Memo Open

Memo Bank est la nouvelle banque indépendante pour les PME. Vous lisez Memo Open, la rubrique dans laquelle nous expliquons comment Memo Bank conçoit et construit Memo Bank au quotidien.

Écrit par Cécile Andrieu

Publié le

Comment nous intégrons nos nouvelles recrues

Memo Bank est une entreprise "Remote First", ce qui veut dire que l’ensemble de notre équipe peut travailler d’où elle le souhaite, en France ou en Europe — bien que nous ayons des bureaux à Paris. Le télétravail par défaut amène de nombreux défis en matière de culture d’entreprise et d’organisation du travail.

Aujourd’hui, nous vous proposons d’aborder un de ces défis culturels et organisationnels : l’intégration de nos nouvelles recrues (ou onboarding). Réussir l’onboarding des nouvelles recrues est un enjeu majeur pour les employeurs, et c’est d’autant plus vrai pour les métiers en forte demande. Un onboarding réussi, bien conçu, permet aux nouvelles recrues de s’intégrer en douceur dans leur nouvelle entreprise. Quand il est bien fait, l’onboarding fait office de trait d’union entre le recrutement et la prise de poste pleine et entière.

Chez Memo Bank, nous avons conçu un parcours d’intégration qui mêle apprentissage à distance et moments de convivialité au bureau. Nous le résumons ici, bonne lecture !

Avant l’arrivée

Quand commence l’intégration d’une nouvelle recrue ? Est-ce qu’on peut considérer que l’intégration commence dès le premier contact avec notre équipe de recrutement ? Est-ce que c’est la signature du contrat de travail qui marque le début de l’intégration d’une nouvelle personne ? Est-ce que tout commence lors du premier jour passé dans l’entreprise ? Parce qu’il faut bien lier le début de l’intégration à un événement particulier, nous allons considérer ici que l’intégration commence à la signature du contrat.

Chez Memo Bank, la signature du contrat de travail se fait généralement quelques jours après l’acceptation de l’offre d’embauche. C’est à partir de ce moment-là que la personne recrutée devient réellement une nouvelle recrue à nos yeux.

Parce que les préavis de départ ne sont pas toujours compressibles à l’infini, parce que certaines personnes profitent d’un changement d’entreprise pour prendre des vacances, il se passe souvent quelques mois entre la signature du contrat de travail et le premier jour d’une nouvelle recrue chez Memo Bank. Nous utilisons ce temps là pour préparer au mieux leur arrivée. Nous commandons leur ordinateur1 et nous préparons leur kit de bienvenue, tout est ainsi prêt à être utilisé.

Entre la signature du contrat de travail et l’arrivée, nous invitons nos nouvelles recrues à tous nos événements d’équipe : MemoDay, séminaires, soirées d’entreprise etc. La participation des (futures) recrues à nos évènements n’est évidemment pas obligatoire, mais elle leur permet néanmoins de faire un premier pas dans l’entreprise et de faire connaissance avec leurs collègues dans un cadre décontracté et convivial.

Quelques jours avant l’arrivée, chaque nouvelle recrue reçoit un e-mail de bienvenue de la part de son parrain ou de sa marraine (buddy chez Memo Bank). Cet e-mail est aussi l’occasion de donner les derniers détails techniques sur l’arrivée : à quelle heure venir pour son premier jour ? Quel va être le programme des premières journées ? Et ainsi de suite.

Buddy quésaco ? Le rôle de buddy mériterait presque un article à part entière. En résumé, la personne qui joue le rôle de buddy auprès d’une nouvelle recrue se comporte comme un guide, une boussole, lors des premiers mois chez Memo Bank. Les buddies sont responsables de la bonne intégration des nouvelles recrues, en les aidant à prendre en main nos outils, notre culture, nos habitudes, nos méthodes de travail… Bref, tout ce qui fait que Memo Bank est Memo Bank. Être buddy c’est être LA personne de confiance à qui poser toutes ses questions, avec qui partager ses doutes et ses succès.

Bien sûr, pour que nos buddies puissent être utiles à nos nouvelles recrues, nous les formons en amont — nous formons les formateurs et formatrices, en gros. Et pour un meilleur brassage des équipes, nous allons systématiquement chercher nos buddies dans des équipes différentes de celles de nos nouvelles recrues. Il n’est par exemple pas rare qu’un banquier soit accompagné par un membre de notre équipe technique à son arrivée chez nous. Chez Memo Bank, il n’y a pas d’équipe qui travaille seule dans son coin. Nous sommes persuadés que les meilleures idées émanent de la collaboration transparente et totale entre toutes les équipes. Pour que cette collaboration soit efficace et utile, nous devons nous comprendre : parler le même langage, adopter les mêmes méthodes de travail, partager les mêmes ambitions. Quoi de mieux pour atteindre cet objectif que de mélanger les équipes dès le début ?

Les premiers jours

Chez Memo Bank, les deux premiers jours dans l’entreprise se passent « en présentiel », au bureau. Nos nouvelles recrues sont accueillies par leur buddy et leur responsable d’équipe. L’équipe de la nouvelle recrue est également présente et un déjeuner d’équipe est organisé.

Chaque vendredi, lors de notre plénière hebdomadaire, les nouvelles recrues de la semaine découvrent l’ensemble des visages de l’entreprise en visioconférence. C’est aussi l’occasion pour l’ensemble de l’équipe d’en savoir plus sur les collègues qui les ont récemment rejoints : quel est leur parcours ? Quel va être leur rôle chez Memo Bank ? Quelles sont leurs passions ? Cela peut paraître impressionnant au début, mais tout se passe évidemment avec beaucoup de bienveillance. Nous sommes toujours enthousiastes à l’idée d’accueillir de nouvelles personnes.

Le ticket d’onboarding

Lors de son premier jour, après un café de bienvenue, chaque nouvelle recrue peut s’installer à un poste de travail et commencer à paramétrer son ordinateur. Après quelques étapes techniques (installer le VPN, Slack, Gmail etc.), la découverte des tickets d’onboarding peut commencer.

Chaque personne a deux tickets : l’onboarding général et l’onboarding propre à chaque métier. Ces deux tickets ont pour objectifs de guider l’intégration dans l’entreprise, étape par étape : quels outils installer, quels articles lire pour bien comprendre le fonctionnement de Memo Bank, quelles ressources consulter pour appréhender l’univers de la banque. Ces tickets se présentent sous la forme de listes de tâches. Le ticket d’onboarding général est composé de 4 chapitres (voir un exemple), ou blocs, qui peuvent être faits dans le désordre. La nouvelle recrue peut s’organiser comme elle le souhaite et suivre son propre rythme. Ces tâches de fond prennent en moyenne un mois et sont faîtes en parallèle de la prise de poste.

Ticket d’onboarding général

🛠️ Chapitre 1 : Installation et configuration. Lors de cette étape, la nouvelle recrue est autonome pour installer tous les outils utilisés chez Memo Bank, sécuriser son ordinateur et ses accès en utilisant notre gestionnaire de mots de passe. C’est aussi l’occasion de s’équiper au mieux pour le télétravail en commandant sur Fleex ce qui pourrait manquer : chaise, bureau, deuxième écran, etc.

🎬 Chapitre 2 : Exploration des outils. Une fois bien installée, la nouvelle recrue peut commencer à prendre en main nos outils — les buddies restant à portée de main, en cas de coup dur, ou de difficulté rencontrée avec tel ou tel outil.

🤓 Chapitre 3 : Lecture et exploration. Une fois que les outils sont bien maîtrisés — ou en bonne voie pour l’être —, notre nouvelle recrue peut s’attaquer à tout un tas de lectures disponibles sur notre wiki interne. Tout est sur notre wiki, nous écrivons tout, tout le temps. Explorer notre wiki, c’est avoir accès à l’ensemble de la connaissance de Memo Bank ainsi qu’à l’historique des décisions qui ont été prises. À travers ce chapitre et à travers les lectures que nous indiquons, nous formons nos nouvelles recrues à l’utilisation de notre base de connaissance. Ces lectures vont également lui permettre de se renseigner sur notre culture, notre raison d’être, nos politiques RH (télétravail, congés, rémunérations, plan de carrière etc), notre vision du management, notre vision produit, notre feuille de route, les actualités de l’entreprises etc.

👥 Chapitre 4 : Feedback. Cette dernière étape est une étape où nous demandons aux nouvelles recrues leurs avis sur leur intégration. Chaque personne répond à 5 questions, dans le cadre d’un « rapport d’étonnement ». Ces rapports sont ensuite lus avec attention par les fondateurs, les RH et les responsables d’équipes. Nous nous en servons pour améliorer notre onboarding en vue des prochaines arrivées. Nous considérons notre culture d’entreprise comme un produit à part entière et, dans une démarche d’amélioration continue, nous en développons des versions successives.

Ticket d’onboarding par métier

En parallèle de l’onboarding général, chaque nouvelle recrue a également un ticket d’onboarding spécifique à son métier. Par définition, le ticket en question varie d’un métier à un autre ; impossible ici de vous résumer chaque ticket, mais ils ont tous vocation à faire découvrir les outils et connaissances propres à chaque fonction. Ils sont tous composés de petites formations assurées par les membres de l’équipe concernée, ou du reste de l’entreprise. L’idée ici est d’assurer à toutes les personnes qui nous rejoignent une prise de poste en douceur et de leur donner toutes les clés pour réussir dans leurs missions.

Les sessions de formations au bureau

Une fois par mois, nous organisons des sessions de formation au bureau où toutes les nouvelles recrues du mois sont conviées. Le programme évolue régulièrement, mais voici ce à quoi il ressemble actuellement (avril 2022).

Le suivi

Lors de l’onboarding nos buddies suivent la progression des nouvelles recrues et s’assurent que tout se déroule pour le mieux. Chaque buddy et chaque nouvelle recrue font régulièrement des points en face-à-face (one-to-one) et des déjeuners, les buddies continuent d’assurer leur rôle de guide aussi longtemps que nécessaire.

Les responsables d’équipes assurent également la bonne intégration des nouvelles recrues. Des one-to-one hebdomadaires sont mis en place dès la première semaine et ce pendant toute leur carrière chez Memo Bank.


Note

1: Nous privilégions la commande d’ordinateurs reconditionnés (via Fleet), comme nous nous y sommes engagés lors de notre premier bilan carbone.

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