Les 7 signes qui montrent que vous devriez automatiser vos virements et vos prélèvements SEPA

Qu’entend-on par automatisation des transactions SEPA ? On entend le remplacement de tâches jusqu’ici manuelles (comme l’importation d’un fichier CSV de virements sur votre application bancaire), par des tâches automatisées : vos virements sont effectués automatiquement, sans intervention de l’un de vos salariés, en fonction d’un évènement que vous avez vous-même configuré.

Comment automatiser des actions de vos applications bancaires ? Grâce aux API bancaires. Les API bancaires fonctionnent comme une courroie de transmission entre vos systèmes internes et votre application bancaire. Elles vous permettent d’interagir avec votre compte bancaire en restant sur votre propre système, et de programmer des actions en fonction d’évènements.

Prenons comme exemple une compagnie d’assurances, qui utiliserait une API de paiement bancaire pour automatiser les remboursements de sinistres à ses clients (remboursements qui sont effectués par virement). Au lieu de programmer les remboursements avec des envois de fichiers CSV sur l’application bancaire, la compagnie d’assurances a configuré une API de virement bancaire qui exécute automatiquement les virements à chaque fois que les remboursements sont acceptés dans son système interne.

Beaucoup d’entreprises peuvent tirer d’immenses bénéfices de l’automatisation de leurs transactions SEPA. C’est pourquoi nous avons listé dans cet article les 7 signes qui montrent que vous pourriez tirer une valeur importante d’une automatisation de vos virements et de vos prélèvements

L’intérêt de l’automatisation de transactions (virements bancaires et prélèvements bancaires) dépend du temps que vous consacrez dans votre entreprise à la préparation de ces transactions. Si vous gérez des milliers de transactions chaque mois, le processus manuel de préparation de ces transactions est chronophage, complexe et source d’erreurs. L’automatisation peut alors être une vraie création de valeur pour votre entreprise.

Voyons comment sont préparés en général les virements aux fournisseurs dans une entreprise qui gère des milliers de transactions par mois, de façon manuelle. Imaginons que cette entreprise utilise un logiciel de gestion des factures, qui sert à référencer les fournisseurs, traiter les factures et suivre les paiements. Chaque facture envoyée par un fournisseur est saisie dans cet outil. Voici comment se déroule le processus de gestion des transactions :

1. À la fin de chaque semaine, l’outil de gestion des fournisseurs génère la liste des virements à effectuer aux fournisseurs la semaine suivante, correspondant aux factures qui seront dues la semaine suivante. L’outil génère un fichier CSV, contenant les noms des destinataires des virements, leurs IBAN, les montants des virements, etc.
2. Un collaborateur du département financier télécharge le fichier CSV que l’outil a généré. Il ne doit pas se tromper de fichier à télécharger, et doit vérifier que les données sont correctes. Le fichier comporte 1 000 lignes, correspondant à 1 000 virements à effectuer.
3. Comme le nombre de virements (ou de lignes du fichier) est supérieur à la limite de virements que peut traiter la banque en une fois (500 virements), le collaborateur doit découper le fichier CSV en deux fichiers CSV, afin qu’il soit accepté par la banque.
4. Le collaborateur se connecte ensuite au site de sa banque. S’il est client d’une banque traditionnelle, cette connexion peut prendre plusieurs minutes, le temps de taper différents codes sur le boîtier externe assurant la sécurité de la connexion.
5. Le collaborateur charge le premier fichier CSV de virements sur l’interface de l’application bancaire de l’entreprise, et lance l’exécution des virements.
6. Le collaborateur charge le second fichier CSV de virements sur l’interface de l’application bancaire de l’entreprise, et lance l’exécution des virements.

Ce processus est long et fastidieux, et chacune de ses étapes est source d’erreurs potentielles.

Si vous gérez de larges volumes de transactions de façon manuelle, le processus décrit ci-dessus prend un temps important à vos équipes. Ce temps a un coût d’opportunité : à la place d’effectuer ces tâches mécaniques et sans grand intérêt, vos équipes pourraient se tourner vers des tâches à plus haute valeur ajoutée.

Essayez d’évaluer ce que vous coûte la gestion manuelle de vos transactions, en comptabilisant le pourcentage de temps de travail consacré dans votre équipe financière à la gestion des transactions.

Les entreprises qui n’ont pas automatisé leurs transactions connaissent deux types d’erreurs, coûteuses à plus d’un titre :

• Des erreurs humaines : à force de charger des fichiers, eux-mêmes découpés en sous-fichiers pour être acceptés par les applications bancaires, vos salariés commettent une erreur. Par exemple, ils contrôlent mal l’exactitude d’un fichier, chargent un fichier deux fois, ou omettent de charger un fichier.
• Des erreurs informatiques ou bancaires : souvent, sur un grand volume de transactions, un certain nombre d’opérations échouent. Les raisons peuvent être variées : l’IBAN du destinataire a changé, le compte à prélever n’est pas suffisamment alimenté, une banque bloque un virement ou un prélèvement parce que le destinataire est l’homonyme d’un individu à risque…

Il est compliqué de suivre ces erreurs lorsque vous gérez de grands volumes de transactions de façon manuelle. Or, les erreurs ont un coût pour votre entreprise :

• un coût financier : vous pourriez accumuler des pénalités de retard en ne vous rendant pas compte que vous n’avez pas payé un fournisseur, ou vous pourriez ne jamais prélever un client ;
• un coût commercial : s’il y a peu de risque que votre client vous en veuille de ne pas l’avoir prélevé, il en ira autrement du fournisseur que vous n’avez pas payé.

L’automatisation vous permet de régler ces deux types d’erreurs. Si votre API est correctement implémentée, l’automatisation élimine d’abord les erreurs humaines : toutes les transactions générées par votre back-office déclencheront les virements ou prélèvements correspondants sur votre application bancaire.

Ensuite, l’automatisation vous permet également d’éliminer les erreurs d’origine informatique ou bancaires — ou plutôt de les « rattraper » plus facilement. Vous pouvez configurer des systèmes de notification (appelés webhooks) pour être alerté à chaque fois qu’une transaction n’a pas été exécutée. Vous pouvez également créer des règles pour spécifier par exemple que si un virement ou un prélèvement prévu à une date donnée n’a pas été exécuté, de réessayer d’exécuter l’opération deux jours plus tard, ou d’effectuer la transaction sur un autre compte.

La gestion manuelle des virements ou des prélèvements implique nécessairement que ces transactions sont exécutées par groupes, à des dates données. Les opérations d’une exécution manuelle sont donc forcément « retardées » par rapport à leur exécution automatique, qui se déclencherait à chaque fois que la règle que vous avez construite dans votre API bancaire est valide.

Prenons l’exemple d’une entreprise de e-commerce, qui fonctionne selon un modèle d’affaires de dropshipping, c’est-à-dire sans stock. L’entreprise propose sur son site une grande variété de produits, envoyés par une aussi grande variété de fournisseurs. À chaque fois qu’un client commande un produit sur le site, l’entreprise commande le produit à son fournisseur, et le paie par virement.

Imaginons que l’entreprise gère ses virements de façon manuelle, une fois par semaine. Tous les vendredis, un salarié télécharge le fichier des virements de la semaine à effectuer pour payer les fournisseurs, et le charge sur l’application bancaire. Si un client commande un produit le lundi, l’entreprise ne paiera donc le fournisseur de ce produit que le vendredi. La commande ne sera donc débloquée au mieux que le vendredi, et plus probablement le lundi ou le mardi suivant. Alors que si l’entreprise gérait les virements à ses fournisseurs par API, elle pourrait créer une règle pour qu’à chaque fois qu’un produit est commandé sur son site, un virement parte automatiquement au fournisseur de ce produit.

La force d’une API est d’être entièrement configurable en fonction de votre modèle d’affaires, avec un peu de développement, afin que vous tiriez le maximum de valeur de l’automatisation. Observez le contexte dans lequel vous êtes amené à effectuer vos transactions, qui sont vos bénéficiaires ou vos clients, quelles actions déclenchent ces transactions… et réfléchissez à la manière dont vous pourriez développer un système qui automatise vos paiements.

Quelques exemples de cas d’usage liés à l’utilisation d’une API de virement bancaire ou d’une API de prélèvement bancaire pour automatiser ses virements SEPA ou ses prélèvements SEPA :

• une agence de gestion locative qui paie automatiquement les propriétaires lorsque les locataires virent le montant de leur loyer sur le compte de l’agence ;
• une société d’assurance qui rembourse automatiquement ses assurés lorsque les remboursements sont acceptés ;
• une application de cash back qui créé de nouveaux bénéficiaires et envoie des virements à chaque fois qu’un de ses clients fait une demande de cash back et renseigne son IBAN.

La comparaison entre les opérations enregistrées dans vos systèmes et les opérations qui figurent sur vos relevés bancaires est délicate lorsque vous gérez de larges volumes de transactions. C’est un processus chronophage, qui devient encore plus long et complexe lorsque, comme c’est souvent le cas, les transactions n’ont pas les mêmes références entre les systèmes de votre entreprise et vos relevés bancaires. Sans compter que les banques traditionnelles peuvent parfois regrouper certaines opérations en une seule opération dans les relevés, ce qui complexifie d’autant plus la réconciliation des flux.

Autre problème courant, lié aux transactions non effectuées : des virements ou des prélèvements qui n’ont pas été exécutés à cause d’une erreur informatique ou bancaire, ne sont pas enregistrés sur les relevés bancaires, mais sont enregistrés dans les systèmes de l’entreprise — ce qui produit des incohérences très compliquées à identifier.

L’automatisation par API vous libère de ce processus manuel de réconciliation, parce que les opérations de votre système et les opérations enregistrées par votre banque peuvent être automatiquement liées. Vous pourriez par exemple configurer votre API pour qu’à chaque fois qu’un événement donné sur votre système déclenche un virement sur votre API, un identifiant unique soit associé à cet événement. Lorsque le virement a été effectué par API, l’API envoie une notification à votre système avec cet identifiant unique, ce qui permet à votre système de lier automatiquement les deux opérations — et donc d’effectuer des réconciliations au fil de l’eau.

Autre exemple, avec une agence de gestion locative. À chaque nouveau locataire (donnée métier) pourrait être associé automatiquement un nouvel IBAN virtuel (donnée bancaire), ce qui assurerait la continuité des données entre les deux systèmes — la banque et le système d’information de l’agence.

L’un des grands avantages des API bancaires est la possibilité de configurer des webhooks. Que sont les webhooks ? Les webhooks sont des systèmes de notification que vous pouvez configurer pour recevoir une requête à chaque fois qu’un événement donné a lieu sur vos comptes Memo Bank. Ces notifications fonctionnent selon le même principe que les notifications que vous recevez sur votre téléphone, pour vous alerter que vous avez reçu un nouveau message, ou que votre application bancaire demande votre authentification.

Dans le cadre d’une API de paiement bancaire, vous pourriez configurer un webhook pour vous alerter à chaque fois qu’un virement supérieur à un certain montant arrive ou sort de votre compte.

Contrairement à la plupart des banques qui proposent des dizaines d’API (certaines banques proposent par exemple une API pour les virements ordinaires, et une autre API pour les virements instantanés), nous avons décidé de développer une seule et unique API bancaire. Cela signifie moins de temps d’intégration pour vos équipes techniques : l’un de nos clients a par exemple mis seulement 10 jours à intégrer notre API dans ses systèmes. L’API Memo Bank vous permet d’effectuer tout un ensemble d’actions que vous effectueriez d’ordinaire sur votre interface bancaire.

Notre API bancaire est tout à la fois une :

• API de virement standard
• API de virement instantané
• API de prélèvement CORE
• API de prélèvement B2B inter-entreprises
• API de paiement
• API d’encaissement
• API de trésorerie
• API d’orchestration
• API d’automatisation

Si le sujet vous intéresse, nous vous invitons à consulter notre documentation technique. Vous pouvez également prendre rendez-vous avec l’un de nos chargés d’affaires.