jusque-là, et encore moins dans les cartes affaires. Voilà une petite différence qui peut faire une grosse différence sur vos frais bancaires.

(5) Les cartes Memo Bank peuvent être liées à des comptes différents

Votre banque vous met sans doute à dispositions plusieurs cartes, mais combien de comptes courant différents vous propose-t-elle ? Si vous êtes dans la moyenne des dirigeants, vous disposez probablement d’un seul et unique compte courant dans votre banque principale. Et pour cause, les banques traditionnelles proposent rarement à leurs clients de créer des comptes courants secondaires. Trop compliqué, trop lourd, trop lent. Elles préfèrent ne pas en parler à leurs clients.

Chez Memo Bank, vous pouvez créer jusqu’à 20 comptes courants différents, sans surcoût — dans le cadre d’un abonnement illimité. Quel rapport avec les cartes de paiement ? C’est simple, dans la mesure où les cartes Memo Bank peuvent être liées à des comptes courants secondaires, vous pouvez très bien créer un compte courant pour votre équipe marketing, attribuer des cartes aux membres de votre équipe marketing, et faire en sorte que les achats par carte de votre équipe marketing débitent le compte… de votre équipe marketing. De cette manière, les dépenses de vos différentes équipes restent bien compartimentées, et personne ne se marche sur les pieds.

(6) Les cartes Memo Bank sont faciles à suivre

Résumons : les cartes Memo Bank vous donnent droit à 30 jours de débit différé, vous pouvez en créer un grand nombre, et vous pouvez les lier à des comptes courants différents. Dans ces conditions, vous pourriez rapidement perdre pied, et ne plus savoir qui dépense quoi, où, et avec quelle carte. Pour cette raison, nous avons créé un onglet « Toutes les opérations », qui, comme son nom le laisse deviner, vous permet de suivre toutes les opérations réalisées avec toutes les cartes Memo Bank de tous vos collaborateurs.

Voyez ça comme une vue agrégée, centralisée, de toutes vos dépenses par carte. Cette vue est mise à jour en temps réel, bien que les dépenses affichées sur l’onglet « Toutes les opérations » ne vous soient débitées que le premier jour du mois suivant — débit différé oblige. De votre côté, vous pouvez donc créer beaucoup de cartes, donner beaucoup d’autonomie à vos collaborateurs dans leurs dépenses, sans perdre de vue ce qui se passe sur vos comptes pour autant.

(7) Les cartes Memo Bank acceptent les pièces jointes

Toutes les opérations qui apparaissent sur votre historique Memo Bank peuvent être complétées par un justificatif. Vous pouvez par exemple ajouter une facture à tel prélèvement, ou un justificatif de paiement à tel virement. Les dépenses par carte ne font pas exception à cette règle. Tous les achats réalisés avec une carte Memo Bank peuvent recevoir une pièce jointe, qu’il s’agisse d’une capture d’écran ou d’un PDF.

Comme les achats effectués avec des cartes Memo Bank apparaissent en temps réel sur votre espace Memo Bank, vos collaborateurs peuvent ajouter un justificatif à leur transaction dès que leur paiement est terminé. Et comme les oublis existent, vous pouvez aussi mettre en place des e-mails de rappel automatiques qui relancent vos employés une fois par semaine en cas de justificatifs manquants.

Pour vous aider à isoler rapidement les opérations qui ont déjà fait l’objet d’un justificatif, nous affichons même une petite icône en forme de trombone dans votre historique. De cette manière, vous pouvez repérer en un coup d’œil les achats par carte qui n’ont pas encore été complétés par un justificatif d’achat.

(BONUS) Choisissez où et quand vos collaborateurs peuvent utiliser leurs cartes Memo Bank

Quand vous assignez une carte Memo Bank à un collaborateur, vous pouvez fixer un plafond de dépense pour la carte en question. Mais vous avez aussi la possibilité de choisir où et quand votre carte pourra être utilisée. Par exemple, si vos collaborateurs ne sont pas censés utiliser leurs cartes le week-end, vous pouvez faire en sorte que vos cartes Memo Bank soient inutilisables le samedi et le dimanche.

Même chose pour les catégories de dépenses : si vous encouragez vos collaborateurs à se déplacer en train, vous pouvez autoriser l’achat de billets de train, tout en bloquant les pleins d’essence. Et comme vous pouvez fixer des règles différentes pour chacune des cartes que vous créez, des réglages au cas par cas restent bien entendu possibles. Libre à vous d’autoriser vos commerciaux à utiliser leur carte au restaurant, mais pas vos ingénieurs par exemple — ou inversement. Tout est possible et tout peut être modifié en cours de route si vous changez d’avis une fois vos cartes créées.

Au total, bien que les cartes Memo Bank ressemblent comme deux gouttes d’eau à toutes les cartes qui existent déjà, elles donnent accès à des petites subtilités techniques qui peuvent conduire à une expérience bancaire bien différente de celle proposée par les banques traditionnelles.